Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Организационно-распорядительные документы составляют работники  всех структурных подразделений  предприятия. Документы по организации  учета и отчетности заполняют  непосредственно работники бухгалтерской  службы (банковские чеки и т.п.). Документы  по финансово-расчетным операциям  составляют в основном работники  финансового отдела и бухгалтерии. Документы по снабжению и сбыту - преимущественно работники коммерческих служб организации, а также работники  учета (требования на отпуск материалов и др.).

     Оправдательные  документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществленный ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, приемные акты на поступление материальных ценностей, кассовые ордера и т.п. На основании данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основании распорядительных или  оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения  корреспонденции между счетами. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и  самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются документы бухгалтерского оформления в том случае, когда  бухгалтер составляет справки и  расчеты на основании действующих  инструкций о начислении амортизации (износа) основных средств, отчислений на социальное страхование и прочие. 

     Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). В последнем документе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя) оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них. 

     По  степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные и вторичные (сводные).  

     Первичные документы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры, товарно-транспортные и расходные накладные, кассовые ордера и др.). 

     Вторичные (сводные) документы обобщают данные первичных документов. Например, материальный отчет склада, составленный кладовщиком на основании приходных и расходных документов, приложенных к отчету; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.)

По способу  охвата фактов хозяйственной жизни  документы классифицируются на разовые  и накопительные.

Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы  применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся  ФХЖ, например, в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий  наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др.). 

     По  месту составления документы  подразделяются на внутренние, оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние, поступающие от других юридических и физических лиц. 

       Внутренние документы: путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате приказ о приеме на работу , табель учета рабочего времени и др.

     Внешние документы:

товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы  и т.д. 

     По  количеству учетных позиций документы  бывают однострочные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многострочные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная). 

     По  характеру фактов хозяйственной  жизни документы подразделяются на кассовые, банковские, материальные, расчетные. Кроме того, документы различаются по авторскому составлению - на служебные и личные, по степени типизации - на стандартные и нестандартные, по сроку исполнения - на срочные и несрочные, по подлинности составления - на подлинные и копии (дубликаты).

     Документы, составленные для подготовки и упрощения  учетных записей, называют документами  учетного оформления. К ним относятся  группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские  справки, мемориальные ордера и др.

Первичные документы в электронном виде

     С принятием летом 2010 г. закона № 229-ФЗ , разрешившего компаниям использовать электронные счета-фактуры, эксперты вновь заговорили о возможности  избавиться от бумажной рутины и использовать в процессе сопровождения сделок не привычные документы, а цифровые. Эта перспектива довольно заманчива, учитывая, что передача электронных документов по телекоммуникационным каналам связи занимает несколько секунд, а бумажные документы идут неделями и нередко теряются при пересылке. Кроме того, электронные документы в несколько раз дешевле бумажных (стоимость одного стандартного пакета документов с учетом печати, хранения, отправки около 80 рублей); требуют меньших трудозатрат в процессе обработки и позволяют сделать процесс документооборота прозрачным и контролируемым.

     При этом ажиотажа в переходе на электронный  обмен первичными документами у  российских компаний не наблюдается. Причина  этого – отсутствие ясности в  процедурах хранения таких документов и предоставления их по требованию налоговых органов. Будут ли налоговые  инспекции при проверках запрашивать  оригиналы в бумажном виде, стоит  ли помимо электронных документов иметь  обязательные бумажные копии, как технически представлять электронные документы  по требованию инспекции? Такие вопросы  в первую очередь возникают у  российских налогоплательщиков, когда  речь заходит о цифровом документообороте.

Эксперты  постарались ответить на эти вопросы.

     Прежде  всего, стоит в принципе оговорить  возможность использования электронных  документов, так как понимании  российских людей слово «документ» – это исключительно бумага с  подписью и синей печатью. Такое  понимание ошибочно. Так, согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002 ), в электронном  виде можно передавать и хранить  документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных  законодательством случаях. Ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность  составления первичных и сводных  документов как на бумажных, так  и машинных носителях информации. На возможность использования электронных  документов в процессе взаимодействия предприятий указывает п.2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, где утверждается, что  стороны могут обмениваться документами  в электронном виде при взаимном согласии сторон. При этом в Гражданском  кодексе нет указания на то, что  электронный документ должен одновременно иметь и бумажный оригинал. В связи  с этим организация вправе использовать и хранить только электронные  документы, которые и будут являться оригиналами.

     Второе  важное опасение организаций, решивших использовать электронные документы, касается взаимодействия с налоговыми органами. Так, п. 2 ст. 93 Налогового кодекса  РФ, регламентируя действия налоговых  органов и налогоплательщиков по истребованию/предоставлению электронных  документов, указывает на существование  определенного Порядка («Порядок направления  требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в  электронном виде по телекоммуникационным каналам связи устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов»). Такой Порядок на данный момент не утвержден. Однако 22.12.2010 на официальном сайте ФНС РФ был размещен проект такого документа, с которым могут ознакомиться все желающие. Исходя из этого, можно говорить о том, что налоговая будет принимать документы в электронном виде после того, как порядок будет утвержден.

     В проекте Порядка также оговаривается  сам механизм представления документов в налоговые органы в электронном  виде: «Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным  форматам и содержащий реквизиты  принятого Требования о представлении  документов (информации), подписывается  ЭЦП налогоплательщика и представляется по телекоммуникационным каналам связи  в адрес налогового органа».

     Однако  вопрос о сроках утверждения такого порядка пока остается открытым. Поэтому  на данный момент организации, использующие электронные документы, в случае получения требования от налогового органа о представлении документов должны будут за свой счет изготовить бумажные копии этих документов (согласно п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996). Бумажные копии заверяются печатью и подписью уполномоченного  лица организации, в которой хранятся документы.

     Это подтверждает и разъяснительное  письмо Минфина от 01.02.2011 № 03−03−06/1/47: «По требованию государственных  органов, осуществляющих контроль в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, документы, оформленные  в электронном виде и подписанные  электронной цифровой подписью, должны быть распечатаны и заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными  ими на то лицами».

     В заключение можно сделать вывод, что организации уже сейчас могут  использовать электронные документы, экономя таким образом издержки на документооборот с контрагентами  и увеличивая эффективность своего бизнеса. Потому что на данный момент существующая законодательная основа предоставляет легитимные механизмы  взаимодействия с контролирующими  органами независимо от того, в каком  виде ведется документооборот в  организации – в бумажном виде или в электронном. 
 
 
 
 
 
 

     Создание  электронного документа: 
 
 

Заключение 

      Таким образом, можно сделать вывод, что  роль и значение первичной учетной информации в бухгалтерском учете очень велики. Если учетные документы отражают полную и достоверную информацию и при этом отражение хозяйственных операций производится сплошным методом, непрерывно и своевременно, то и в сводной бухгалтерской отчетности мы получим достоверную и полную информацию о финансово-хозяйственной деятельности, необходимую как внутренним, так и внешним пользователям.

Владея  сопоставимой и достоверной информацией, организация имеет возможность контроля за недопущением убытков и потерь, а при их возникновении – возможность их быстрого устранения, а также возможность планирования дальнейшего перспективного развития, выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечения финансовой устойчивости организации.

      В свою очередь контролирующие органы имеют возможность, используя первичную учетную информацию, контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций, их целесообразностью, рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов и своевременность, и полноту уплаты налогов в бюджет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список 

1. Федеральный  Закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ  «О бухгалтерском учете». 

2. Типовой план счетов и Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета. – Мн.: «СВЕТОЧ», 2004г.  

3. Бухгалтерский учет. Л.И.Кравченко, - Мн.: «ФУ Аинформ», 2003г. 

4. Бухгалтерский учет. И.Е.Тишкова. – Мн.: Высшая школа., 2004г. 

5. Пузенко Н.В. Основы бухгалтерского учета. – Мн.: Высшая школа, 2003г. 

6. Зверович С.Л. Теория бухгалтерского учета. – Мн.: Амалфея, 2003г.