Організація обліку дебіторської заборгованості за товари

lign="justify">     Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції  його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

     Відповідальність  за організацію бухгалтерського  обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і  звітності протягом встановленого  терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений  орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

     Керівник  підприємства зобов'язаний створити необхідні  умови для правильного ведення  бухгалтерського обліку зокрема обліку дебіторської заборгованості за товари, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів. На головного бухгалтера покладено безпосередньо ведення бухгалтерського обліку підприємства.

     Організація бухгалтерського обліку підпорядкована головному завданню — забезпеченню системного перетворення обліково-економічної інформації про господарські явища та процеси з метою активного впливу на них через систему управління [16].

     Організацію бухгалтерського обліку слід розглядати в двох аспектах: по-перше, як сукупність дій із створення цілого — системи  бухгалтерського обліку, підтримання  та підвищення рівня її організованості  і, по-друге, як специфічну структуру  — бухгалтерію, що є результатом  організаційної діяльності.

     Бухгалтерія — це своєрідна нервова система  підприємства, яка надає йому інформацію в грошовому вимірнику про  навколишній світ та внутрішні процеси, і має складну структуру, що розглядається  в горизонтальному (спеціалізація  і поділ на відділи), вертикальному (глибина структури) і, нарешті, в  просторовому вимірі (розміщення в  просторі).

     Застосування  кібернетичного підходу до системи  бухгалтерського обліку дозволяє виділити суб'єкт і об'єкт організації  обліку дебіторської заборгованості, які є відмінними від суб'єкта й об'єкта бухгалтерського обліку. Якщо в бухгалтерському обліку суб'єктом є всі працівники, які виконують функції обліку, то в організації обліку дебіторської заборгованості суб'єктом виступають керівники підприємства — директор і головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об'єктом є господарські факти, то в організації обліку — обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку (рис. 1.3.1.). 

       
 

     

       

       

       
 
 

Рис. 1.3.1. Суб'єкт і об'єкт організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості за товари

     Під час організації бухгалтерського обліку керівник підприємства і головний бухгалтер здійснюють планування — процес, який характеризується постановкою завдань та способів їх виконання; створюють спеціалізовану структуру — бухгалтерію; здійснюють мотивацію — застосовують набір методів та стимулів, що забезпечують виконання працівниками своїх обов'язків; забезпечують контроль — процес, необхідний для виконання поставлених завдань відповідно до плану.

     Бухгалтерський  облік та його організація як підфункції належать до різних функцій управління, а саме: бухгалтерський облік —  до інформування, а його організація  — до організації.

     Підсумовуючи  викладене можна визначити організацію  обліку дебіторської заборгованості як складову організаційної функції управління підприємством, що полягає в цілеспрямованій діяльності керівників підприємства із створення та постійного впорядкування і вдосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення необхідною для потреб управління і здійснення контролю за власністю підприємства інформацією зовнішніх та внутрішніх користувачів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РОЗДІЛ  ІІ

     ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ДЕБІТОРСЬКОЇ ЗАБОРГОВАНОСТІ ЗА ТОВАРИ 

     2.1.  Документальне оформлення  дебіторської заборгованості за товари

     Порядок документального оформлення господарських  операцій та вимоги щодо складання  документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. №88. 

        Проте, значення документації  в господарській роботі підприємств  не обмежується тільки тим,  що її використовують для обґрунтування  облікових записів. Документація  відіграє важливу роль в управлінні  діяльністю підприємства. У формі  відповідних документів (платіжних  доручень, касових ордерів, нарядів,  вимог тощо) даються розпорядження  на здійснення господарських  операцій (перерахування або видачу  коштів, відпуск матеріалів, виконання  робіт тощо). Для працівників,  що виконують ці розпорядження  (касирів, матеріально відповідальних  осіб, виконавців робіт тощо), документи  є обґрунтуванням здійснених  ними операцій.  

     Треба зауважити, що ефективність прийнятих  управлінських рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності (швидкості) організованого документообігу. Для отримання вчасної і якісної  інформації необхідно організувати таку систему збору і обробки  документів, яка б забезпечувала  прискорення документообігу.

     Підприємства  повинні дотримуватися, тієї організації документообігу, яка полягає у тому, щоб прискорити  рух документів. На кожному робочому місці документ знаходиться мінімальний строк і проходить якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової  діяльності.

     Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях, по кожному виду документів розробляється графік документообігу, в якому передбачається послідовність  проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні  за дотримання встановленого порядку  і строків оформлення та опрацювання  документів.

     Графік  документообігу на підприємстві оформляють у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки й  обробки документів, виконуваних  кожним  підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями  із зазначенням їх взаємозв’язку  і строків виконання робіт.

     Графік  документообороту по дебіторській заборгованості за товари на наведено в додатку 1.

     Документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії, але  й в першу чергу ті, хто здійснює господарські операції і дає доручення  або дозвіл на їх проведення (посадові особи виробничих, технологічних, інженерно-технічних  та інших служб підприємства). Для  цього кожному виконавцю видають  витяг із графіка документообігу, в якому наводять перелік первинних  документів, які відносять до функціональних обов’язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок  подання первинних документів.

   Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження  за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для  забезпечення такого спостереження  кожну господарську операцію оформляють відповідним документом. Відповідальність за забезпечення фіксування  фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встановленого  терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бухгалтер має забезпечити  відображення на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку інформації про всі господарські операції. Документальне оформлення дебіторської заборгованості за товари розглянемо в Таблиці 2.1.1.

   Таблиця. 2.1.1

   Документальне оформлення дебіторської заборгованості за товари                                       

     Охарактеризуємо деякі з документів в таблиці 2.1.2.

     Таблиці 2.1.2

     Характеристика  документів

     Виникнення  дебіторської заборгованості за товари на підприємстві характеризують наступні документи:

     - накладні;

     - рахунки-фактури;

     - рахунки;

     - акт здачі - приймання виконаних робіт, послуг;  

     - транспортні накладні (СМR - залізнична транспортна накладна, авіа накладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи);

     - розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць

     При погашені дебіторської заборгованості використовують такі документи:

     - виписки банку;

     - прибутковий касовий ордер;

     - векселі  

     Отже, акт здачі - приймання виконаних робіт (наданих послуг) за допомогою якого оформляється виникнення дебіторської заборгованості повинен містити таку інформацію:

     - найменування cторін;

     - найменування і перелік робіт,  виконаних Виконавцем;

     - вартість виконаних робіт;

     - відповідність обсягу виконаних  робіт обсягу, вказаному у цьому  Договорі;

     - перелік виявлених в процесі  прийняття недоліків, строки і  порядок їх усунення.

     Рахунок-фактура  складається продавцем (постачальником, підрядником,виконавцем) на імя покупця (замовника). Кількість виписуваних  примірників залежить від кількості  учасників розрахунків. Як правило  в операції беруть участь тільки дві  сторони, тому рахунок-фактура виписується  у двох примірниках, один із яких залишається  у продавця, а інший передається  покупцеві. Рахунок- фактура визнається первинним документом, якщо містить  такі реквізити:

-дата складання, назва та місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складений документ;

- зміст, обсяг та одиниця вимірювання господарських операцій;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка бере участь у здійсненні господарських операцій.