Если  для хозяйственной операции не придумано  «шаблонного документа», организация  самостоятельно разрабатывает его  форму, однако такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 129-ФЗ, а именно:

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц.

     Обратите  внимание, среди перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа  нет таких, как печать организации  или расшифровка подписей лиц, подписывающих  документ. Здесь следует руководствоваться  правилом: если форма документа предусматривает  наличие печати, то есть на документе  есть заветные буквы «М. П», значит, документ должен быть заверен печатью  организации. То же касается и наличия  в документе расшифровок подписей.

     Организация в своей деятельности может использовать несколько печатей, в том числе  и наборные штампы. Закон не запрещает  применять такой штамп при  заверении документов, исключение –  банковские и кассовые документы. Замечательно, когда руководитель организации  утверждает количество печатей, используемых в деятельности, приказом по предприятию.

     На  предприятии должен быть приказ руководителя организации, согласованный с главным  бухгалтером, о перечне лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов.

На документе  должны быть подписи уполномоченных лиц. Наиболее важно соблюдать это  требование при оформлении счетов-фактур, ведь именно счет-фактура является документом, дающим право на налоговый  вычет по НДС.

В этой связи популярной ошибкой налогоплательщика  является использование факсимильной подписи на первичном учетном  документе. Финансовые власти убеждены в своей позиции, что факсимильная подпись на счетах-фактурах лишает налогоплательщика права на вычет (письмо Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33).

Однако  ст. 160 ГК РФ позволяет использовать факсимиле в случаях, предусмотренных  законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким  образом, во избежание споров следует  либо отказаться от использования факсимильной подписи в документах, либо прямо  предусмотреть использование факсимильной копии подписи в договоре с  контрагентом.

Налоговые органы, ссылаясь на нормы ст. 169 и  ст. 172 НК РФ, часто отказывают налогоплательщикам в вычетах, увеличивая тем самым  сумму налога к оплате и начисляя пени и штрафные санкции.  

     Кассовые  и банковские документы исправлять категорически нельзя. Остальные  документы можно подвергать исправлениям, но только по согласованию с участниками  хозяйственных операций. Исправления  заверяются подписями тех же лиц, которые составляли документ, с указанием  даты исправления. Можно полностью  заменять документы на новые, но с  теми же реквизитами.

Чаще  всего наличие исправлений в  счетах-фактурах влечет отказ в возмещении сумм входного НДС. Напомним, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием  даты внесения исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства  РФ от 02.12.2000 № 914, далее — Правила).

Минфин  России в письме от 23.10.2008 № 03-07-09/34 советует составлять новый счет-фактуру взамен ошибочного в тех случаях, когда  с момента отгрузки товара прошло не более 5 дней.

Налоговые органы против заполнения счетов-фактур «смешанным» способом. Если счет-фактура  заполнен частично печатным, частично рукописным текстом, налоговики могут  посчитать рукописный текст исправлениями, вносимыми в счет-фактуру, и потребовать  заверить эти исправления в установленном  законом порядке. Но п. 14 Правил позволяет  заполнять счет-фактуру частично с помощью компьютера, частично от руки.

     Первичный учетный документ должен быть составлен  в валюте РФ, в том числе для  целей налогового учета (письмо Минфина  РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/2/127). В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ бухгалтерский  учет имущества, обязательств и хозяйственных  операций организаций ведется в  валюте РФ (в рублях). Минфин РФ в  письме от 12.01.2007 № 03-03-04/1/866 указывает, что стоимостными измерителями хозяйственной  операции являются российские рубли. На этом основании отсутствие перевода на русский язык иностранных документов, если они выражены в иностранной  валюте, по мнению контролирующих органов, является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным  учетным документам.

Минфин  РФ в письме от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 утверждает, что порядок перевода первичных  учетных документов с иностранного языка на русский действующим  законодательством РФ не регламентируется.

Это утверждение  позволяет как обратиться за переводом  документа к профессиональному  переводчику, так и произвести перевод  самостоятельно. Организация может  даже определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это  в приказе или ином внутреннем документе.

Что касается счетов-фактур, то в соответствии с  п. 7 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре могут  указываться суммы в иностранной  валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в иностранной валюте в порядке  и на условиях, определенных законом, или в установленном порядке. На соблюдение этого правила налогоплательщику  следует обратить пристальное внимание.

     Случается, что командированный сотрудник  вместо счета-фактуры получает в  гостинице счет и чек, содержащий все необходимые реквизиты и  отдельно выделенной строкой НДС. Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-07-11/323 посвящено  разъяснениям относительно того, может  ли организация учесть входной НДС  по услугам по найму жилого помещения  в период служебной командировки. Вывод следует исходя из положений  ст. 172 НК РФ о том, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже  товаров (работ, услуг), либо на основании  иных документов, предусмотренных п. п. 3, 6–8 ст. 171 НК РФ. Выданные документы  должны соответствовать установленной  форме.

При приобретении услуг по найму жилых помещений  в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном  порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной  строкой суммой НДС, выданные работнику  и включенные им в отчет о служебной  командировке. Следовательно, при исчислении размера НДС к вычету принимаются  суммы этого налога, выделенные отдельной  строкой в бланках строгой  отчетности установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, находящимся  в служебной командировке. Обратите внимание, что такой вычет возможен только при применении настоящего бланка строгой отчетности. Если форма бланка строгой отчетности не соблюдена, вычет  входного НДС невозможен.

Виды  первичной бухгалтерской  документации

 

 
     Начальный этап обработки  имеющейся информации является  ответственным моментом ввиду  высокой ответственности проводимых  действий. От того, насколько точно  будут зафиксированы хозяйственные  показатели, зависит их последующий  учет для вычисления налоговых  платежей в бюджет государства.  Каждая последующая операция  находит свое отражение в заполнении  соответствующей документации. Именно  первичные документы призваны  запечатлеть факты совершения действий и любых изменений в состоянии предприятия.  
 
     Кроме обязательных численных показателей любой документ содержит в себе утвержденные реквизиты, которые определяют точную принадлежность информации конкретной компании, а также придают законную силу отраженным операциям. Кроме обязательных данных каждый бланк заверяется подписями уполномоченных лиц, круг которых определяется внутренним распорядком предприятия. Благодаря первичной документации бухучет является непрерывным и постоянным. Данный факт позволяет осуществлять регулярный контроль за имущественным состоянием предприятия и его материальными поступлениями.  
 
     В зависимости от вида хозяйственной операции и месту ее совершения все первичные документы можно разделить на несколько основных видов:  

• Документация по учету основных средств и используемых нематериальных активов. К данной категории относятся бланки, акты и регистры, отражающие как движение ОС и НМА в пределах организации, так и их возможную смену владельца. Любые операции по приобретению новых объектов, их монтажу, введению в эксплуатацию, списанию по прошествии времени и амортизационным отчислениям находят свое отражение в данной группе.

 

• Документация, отражающая работу с покупателями. Сюда можно отнести установленные формы и регистры, которые фиксируют непосредственную реализацию произведенного продукта или услуги. Счета, фактуры, книги покупок и продаж, а также приемопередаточные акты являются основными документами, подтверждающими факт совершения законной операции предприятием.

 

• Документация, предназначенная для отражения движения материальных активов. Корректное ведение бухгалтерского учета позволяет отследить все этапы перемещения товаров, начиная от приобретения сырья и заканчивая отгрузкой готовой продукции. Сюда можно отнести приходно-расходные накладные, карточки учета материалов, а также отчеты готовых товаров.

  

 Документация, отражающая работу с денежными средствами. Кассовые книги и приходно-расходные ордера фиксируют движение наличных средств предприятия. Для работы с расчетными банковскими счетами используются платежные поручения, подтверждающие основательные требования для перевода безналичных средств.  

• Документация, подтверждающая работу с персоналом. В данной категория отмечается достаточно широкий спектр используемых бланков из-за внушительного количества операций, затрагивающих сотрудников предприятия. Бланки типовых договоров, приказы о назначении и увольнении, штатные расписания, личные учетные карточки – все это обязательные документы, которыми оперирует любая организация.

 

• Документация, отражающая работу с фондом заработной платы. Ежемесячное начисление полагающегося вознаграждения сотруднику отражается в отдельных расчетных ведомостях. Обязательным является составление на каждого работника справки установленной формы о полученных доходах.

 
 
  Документация, необходимая для проведения инвентаризации имеющихся средств предприятия. Для каждого вида активов существуют отдельные бланки, фиксирующие непосредственное состояние дел компании на определенный момент. Данные акты и ведомости позволяют оценить достоверность операций, отраженных в других видах первичной документации. 
 

Классификация первичных учетных  документов 

     С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся между собой  по форме, содержанию, способу отражения  фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка  называется классификацией первичных  документов по однородным признакам. Они  классифицируются независимо от средств  фиксации по следующим признакам:

     назначению;

     степени обобщения (порядку составления);

     способу охвата фактов хозяйственной жизни;

     месту составления;

     количеству  учетных позиций;

     характеру фактов хозяйственной жизни и  др. 

     По  назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.