Організація і методика внутрішнього контролю касових операцій

ЗМІСТ

 

1. ВСТУП
2. РОЗДІЛ 1

     Організація і методика  внутрішнього контролю касових операцій.

    3.   РОЗДІЛ 2

         Практичне завдання

    4. ВИСНОВКИ

    5. СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ  ДЖЕРЕЛ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

         Контроль і ревізія грошового обігу й ефективності використання коштів займають важливе місце в системі фінансово-господарського контролю. Це пояснюється тим, що система грошового обігу в умовах ринкової економіки перетворилась із галузевої в таку проблему, яка має важливе значення для зміцнення всього комплексу національної економіки. 
         У зв’язку з цим важливого значення набуває як поточний контроль надходження, оприбуткування і використання коштів на об’єктах підприємства, так і наступний контроль цих операцій під час проведення ревізій контрольно-ревізійною службою і перевірок податковими органами. 
Поточний контроль грошового обігу і касових операцій на підприємствах проводиться на стадії здійснення цих операцій керівниками підприємств і їх підрозділами та бухгалтерською службою при виконанні ними функціональних обов’язків. 
          Працівники обліку, особливо головні бухгалтери, повинні здійснювати повсякденний поточний контроль за повнотою, правомірністю і своєчасністю операцій, пов’язаних з надходженням коштів та їх правильним і ефективним використанням. 
          Ревізія коштів і касових операцій є наступною формою фінансово-господарського контролю і здійснюється ревізорами контрольно-ревізійної служби. 
          Об’єктами контролю і ревізії є збереження коштів у касі, операції з грошовими коштами, цінні папери та облік коштів і операцій з ними. Під час здійснення цих процедур контролю використовується як нормативно-законодавчі й інструктивні матеріали, так і облікова

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

Організація і  методика внутрішнього контролю касових операцій.

За змістом, касові операції різноманітні і мають масовий  характер, тому потребують докладної  й трудомісткої перевірки. Основними завданнями перевірки грошових коштів є перевірка:

• наявності грошових коштів у сільськогосподарського підприємства та виявлення нестач або надлишків;
• дотримання правил зберігання грошових коштів та цінних паперів і правильності організації ведення касового господарства;
• дотримання Положення ведення касових операцій у національній валюті в Україні;
• своєчасності та повноти оприбуткування грошових коштів;
• законності витрачання грошових коштів;
• цільового використання грошових коштів;
• достовірності обліку й ефективності внутрішньогосподарського контролю грошових коштів.

Об'єкти контролю грошових коштів: наявність і збереження грошових коштів у касі, операції з руху готівки в касі, операції на рахунках в банку, матеріали інвентаризації, фінансова звітність.

Джерела інформації для контролю грошових коштів:

1. первинні документи з обліку грошових коштів (прибутковий касовий ордер (ПКО), видатковий касовий ордер (ВКО), журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, касова книга, книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей, грошовий чек, об'ява на внесення готівки, супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою, фіскальний касовий чек на товари (послуги), фіскальний касовий чек видачі коштів, розрахункова квитанція, платіжна відомість, розрахунково-платіжна відомість, платіжне доручення, гарантійне доручення, платіжна вимога-доручення, банківська платіжна картка (БПК), виписка з банку, інші документи, передбачені наказом про облікову політику підприємства);
2. облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку коштів, розрахунків та інших актів;
3. висновок попередньої перевірки та інша документація, що узагальнює результати контролю;
4. Головна книга;
5. звітність (Баланс (ф. № 1), примітки до фінансової звітності (ф. № 5).

До документів, які  безпосередньо стосуються каси, належать прибуткові й видаткові касові ордери, касова та товарно-касова книги. Зв'язок касових операцій з більшістю розділів обліку (реалізацією, розрахунками з підзвітними особами, постачальниками тощо) обумовлює необхідність порівняння касових документів з іншими документами. Перевірці контролера підлягають касова та товарно-касова книги, Книга обліку придбання і продажу товарів, звіти касира, прибуткові й видаткові касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, Журнали-ордери № 1 с.-г.; № 2 с.-г.; № 3 с.-г. та машинограми, акти інвентаризації каси, Журнал реєстрації виданих доручень, Журнал реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, підтверджувальні документи до касових ордерів, авансові звіти, накладні на відпуск продукції, податкові накладні, рахунки-фактури, товарні чеки, акти виконаних робіт, наданих послуг тощо.

Перевіряючи готівку, контролер керується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 березня 2001 р. за № 237/5428; спеціальними інструкціями та положеннями банків, законодавством про валютні операції й цінні папери, іншими нормативними актами. Контролеру слід враховувати принципові зміни ведення касових операцій.

Згідно з  Положенням про ведення касових  операцій у національній валюті в  Україні, сільськогосподарські підприємства та індивідуальні підприємці, які мають розрахункові рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Касир несе матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. З ним укладається в установленому порядку договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Підприємства й індивідуальні підприємці мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами-громадянами (далі – громадяни), як у готівковій, так і у безготівковій формах. Готівкові розрахунки між підприємствами та індивідуальними підприємцями, а також з громадянами, проводяться за рахунок коштів, одержаних у касі банку, а також за рахунок виручки від реалізації товарів (робіт, послуг), крім виплат, пов'язаних з оплатою праці та виплатою дивідендів.

Сільськогосподарські  підприємства мають право одержувати готівку з власних рахунків у межах наявних на них сум на цілі, визначені в чеку, без подання обґрунтовуючих документів і розрахунків. Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці) – одержувачі готівкового платежу, зобов'язані надавати підприємствам (індивідуальним підприємцям) – платникам, обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), який би підтверджував видачу готівки платниками.

За бажанням громадян, грошові кошти за товари, придбані у них підприємствами (виконані роботи, надані послуги), можуть бути перераховані на їх розрахункові (вкладні) рахунки в установах банків, порядок відкриття та здійснення операцій на яких встановлено Інструкцією НБУ № 3 «Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті», затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18 грудня 1998 р. № 527.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 р. № 51, і мають незмінно застосовуватися на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності. Сільськогосподарські підприємства та індивідуальні підприємці щокварталу подають до банку касову заявку встановленого зразка про суми надходжень та видачі готівки з поданням календаря видачі заробітної плати.

Записи в регістрах  з обліку касових операцій перевіряють  за схемою, наведеною на рисунку 1.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 - Схема запису в регістрах з обліку касових операцій

Перевірка готівки має  здійснюватися суцільним способом за складеним планом перевірки касових операцій. Касові документи перевіряють неодноразово під час виконання процедур з метою виявлення порушень касової дисципліни. Згідно з класифікацією, ці документи поділяють на кілька груп.

Основні порушення  касової дисципліни – зловживання, крадіжки й помилки. У практичній діяльності їх класифікують так:

1. Пряме викрадення  коштів:

1.1. Нічим не прикрите.

1.2. Прикрите дооформленими  документами і розписками.

2. Неоприбуткування і привласнення суми готівки, що надійшла до каси:

2.1. Із банку.

2.2. Від фізичних і юридичних осіб за прибутковими касовими ордерами.

2.3. Від юридичних осіб  за дорученнями.

3. Надмірне списання  коштів за касою:

1. Повторне використання тих самих документів для списання грошей за касою.
2. Неправильний підрахунок залишків (підсумків) у касових документах і звітах касира.

3.3. Списання грошових  коштів за касою без підстав  або за фіктивними документами.

3.4. Підробки сум коштів  у законно оформлених документах (у бік збільшення), що підлягають списанню.

4. Привласнення сум  готівки, які законно нараховані  різним особам і організаціям:

4.1. Привласнення депонованої  заробітної плати та грошових  коштів, нарахованих на інших підставах.

4.2. Привласнення сум готівки, що належать іншим підприємствам.

5. Розрахунки готівкою, що перевищують встановлену законодавством межу (ліміт каси).

6. Порушення законодавства щодо  застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) у розрахунках з населенням.

7. Неправильне відображення касових операцій у регістрах синтетичного обліку.

До складання плану  і програми перевірки контролер має оцінити внутрішній контроль за рухом і збереженням готівки (інших цінностей) в касі, дотриманням касової дисципліни.

Недостатній внутрішній контроль за рухом грошових коштів у касі характеризують:

• відсутність на підприємстві чіткого механізму проведення раптових перевірок каси;
• невизначеність періодичності перевірки каси згідно з наказом керівника;
• формальне проведення періодичних перевірок каси та перевірок за умови звільнення касира (залучення до складу комісії одних і тих самих осіб, відсутність додатків до акту у формі робочих записів комісії, що свідчать про перерахунки банкнот, а також про попередження касира про перевірку тощо);
• підписи видаткових та прибуткових касових ордерів іншими особами, крім головного бухгалтера і керівника підприємства, без дозволу останніх;
• виконання функцій касира працівником бухгалтерії без письмового розпорядження керівника підприємства;
• виконання функцій касиром без укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність;
• відсутність у касира навичок підготовки до перевірки каси (така процедура є для нього незвичайною).

Ефективність внутрішнього контролю, постановка бухгалтерського  обліку, достовірність облікових даних аудитор може оцінити за наявності достатньої кількості доказів. Їх можна зібрати за допомогою:

• участі в інвентаризації готівки каси;
• спостереження за проведенням господарських операцій;
• усного опитування;
• отримання письмових підтверджень;
• перевірки документів, отриманих від третіх осіб;
• контролю документів, підготовлених на підприємстві клієнта;
• перевірки арифметичних розрахунків;
• аналізу отриманих даних.

Пряме викрадення грошових коштів.

Пряме, неприховане викрадення грошей виявляється через інвентаризацію готівки (більшість фахівців з досвідом ревізійної діяльності вважають, що проводити інвентаризацію під час перевірки слід обов'язково, хоча є й протилежні думки), що проводиться у такій послідовності:

• опечатування кас, що виключає покриття нестачі готівки інших кас;
• складання звіту касиром на дату раптової перевірки каси у присутності членів інвентаризаційної комісії та подання розписки про те, що на момент інвентаризації каси немає неоприбуткованих і несписаних коштів (до звіту приймаються платіжні відомості з частковою виплатою заробітної плати з поміткою в акті інвентаризації каси і не приймаються розписки про обґрунтування нестачі коштів);
• порівняння одержаних сум після перерахунку грошей і цінностей з даними про їх залишок, зафіксований у бухгалтерському обліку;
• оформлення результатів інвентаризації актом інвентаризації в трьох примірниках;
• у разі виявленої нестачі готівки касир подає контролеру письмове пояснення причини її виникнення.

Нічим не прихована нестача грошей у касі на момент перевірки є найпростішою формою порушення касової дисципліни; складнішою є викрадення готівки, замасковане різними розписками працівників підприємства.

Розкрадання грошей під  прикриттям неоформлених документів і  розписок контролер виявляє шляхом перевірки правильності оформлення надходжень та видачі готівки з каси підприємства.

Приймаючи грошові білети та монети до каси, касири підприємств  зобов'язані керуватися загальними правилами визначення ознак платоспроможності грошових білетів та розмінної монети Національного банку України. За порядком ведення касових операцій готівка касирами підприємства приймається за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або уповноваженої ним особи і касира, завірена печаткою (штампом) касира або чеком касового апарата, а видача готівки відбувається за видатковими касовими ордерами (розрахунково-платіжними) та іншими видатковими документами.