Організація і методика внутрішнього контролю касових операцій

Перевірка відповідності  сум, зазначених у прибуткових касових ордерах, сумам, занесеним до Журналу реєстрації прибуткових касових ордерів.

Мета процедури: встановити повноту реєстрації прибуткових касових ордерів у Журналі реєстрації та відповідність сум і джерел їх надходжень, відображених у прибуткових касових ордерах, з сумою, зафіксованою у Журналі реєстрації.

Засоби перевірки: прибуткові касові ордери, Журнал реєстрації прибуткових касових ордерів.

Техніка виконання: послідовно перевіряють ідентичність прибуткових касових ордерів і записів у Журналі реєстрації прибуткових касових ордерів, дати прибуткового касового ордера з датою у Журналі реєстрації, суми за прибутковим касовим ордером з сумою в Журналі реєстрації, джерела надходження грошей за прибутковим касовим ордером і за Журналом реєстрації.

Перевірка одночасності оформлення касових ордерів і руху грошей на них.

Мета процедури: перевірка відповідності дат приймання і видачі грошових коштів за чеками з датою їх складання.

Засоби  перевірки: прибуткові й видаткові касові ордери, касова книга.

Техніка виконання: послідовно перевіряють усі додатки до звіту касира за визначений день, прибуткові й видаткові касові ордери та звіряють ідентичність зазначених у них дат з датою звіту касира.

Неоприбуткування  й привласнення грошових коштів, що надійшли від різних фізичних і юридичних осіб за дорученнями.

Неоприбуткування й привласнення грошових коштів пов'язано з приховуванням операцій з оплати послуг, виконаних робіт, погашення заборгованості, оплати матеріалів тощо. Можливість зловживань виникає тому, що доручення на одержання коштів залишається в організації, яка проводить оплату, і це дає змогу виписати його на більшу суму, ніж зазначена в рахунку, а в касу підприємства внести меншу суму, ніж сума за рахунком. Для виявлення зловживань застосовується два методи. Перший метод – одержання письмових підтверджень від третіх осіб (третіми особами виступають організації, якими видавалися доручення на одержання грошей), другий – перевірка документів, підготовлених підприємством-клієнтом.

У таких випадках недостатньо  звірити сальдо розрахунків, перевірки  потребують також обіги.

Контрольні процедури:

– перевірка  Журналу (журналів) обліку виданих доручень.

– перевірка правильності оприбуткування сум за виданими дорученнями.

Перевірка правильності оформлення Журналу обліку виданих доручень.

Мета процедури: встановити коректність і своєчасність реєстрації доручень у журналі їх обліку.

Засоби перевірки: Журнал обліку виданих доручень.

Техніка виконання: перевіряють загальну кількість прошнурованих у Журналі обліку виданих доручень, загальну кількість прошнурованих у ньому сторінок, нумерацію всіх виданих доручень.

Перевірка правильності оприбуткування грошових коштів за дорученнями.

Мета процедури: встановити правильність, своєчасність і повноту оприбуткування грошових коштів за дорученнями.

Засоби перевірки: прибуткові касові документи, Журнал обліку виданих доручень.

Техніка виконання:

а) підраховують кількість  доручень або кількість корінців доручень (кількість виданих доручень на одержання готівки може не збігатися  із загальною кількістю доручень, виданих за період, що перевіряється, оскільки в Журналі реєструються також доручення на отримання матеріальних цінностей тощо). Кількість виданих доручень буде контрольною для аудитора (скільки прибуткових касових ордерів має бути оформлено за касою). При одержанні грошей від контрагента частинами до кожного прибуткового касового ордера додається виправдний документ із зазначеними у ньому номером доручення та датою його видачі;

б) послідовно перевіряють  прибуткові касові ордери та звіряють з корінцями доручень або записами у Журналі обліку виданих доручень. У разі розбіжності якого-небудь із реквізитів заповнюється ф. «Каса. 2.3.2»;

в) дані заповненої ф. «Каса. 2.3.2» підлягають додатковій обробці, якщо за одним дорученням гроші оприбутковувалися до каси частинами (один і той самий його номер зустрічається у формі більше одного разу). Підсумовуються оприбутковані до каси гроші з однаковими номерами доручень і результат порівнюється з тією сумою, яку за даним номером передбачалося отримати. Якщо ці суми збігаються, то необхідні грошові кошти одержані уповноваженою особою та внесені до каси підприємства.

Надмірне списання грошей за касою. Повторне використання тих самих документів

Завдання контролера – перевірити наявність на сільськогосподарському підприємстві умов, які спричиняють повторне використання тих самих виправдних документів, а також правильність погашення документів 
(за порядком проведення касових операцій, касові ордери або документи, що їх заміняють, терміново, після одержання або видачі за ними грошей, підписуються касиром, а додані до них документи погашаються штампом чи написом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року). Якщо у цьому випадку на них проставляється виплачена за ними сума, то таке погашення не має ніякого ефекту, оскільки залишається можливим повторне використання погашеного документа. Такі зловживання виявляють перевіркою документів, оформлених на сільськогосподарському підприємстві – прибуткових і видаткових касових документів, а також додатків до них.

Основні процедури:

– перевірка повноти  первинних прибуткових касових  документів.

– перевірка повноти  первинних видаткових касових документів.

– перевірка правильності та своєчасності погашення документів, що додаються до звіту касира.

Форма заповнюється за принципом добору: на будь-який випадок розбіжності заповнюються два рядки форми – у чисельнику запис робиться у такому вигляді, в якому він зроблений у Журналі обліку виданих доручень, а в знаменнику – так, як у прибутковому касовому ордері. Форма має оформлюватися на початку перевірки.

Перевірка повноти  первинних прибуткових касових документів, доданих до звіту касира.

Мета процедури: встановити підтвердження первинними документами сум готівки, що надійшли до каси й відображені в звіті касира, та відповідність прибуткових касових документів додаткам до звіту.

Засоби перевірки: звіт касира, прибуткові касові ордери.

Техніка виконання: послідовно перевіряють подані у звітах касира суми за кожний день. Кожну суму звіряють з додатками до звіту – первинними документами (прибутковими касовими ордерами).

Перевірка правильності та своєчасності погашення документів, доданих до звіту касира.

Мета процедури: встановити погашення доданих до прибуткових й видаткових касових ордерів виправдних документів.

Засоби перевірки: прибуткові й видаткові касові ордери, виправдні документи, зразок підпису касира.

Техніка виконання: послідовно перевіряють прибуткові і видаткові касові ордери та додані до них виправдні документи.

Наступним етапом є встановлення наявності на всіх додатках до видаткових касових ордерів штампу «Оплачено», а до прибуткових касових ордерів – «Отримано».

Завершальним у перевірці  цього виду зловживань є встановлення відповідності дати за штампом даті прибуткового або видаткового касового ордера.

Відсутність штампа на погашених документах контролер повинен зафіксувати в акті перевірки.

Надлишкове списання грошей за касою через неправильний підрахунок підсумків у касових документах і касових звітах

Свідомі арифметичні  помилки в платіжних відомостях і касових звітах спричиняють утворення штучного залишку грошей у касі, який привласнюється. Для виявлення таких зловживань контролеру слід перерахувати підсумки касових звітів платіжних відомостей.

Контрольні процедури:

– перевірка ідентичності вхідного залишку за касою на кожний день з кінцевим залишком за касою за попередній день.

– перевірка підсумків  касових звітів.

Перевірка ідентичності вхідного залишку за касою на кожний день з кінцевим залишком за касою за попередній день.

Мета процедури: встановлення відповідності вхідних і вихідних залишків за суміжними днями.

Засоби перевірки: касова книга і звіт касира.

Техніка виконання: послідовно перевіряють касову книгу, звіряють тільки вихідний залишок готівки на кожний день з вхідним залишком наступного дня.

 Перевірка підсумків касових звітів.

Мета процедури: встановлення відповідності вхідних і вихідних залишків за суміжними днями.

Засоби перевірки: звіти касира, касова книга.

Техніка виконання: перевіряють касову книгу та порівнюють її сторінки за змістом із звітами касира, підраховують підсумки за надходженнями та видатками кожного звіту касира, виводиться залишок готівки на кінець дня.

Надлишкове  списання грошей за касою без підстав  або за фіктивними документами

Зловживання через підробки документів можливі внаслідок несумлінного складання первинних касових документів. Свідомо не зазначається дата оформлення документа, його номер, інші реквізити, що дає змогу використовувати такий документ для незаконного списання (привласнення) грошей.

Зловживання виявляють  перевіркою первинних документів на доброякісність (давність складання документа, наявність серед первинних документів ксерокопій).

Особливої перевірки  потребує реєстрація відомостей, оскільки вони найчастіше використовуються повторно.

Контроль здійснюється вибірково. Обсяг вибірки встановлюється аудитором. Перевіряються всі платіжні відомості за будь-який рік, як правило, за останній місяць кварталу.

Контрольні процедури:

– перевірка ідентичності видаткових касових ордерів з  інформацією про них, яка міститься  у Журналі реєстрації видаткових касових ордерів.

– перевірка доброякісності первинних документів.

– перевірка обґрунтованості  занесення осіб у розрахунково-платіжні відомості.

Надлишкове списання грошових коштів за касою через підробку документів (збільшення суми списання)

Привласнення грошових коштів відбувається за рахунок додаткової «обробки» законно оформленого  документа (наприклад, на підприємстві після виплати коштів за платіжною  відомістю, що підтверджено розписками одержувачів, бухгалтерія збільшила суми, які належать до видачі, і змінила підсумок відомості). Такі зловживання допускаються щодо виплат заробітної плати. При перевірці правильності розрахунків заробітної плати аудитору слід враховувати, що за порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні кошти на виплату заробітної плати та дивідендів (доходу) усі підприємства, незалежно від форми власності (у тому числі колективні сільськогосподарські підприємства та селянські (фермерські) господарства), а також індивідуальні підприємці, мають одержувати винятково з кас банків. При цьому вони повинні систематично та повністю сплачувати податки та вносити обов'язкові платежі до державних цільових фондів у порядку та в строки, визначені чинним законодавством.

«Збільшена» сума нарахованої  заробітної плати у розрахунково-платіжній відомості виявляється порівнянням даних синтетичного й аналітичного обліку за рахунком 66 «Розрахунки з оплати праці». Вихідним пунктом перевірки є наявність «підчисток» у відомостях.

Підробка документів без збільшення сум нарахованої заробітної плати. Наприклад, сума виплат за розрахунково-платіжними відомостями була збільшена на підприємстві за рахунок зменшення стягнень. При цьому сума до видачі не змінилася, а зловживання не зачепило рахунків обліку заробітної плати. Тим самим була прихована підробка, а зовнішня форма розрахунково-платіжної відомості не давала підстав для сумніву в її реальності. Така підробка визначається звірянням розрахунково-платіжної відомості з підставами для нарахування заробітної плати. Звіряють обороти за кредитом і дебетом рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» за кожний місяць з сумами відомостей, відображеними у Журналі їх реєстрації.

Контрольні процедури:

– перевірка повноти  реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей у журналі.

– перевірка відповідності  даних аналітичного й синтетичного обліку за розрахунками з персоналом.

Перевірка повноти  реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей у Журналі реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей.

Мета процедури: встановити повноту реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, за якими проведені виплати грошових коштів, у Журналі їх реєстрації.

Засоби перевірки: Журнал реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, реєстр несплачених сум.

Техніка виконання: послідовно перевіряють всі платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, за якими здійснено виплати грошей з каси, звіряються їх номери, дати, періоди, за які проведені виплати, та суми з записами у Журналі реєстрації.

 Перевірка відповідності даних аналітичного й синтетичного обліку за розрахунками з персоналом.

Мета процедури: встановити відповідність аналітичного й синтетичного обліку за розрахунками з персоналом у частині виплати сум, що підлягають оплаті з каси.

Засоби перевірки: Головна книга, журнали-ордери, журнали реєстрації відомостей.

Техніка виконання: послідовно перевіряють Журнал реєстрації відомостей, а графи «Нараховано», «Утримано», «До видачі», «Підсумки»; обороти за кредитом рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці» за журналом-ордером; проводиться вибірка оборотів за дебетом рахунку 66 у кореспонденції з рахунками 64 «Розрахунки за податками й платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням» тощо, крім рахунків 30 «Каса» і 66 «Розрахунки з оплати праці» субрахунок «Розрахунки з депонентами» і.