Организация управленческого учета

Деятельность организации регламентируется Учетной политикой, Положением о материальной ответственности, должностными инструкциями и т.д.

Система информационного обеспечения и отчетности характеризуется компьютерной поддержкой и автоматической обработкой документов.

Первичная информация поступает с нарушением сроков и порядка представления. Вследствие чего, принятие управленческих решений осуществляется на основании данных предыдущих периодов при отсутствии оперативной информации о текущем периоде. Планирование и анализ также основаны на данных бухгалтерского учета, который в свою очередь отличается несвоевременностью обработки данных и неполнотой их поступления.

Отсутствие постоянного контроля за текущим финансовым состоянием предприятия и, как следствие, неправильное распределение ресурсов.

Отчетность формируется в программах Exel, базы данных.

Бухгалтер анализирует следующее:

- отчет по выручке,

- отчет по платежам,

- отчет об общих, коммерческих и административных расходах.

Бухгалтер отвечает главным образом за выбор учетной политики и организацию учетной деятельности. Он также несет ответственность за достоверное отражение в учете хозяйственных операций, предоставление данных учета внутренним и внешним пользователям, правильность ведения налогового учета. К его основным функциональным обязанностям относятся: управление финансами, учет материалов и прочего имущества, начисление амортизационных отчислений, финансовая отчетность и налоги и т.д. При этом в составе предприятия нет аналитической службы, которая проводила бы оценку текущего финансово-экономического состояния предприятия, источников финансирования, инвестиционных потоков. Расчет стоимости новых заказов, сравнение плановых и фактических показателей, финансовая деятельность контролируется бухгалтером и руководителем, который констатирует ход движения финансовых ресурсов, управляет ими и подводит итог. Таким образом, прогнозирование финансово-экономического состояния организации, операционный анализ его производственной деятельности отсутствуют. Оценка экономического состояния проводится по фактическим данным, когда повлиять на них уже нельзя.

Руководитель предприятия, желающий иметь полную и достоверную финансовую информацию о своём бизнесе, а также экономист, обеспечивающий своего руководителя такой информацией, должны понимать, какие проблемы могут встать на их пути.

Хотя основное внимание на этапе постановки управленческого учёта специалистами уделяется технической стороне (разработка или настройка компьютерных программ, выявление параметров управленческого учёта), всё же наиболее сложной задачей является получение достоверной информации в нужном разрезе. В связи с этим даже самые совершенные для конкретной организации методики могут подвергаться значительным ограничениям в связи с тем, что требуемая информация не может быть получена оперативно и в нужном разрезе.

Исходя из практики ведения управленческого учета, можно сказать, что основная проблема в ООО “ИНТЕКО” заключается в отсутствии четких стратегических целей. Если цели не определены, это приводит к неверному определению решаемых задач. Необходим правильный выбор менеджера проекта. Большой проблемой является неправильное распределение ролей.

Необходимо знать, как деятельность того или иного человека/подразделения сказывается на деятельности компании, какой человек отвечает за то или иное направление деятельности компании или конечный результат, в чьей компетенции решить тот или иной вопрос или проблему. Постоянный контроль и перераспределение зон ответственности – одна из важных обязанностей руководителя.

Часто определяются нереальные цели и сроки, а также неэффективное планирование и документирование проекта. Проект может оказаться неуспешным из-за отсутствия действенных механизмов контроля. Встречаются случаи недостоверности и несвоевременности предоставления информации, а также намеренная фальсификация данных.

Управленческий учет, осуществляемый в ООО “ИНТЕКО”, характеризуется разрозненностью информации, которая частично собирается бухгалтером и частично руководителем. Информационная система разомкнута, первичная информация поступает с нарушением сроков и порядка представления. Вследствие чего, принятие управленческих решений осуществляется на основании данных предыдущих периодов при отсутствии оперативной информации о текущем периоде. Планирование и анализ также основаны на данных бухгалтерского учета, который в свою очередь отличается несвоевременностью обработки данных и неполнотой их поступления.

Порядок и сроки предоставления документов отражены в Положении “О материальной ответственности”, но здесь, в первую очередь, играет человеческий фактор, непонимание значимости и срочности проведения в базе документов.

2.3              Совершенствование управленческого учета в ООО “ИНТЕКО”

          Проблема несвоевременности предоставления информации решается с помощью налаженной системы управленческой отчетности и четкого регламента документооборота: в течение нескольких дней в строго оговоренные сроки все служащие, представляют  свою управленческую отчетность бухгалтеру для консолидации. Наиболее эффективным способом ведения управленческого учета в  компании является использование единой распределенной базы данных управленческого учета.

При ведении управленческого учета в обособленных автоматизированных системах данная проблема обычно решается с помощью специфических форм управленческой отчетности. Внешняя и внутренняя среда компании постоянно изменяются, это заставляет руководителя оперативно принимать управленческие решения. Бухгалтерские отчеты в таких условиях оказываются бесполезными. Информация, которая в них содержится, недостаточна, иногда некорректна и обычно приходит с опозданием. Выход один — использовать ещё одну систему учета, которая будет отражать положение дел «как есть».

В качестве внутреннего нормативного документа в организации необходимо разработать положение об управленческом учете.

По вопросу совершенствования управленческого учета в ООО “ИНТЕКО” можно предложить следующие меры: необходимо как можно быстрее реагировать на изменения на рынке и поведение конкурентов. Недостатком в поведении данной организации я считаю то, что предложенные работниками отчеты, руководством изучаются не сразу, что, в общем, оправдано нехваткой времени. Выходом из этой ситуации может являться доклад руководству о сложившихся ситуациях в устной форме на основании письменного отчета. Для того чтобы сотрудники не теряли времени, ожидая решения руководства, лучше всего сделать собрание на котором эти вопросы сразу же обсуждались и работник имел представление как ему следует поступать и какие меры следует принять первоначально. Также руководству следует избегать постановки перед работником задач, которые могут быть неправильно поняты. То есть задачи нужно ставить четко, чтобы работники понимали, что должно быть итогом их деятельности. Руководитель должен сам четко представлять, для чего нужно принимать определенные решения, каков должен быть результат.

Очень выгодно использовать релевантный подход в управлении, когда руководитель может оценить возможные варианты решения проблем. Бухгалтер должен обеспечить руководителя всей необходимой информацией. Должны предоставляться фактические (исторические) данные, хотя они сами по себе не являются релевантными, они не будут полезны при выработке решения и могут вообще не рассматриваться при обсуждении альтернатив. Прошлые данные о затратах тем не менее необходимы, как основная база для прогнозирования величины и поведения будущих затрат.

Релевантный подход позволяет в процессе принятия управленческого решения сконцентрировать внимание только на релевантной информации, что при значительных объемах информации позволяет облегчить и ускорить процесс выработки наилучшего решения.

В конце периода фактические данные необходимо сравнивать с бюджетными для анализа и оценки текущей деятельности. В этот период выясняется, насколько выполнен план, где были допущены ошибки. Что нужно в следующий раз учесть, чтобы добиться желаемого результата. Для данной организации необходимо составлять бюджет продаж. Прогноз объема продаж является отправной точкой и наиболее критическим моментом всего процесса подготовки бюджета. Бюджет продаж должен составляться на основе данных, согласованных с  руководителем. Этот план должен быть реальным. Должна иметься реальная возможность достичь запланированного уровня. Деятельность ООО «ИНТЕКО» носит специфический характер. Здесь не возможно запланировать, сколько экспертиз будет произведено, а тем более какого характера и размера они будут. К тому же экспертиза по-времени проведения может занимать до трех месяцев. Соответственно и цена складывается от характера, размера экспертизы и времени ее проведения.  Единственным  несомненным фактом остается то, что в следующем году выручка и прибыль запланирована больше, чем в предыдущем. И так на 2012 год запланирована выручка в размере 10 000 000 р.

Так как организации необходимы средства не только для ведения своей деятельности, но и для удовлетворения собственных нужд, необходимо составить бюджет расходов, который представлял бы собой детализированный план текущих операционных расходов, отличных от расходов, непосредственно связанных с основной деятельностью организации. Примерный бюджетный план расходов ООО «Интеко» на 2012 год представлен в таблице 2.2. Составлен он исходя из анализа расходов предприятия текущих лет и прогнозируемых расходов будущего периода.

Таблица 2.2.

Для такой организации как ООО «ИНТЕКО» наиболее выгодно составлять бюджеты на один, следующий год. Создание финансовых планов поможет спрогнозировать и разработать предполагаемые финансовые операции, которые необходимо совершить для достижения конечной цели. Бюджет должен представлять информацию доступным и ясным образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Избыток информации затрудняет понимание значения и точности данных, недостаточность информации может привести к непониманию основных ограничений и взаимосвязей данных, принятых в документе. В конце периода фактические данные необходимо сравнивать с бюджетными данными для анализа и оценки текущей деятельности. В этот период выясняется: насколько выполнен план, где были допущены ошибки, что нужно в следующий раз учесть, чтобы добиться желаемого результата. Также для более точного соблюдения бюджетного плана, необходимо его корректировать ежеквартально, или даже ежемесячно, чтобы устранить влияние внешних факторов и добиться более точных результатов.

Таким образом, зная планируемую выручку и бюджет расходов, а также, что у организации на 31.12.2011 года есть дебиторская задолженность в размере 120 000 р., планируемая прибыль ООО «ИНТЕКО» на 2012 год составит 7 849 580 рублей.

Для того чтобы планировать операции на предприятии (покупка товаров, материалов, основных средств) необходимо планировать движение денежных средств. Бюджет денежных средств состоит из двух частей - ожидаемые поступления денежных средств и ожидаемые платежи и выплаты. Для определения ожидаемых поступлений за период используется информация из бюджета продаж, данные о порядке сбора средств по счетам к получению.

Помимо регулярных текущих расходов, денежные средства также могут быть использованы на приобретение оборудования и других активов, на возврат займов и других долгосрочных обязательств. Вся эта информация должна быть собрана для того, чтобы подготовить правильный бюджет денежных средств.

Бюджет денежных средств преследует две цели. Во-первых, показывает конечное сальдо на счете денежных средств в конце бюджетного периода, величину которого необходимо знать для завершения прогнозного бухгалтерского баланса. И, во-вторых, прогнозируя остатки денежных средств на конец каждого месяца внутри бюджетного периода, выявляет периоды излишка финансовых ресурсов или их нехватки. Первая цель показывает роль этого бюджета во всем цикле подготовки общего бюджета, вторая отражает значимость его как инструмента управления финансовыми средствами, которое крайне важно в любом бизнесе.

При подготовке бюджета денежных средств необходимо концентрироваться на времени фактических поступлений или платежей средств, а не на времени совершения хозяйственных операций, что является обязательным принципом составления хозяйственных операций, что является обязательным принципом составления финансовой отчетности. На основании прошлого опыта и суждении руководства о текущей ситуации определяется ожидаемый порядок поступления денежных средств от продажи в кредит, предусматривающий возможно и не поступление денег или создание резерва по сомнительным долгам.