Министерство  образования и  науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего 

профессионального образования

«Тверской государственный  технический университет»

Гуманитарный  факультет

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

 
 
 

ОТЧЁТ

Тема: «Первичная документация» 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тверь, 2010 

    Содержание

    Введение……………………………………………………………………3 

    Первичные учетные документы………………………………………..…4 

Оформление………………………………………………………..….…...8

Виды  первичной бухгалтерской документации……………..…..…..….10

 
 

Классификация первичных учетных документов………………………12

Первичные документы в электронном виде…………………………….14

 
 

 Заключение…………...……………………………………..……...……...18 

    Библиографический список……………………………………….……...19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем  сплошного, непрерывного документального  учета всех хозяйственных операций. Федеральный закон 129-ФЗ О бухгалтерском  учете Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные  операции, осуществляемые организациями  в процессе их деятельности. Основными  задачами бухгалтерского учета являются - формирование полной и достоверной  информации о деятельности организации, ее имущественном положении, необходимой  внутренним пользователям бухгалтерской  отчетности руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества  организации, а также внешним  инвесторам, кредиторам и другим пользователям  бухгалтерской отчетности - обеспечение  информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской  отчетности для контроля за соблюдением  законодательства Российской Федерации  при осуществлении организацией и их целесообразностью, наличием и  движением имущества  и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами  и сметами - предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой устойчивости. Основными целями законодательства Российской Федерации о Бухгалтерском  учете являются обеспечение единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных  операций, осуществляемых организациями составление и  представление сопоставимой и достоверной  информации об имущественном положении  организаций и их доходах и  расходах, необходимой пользователям  бухгалтерской отчетности. Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ 34н. Таким образом, первичная  учетная информация должна быть своевременна, достоверна, отражать полноту всех факторов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. Первичная учетная информация отражается в первичных учетных документах

      Первичный документ — это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.  
 «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций». (Федеральный закон №129-ФЗ «О бухгалтерском учете») Объектами бухгалтерского учета являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности. 
 

Первичные учетные документы 
 

     Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

В бухгалтерии  первичный документ составляется в  момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой  хозяйственной операции. Он устанавливает  ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные  операции. К первичным документам относятся платёжка, накладная, справка, акт и т.п. 

     Для того, чтобы учесть данные расходы  и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года  
и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены. Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы. 
Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». 
Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством России. 
Таким образом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видам деятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой  встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина. 
Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов: 
1) оформление общих документов; 
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием; 
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств. 
Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров). 
После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

перечень  лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы; 

порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы порядок расходования таких сумм;

документальное  оформление и порядок списания подотчетных  сумм по представительским расходам;  
нормы отдельных видов представительских расходов.

 
 
  Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. 

График  движения первичных учетных документов

  

 Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:  

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); 
• арифметически (подсчет сумм); 
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

 

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе  делается отметка, чтобы исключить  возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).  
 
 Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.  
 
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.  
 

   По  внешнему виду учетные регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная); 
• карточки (учета основных средств, учета материалов); 
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам  производимых записей регистры делятся  на:

• хронологические (регистрационный журнал); 
• систематические (главная книга счетов); 
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени  детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов); 
• аналитические (карточки); 
• комбинированные (журналы-ордера).

Записи  в первичных документах должны производиться  средствами, обеспечивающими сохранность  этих записей в течение времени, установленного для их хранения в  архиве.  
 
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.  
 
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.  
 
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

 Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности  является коммерческой тайной.  
 
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.  
 
Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы — 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств — 3 года после их ликвидации. Акты проверок — 5 лет. Документы по инвентаризации — 3 года. Договоры и соглашения — 5 лет после истечения срока и т. д.

В случае прекращения деятельности организации  документы по начислению и выплате  заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Документы следует хранить в закрывающемся  помещении специально предназначенных  шкафах, стеллажах или сейфах, исключающих  порчу документов, пропажу или  злоупотребление.

За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

Выдача первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии  и архива организации работникам других структурных подразделений  организации не допускается. В отдельных  случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

 При пропаже  или гибели первичных документов  руководитель организации своим  приказом должен назначить комиссию  по расследованию причин пропажи  или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам  работы комиссии составляется акт, который  утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей  организации.

Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы составляется акт  «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Акт на уничтожение  материалов составляется в одном  экземпляре и утверждается руководителем  организации. После этого документы  могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми  для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы  несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти  документы для хозяйственных  нужд (например, на черновики), нельзя.

Документы, срок хранения которых превышает 5 лет, могут  быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность. 

Оформление 
 

     На  сегодняшний день обязанность разрабатывать  типовые формы первичных учетных  документов не отдана ни одному ведомству.