Організація і методика внутрішнього контролю касових операцій

Різниця між нарахованими і утриманими сумами має становити  суму «До видачі» за платіжними відомостями  за місяць.

Привласнення сум, законно  нарахованих різним особам і організаціям. Привласнення депонованої заробітної плати й коштів, нарахованих на інших підставах

Привласнення законно  нарахованих сум різних осіб і  організацій пов'язані із зловживаннями, описаними вище.

Відповідно до Порядку  ведення касових операцій у національній валюті в Україні, колективні сільськогосподарські підприємства мають право зберігати у касах готівку протягом п'яти робочих днів понад встановлений ліміт, одержану в банку для виплати заробітної плати, заохочень, допомог усіх видів, компенсацій, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу), включаючи день одержання готівки в банку. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються до банку не пізніше наступного робочого дня і в подальшому видаються підприємствам на їх першу вимогу на ті самі цілі.

У разі невиплати коштів у платіжній або розрахунково-платіжній  відомості касир зобов'язаний поставити штамп (чи зробити надпис) «Депоновано», скласти реєстр депонованих сум, записати у платіжній або розрахунково-платіжній відомості фактично виплачену суму, а також ту, що підлягає депонуванню, звірити їх з загальною сумою за платіжною відомістю й поставити свій підпис, записати у касову книгу фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп «Видатковий касовий ордер №  ».

Після проведення процедури всі депоновані суми повертаються до банку з оформленням на них одного (загального) видаткового касового ордера.

Під перевірку підпадає також своєчасність і повнота  внесення депонованих сум на рахунок підприємства у банку. контролер здійснює перевірку за трьома напрямами:

1. Перевірці підлягають платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, видаткові касові ордери, квитанції до «Об'яви на внесок готівки», регістр депонованих сум.

2. Здійснюється перевірка  документів, отриманих клієнтом від третіх осіб (виписок банку).

3. Перевіряється стан  аналітичного обліку депонентів та звірка даних аналітичного і синтетичного обліку.

Контрольні процедури:

– перевірка відповідності  платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей реєстру депонованих сум.

– перевірка повноти й своєчасної передачі в банк депонованих сум.

– перевірка повноти  оприбуткування депонованих сум  на поточних рахунках у національній валюті.

– перевірка відповідності  виписаних видаткових касових ордерів Журналу реєстрації депонентів.

– перевірка відповідності даних синтетичного та аналітичного обліку коштів.

Розрахунки  готівкою, що перевищує граничну величину

Порядком ведення касових  операцій у національній валюті в  Україні визначені правові норми  щодо ліміту залишку грошових коштів у касі, які аудитор повинен враховувати. Ліміти залишку готівки у касі встановлено всім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою. Підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки у касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щороку протягом першого кварталу (до встановлення ліміту каси на поточний рік і одержання його клієнтом продовжує діяти ліміт попереднього року).

У разі звернення протягом року клієнта (або за ініціативою банку) з приводу перегляду ліміту каси та поданні ним відповідного документа – заявки-розрахунку, остання має бути розглянута банком, і якщо вона обґрунтована, встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий.

Ліміт залишку готівки  у касі для кожного підприємства (незалежно від того, перебуває воно чи не перебуває на самостійному балансі) встановлюється комерційними банками за місцем відкриття основного поточного рахунку з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка її інкасації.

Сільськогосподарські  підприємства, селянські спілки (далі – колективні сільгосппідприємства) самостійно визначають розміри готівки, яка може постійно зберігатися у їх касах з повідомленням до 1 березня кожного року установ банків, які їх обслуговують, і в межах цих коштів здійснюють необхідні поточні витрати. Порядок і строки здавання готівки до кас банків для цих господарств установлюються в загальному порядку.

Ліміт залишку готівки  в касі не встановлюється селянським (фермерським) господарствам, які займаються винятково виробництвом, переробкою й реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям.

Сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим підприємством не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі, що перевищують установлену граничну суму, проводяться винятково у безготівковому порядку. Кількість підприємств, з якими проводять розрахунки протягом дня, не обмежується.

Наведені обмеження  стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Такі обмеження не стосуються розрахунків підприємств  з фізичними особами, бюджетними й державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, одержаних ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для малих та середніх підприємств.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами, які перевищують  установлену граничну суму, кошти  в розмірі перевищення встановленої суми розрахунків додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми з затвердженим лімітом каси.

Перевірку правильності розрахунків з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги аудитор проводить з урахуванням того, що приймання та облік готівки підприємствами сфери торгівлі, громадського харчування й послуг у разі здійснення розрахунків з населенням проводиться із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) або товарно-касових книг.

Порядок реєстрації та застосування ЕККА визначається Державною податковою адміністрацією України. Правила використання й ведення товарно-касової книги підприємствами та індивідуальними підприємцями, а також порядок здійснення контролю за дотриманням ними цих правил регламентується Порядком реєстрації та ведення товарно-касової книги розрахунків готівкою у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, затвердженим наказом Міністерства фінансів України і Міністерства статистики України від 25 лютого 1997 р. № 48/53, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 квітня 1997 р. за № 123/1926.

Контролер повинен встановити дотримання порядку розрахунків через ЕККА та правильність їх оформлення (ведення товарно-касової книги). Підприємства й індивідуальні підприємці, які здійсню ють розрахунки із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг за готівку через належно зареєстровані ЕККА, мають обов'язково видавати споживачеві касовий чек, а під час виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії – письмовий документ для підтвердження здійснених витрат. Відображення операції наведено в таблиці 1.2.

Таблиця 1. - Бухгалтерські записи щодо відображення операцій 
за рахунком каси

№ пор.	Зміст господарської  операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Надійшла до каси виручка  від продажу товарів у роздрібній торгівлі	301 «Каса в національній валюті»	701 «Дохід від реалізації готової продукції»
2	Одержано гроші від  наймачів квартир чи орендарів нежитлових приміщень	301 «Каса в національній валюті», 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»	377 «Розрахунки з іншими  дебіторами»
3	Одержано готівку в погашення отриманих раніше векселів	301 «Каса в національній валюті»	341 «Короткострокові векселі, одержані в національній валюті»
4	Повернено готівкою довгострокову заборгованість	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»	163 «Інша дебіторська заборгованість»
5	Передано гроші з  банку до каси	301 «Каса в національній валюті»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»
6	Одержано готівку від  покупця в оплату раніше відвантаженої  продукції, товарів, послуг	301 «Каса в національній валюті»	361 «Розрахунки з вітчизняними  покупцями»
7	Зроблено внесок готівкою учасником кооперативу	301 «Каса в національній валюті»	41 «Пайовий капітал»
8	Отримано готівкою безповоротну фінансову допомогу	301 «Каса в національній валюті»	42 «Додатковий капітал»
9	Перепродано акції власної  емісії або продано частку власника в капіталі підприємства	301 «Каса в національній валюті»	451 «Вилучені акції»
10	Надійшла до каси довгострокова позика готівкою	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»	505 «Інші довгострокові позики в національній валюті»
11	Оприбутковано фінансову  допомогу на зворотній основі	301 «Каса в національній валюті»	55 «Інші довгострокові зобов'язання»
12	Повернено заробітну  плату, надлишково видану працівникам	301 «Каса в національній валюті»	661 «Розрахунки за заробітною  платою»
13	Одержано готівкою дивіденди  від інших підприємств	301 «Каса в національній валюті»	731 «Дивіденди одержані»
14	Одержано доходи від  реалізації необоротних активів	301 «Каса в національній валюті»	742 «Дохід від реалізації необоротних активів»
15	Одержано надзвичайні  доходи готівкою	301 «Каса в національній валюті»	752 «Інші надзвичайні доходи»
16	Одержано готівкою дивіденди  від об'єкта інвестування	301 «Каса в національній валюті»	141 «Інвестиції пов'язаним сторонам за методи обліку участі в капіталі»
17	Виплачено заробітну  плату працівникам підприємства	661 «Розрахунки за заробітною  платою»	301 «Каса в національній валюті»
18	Виплачено дивіденди  засновникам	671 «Розрахунки за нарахованими  дивідендами»	301 «Каса в національній валюті»
19	Погашено заборгованість перед іншими кредиторами	685 «Розрахунки з іншими  кредиторами»	301 «Каса в національній валюті»
20	Оплачено готівкою витрати  за малими підприємствами, що не використовують рахунки класу 9	84 «Інші операційні  витрати», 55 «Інші затрати»	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»
21	Погашено готівкою заборгованість перед постачальниками та підрядниками	631 «Розрахунки з вітчизняними  постачальниками»	301 «Каса в національній валюті»
22	Оплачено готівкою (грошовими  документами) витрати на підприємствах, що не використовують рахунки класу 8	91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», 95 «Фінансові витрати», 97 «Інші витрати», 99 «Надзвичайні витрати»	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»
23	Видано працівникам  проїзні квитки в рахунок заробітної плати	661 «Розрахунки за заробітною  платою»	33 «Інші грошові кошти»
24	Погашено готівкою раніше виданий короткостроковий вексель	621 «Короткострокові векселі, видані в національній валюті»	301 «Каса в національній валюті»
25	Придбано акції та облігації інших підприємств	14 «Довгострокові фінансові інвестиції»	301 «Каса в національній валюті»
26	Оплачено готівкою витрати  на монтаж або ремонт основних засобів	157 «Капітальне будівництво»	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»
27	Видано готівкою безпроцентну позику працівнику, видано під звіт, виплачено аліменти	372 «Розрахунки з підзвітними особами», 373 «Розрахунки за нарахованими доходами», 377 «Розрахунки з іншими дебіторами»	301 «Каса в національній валюті», 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»
28	Проведено передоплату  за газети та журнали	39 «Витрати майбутніх періодів»	301 «Каса в національній валюті»
29	Повернуто власником  пайові частки	41 «Пайовий капітал»	301 «Каса в національній валюті»
30	Викуплено підприємством акції власної емісії	451 «Вилучені акції»	301 «Каса в національній валюті»
31	Погашено готівкою довгострокові зобов'язання з оренди	532 «Зобов'язання з оренди цілісних майнових комплексів»	301 «Каса в національній валюті»
32	Погашено короткострокову  позику банку готівкою	601 «Короткострокові кредити банків в національній валюті»	301 «Каса в національній валюті», 33 «Інші грошові кошти»

Згідно з чинним законодавством України до підприємств при порушенні встановленого порядку про розрахунки готівкою застосовуються штрафні санкції за:

• перевищення лімітів каси;
• неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;
• перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів;
• використання одержаної в установі банку готівки не за призначенням;
• проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівки.

Встановлення граничного розміру розрахунків готівкою обумовлює  здійснення основної частини розрахунків  підприємств одне з одним у  безготівковій формі.

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2

Задача 2

Необхідно оцінити ситуацію з точки зору правильності відображення в бухгалтерському обліку. Встановити існуючі відхилення та помилки. ТОВ аптека "Айболіт" 7.10.2007  одержала рахунок на сплату послуг з реклами: 

- вартість послуг без  ПДВ -520, 00 грн;

- ПДВ - 104,00 грн;

- Сума до сплати 624,00 грн. 

При цьому в обліку ТОВ зроблені наступні записи:

Зміст господарської  операції	Дебет	Кредит	Сума
Нараховані послуги  з реклами товарів, що продаються	92 «Адміністративні витрати»	68 «Розрахунки за іншими операціями»	624,00
Відображена сума ПДВ, що включена у вартість послуг з реклами	641 «Розрахунки за податками»	311 «Поточний рахунок»	104,00
Сплачені послуги з  реклами	68 «Розрахунки за іншими операціями»	311 «Поточний рахунок»	520,00

 

Рішення завдання

Необхідно оцінити ситуацію з точки зору правильності відображення в бухгалтерському обліку. Встановити існуючі відхилення та помилки. ТОВ аптека "Айболіт" 7.10.2007  одержала рахунок на сплату послуг з реклами: 

- вартість послуг без  ПДВ -520, 00 грн;

- ПДВ - 104,00 грн;

- Сума до сплати 624,00 грн. 

 

 

При цьому в обліку ТОВ зроблені наступні записи:

Зміст господарської  операції	Дебет	Кредит	Сума
Нараховані послуги  з реклами товарів, що продаються	68 «Розрахунки за іншими операціями»	311«Поточний рахунок»	624,00
Відображена сума ПДВ, що включена у вартість послуг з реклами	641 «Розрахунки за податками»	68 «Розрахунки за іншими операціями»	104,00
Сплачені послуги з  реклами	93 «Витрати на збут»	68 «Розрахунки за іншими операціями»	520,00

 

    Порушення є у тому, що нараховані послуги з реклами не є адміністративними витратами, а є витратами на збут. Токож порушенням є те, що з поточного рахунку не можна перераховувати податки, по друге: перерахована сума на рахунок 93 повинна містити тільки суму за виконані послуги, а податок має бути відокремлен на рахунок 641.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Таким чином, на основі проведеного  дослідження обліку касових операцій можна зробити наступні висновки: 1. Каса — самостійний структурний  підрозділ підприємства, призначений  для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Касовi операцiї — операцiї пiдприємств (пiдприємцiв) мiж собою та з фiзичними особами, що пов'язанi з прийманням i видачею готiвки пiд час проведення розрахункiв через касу з вiдображенням цих операцiй у вiдповiдних книгах облiку. 2. Касові операції здійснюють згідно з порядком про ведення касових операцій підприємствами, установами і організаціями, який запровадив Національний банк України, встановивши єдиний для всіх підприємств, установ і організацій прийом здійснення й обліку касових операцій та єдину для них документацію. 3. Переважна частина розрахунків здійснюється безготівковими перерахуваннями, векселями, чеками тощо і вельми незначна — у вигляді готівки. Касове обслуговування підприємств здійснюється банками, які організують, регулюють рух коштів і стежать, аби цей рух відбувався згідно із законодавчими актами. 4. Основу обліку грошових коштів зумовлює їх класифікація — за призначенням та за місцем зберігання. За призначенням грошові кошти поділяються на кошти для обороту оборотні та для спеціального призначення необоротні. 5. Для обліку готівки та руху грошових коштів за кожним місцем зберігання і кожним видом призначення згідно з діючим планом передбачено певний рахунок 6. Аналітичний облік грошових коштів у касі будується за окремими фізичними особами, які здійснюють касові операції на підприємстві. Гроші до каси надходять здебільшого з розрахункового банківського рахунка насамперед для виплати заробітної плати працюючим, покриття витрат на відрядження й інші господарські, адміністративні й операційні потреби. 7. Касові операції здійснюють на основі оформлених документів. Надходження і видачу грошей з каси підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, які виписує бухгалтерія. У прибуткових ордерах зазначають, від кого, за що або навіщо одержані гроші, а у видаткових — кому, за що або навіщо вони видаються. В ордерах проставляють також кореспондуючі рахунки, на яких має бути відображена операція і зазначені виправдовувальні документи, що стали підставою для складання ордерів (чеки, авансові звіти, заяви тощо). 8. З метою контролю не рідше одного разу на місяць потрібно перевіряти готівку в касі, складати акт. Керівник підприємства несе відповідальність за зберігання грошей, правильне й доцільне їх використання. 9. Якщо під час ревізії виявлено нестачу, то вона стягується з касира. Підприємство зобов’язане негайно подати позов щодо стягання нестачі. Якщо в касі ревізією виявлені надлишки, то на державних підприємствах вони вносяться в дохід бюджету. 10. Підзвітній особі видаються гроші на основі її письмової заяви з дозволу керівника підприємства за наявності довідки бухгалтерії про те, що за даною особою немає заборгованості по раніше виданих авансах. Після повернення з відрядження або виконання доручення підзвітна особа має протягом трьох днів подати авансовий звіт про використання у зв’язку з відрядженням виданих йому сум. 11. Відображення в бухгалтерському обліку фінансово-господарських операцій в іноземній валюті здійснюється у грошовій одиниці, яка діє на території України, в сумах, що визначаються шляхом перерахунку іноземної валюти за офіційним курсом Національного банку України на дату виписки розрахунково-грошового документа. Залишки коштів підприємств, організацій на валютних рахунках, у касі, інші кошти (включаючи грошові документи), цінні папери, дебіторська заборгованість в іноземній валюті відображаються у звітності у грошовій одиниці, що діє в Україні, в сумах, визначених за офіційним курсом Національного банку України на останнє число звітного періоду.