Первичные учетные документы как элемент бухгалтерского учета

     Продолжение таблицы 1

    Среднегодовая сумма дебиторской задолженности  в 2008 году по сравнению с 2007 годом  возросла. Эта тенденция сохранилась  и на последующие периоды: так  в 2009 году по сравнению с 2008 годом  произошло увеличение дебиторской  задолженности что несомненно является положительным фактором.

    Среднегодовая сумма кредиторской задолженности  в 2008 году по сравнению с 2007 годом  увеличилась, а в 2009 году по сравнению  с 2008 годом, наоборот, уменьшилась. В  структуре кредиторской задолженности  небольшую долю составляет задолженность  поставщикам.

    Среднесписочная численность работников в данной организации не стабильна, так в 2008 году она уменьшилась на 4 человек, а в 2009 увеличилась на 8 человек.

    Производительность  труда в 2008 году  по сравнению  с 2007 годом уменьшилась, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом увеличилась.

    Фондоотдача в 2008 году по сравнению с 2007 годом  возросла, а в 2009 году по сравнению  с 2008 годом снизилась.

    Рентабельность  товаров в течение рассматриваемого периода скачет: в 2008 году ненамного поднялась, а в 2009 году упала.

    Чистая  рентабельность продаж в течение  рассматриваемого периода также  менялась: возросла в 2008 году и снизилась в 2009 году.

     Можно сделать вывод, что предприятие  ОАО «БКХП» добилось хороших результатов хозяйственной деятельности в 2009 году, но по сравнению с 2008 годом предприятие снизило темпы. Но ОАО «Белгородский комбинат хлебопродуктов» работает стабильно, происходит внедрение новой техники и оборудования, которые будут способствовать дальнейшему развитию предприятия. 

1.2. Понятие первичных  учетных документов  и их значение 

     Документ  – письменное свидетельство факта  хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными [21].

     Материальным  носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный  диск в зависимости от способа  ведения первичного учета. Одни из них  фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются  на основе данных первичных носителей  и служат для удобства последующей  обработки информации, а также  дают возможность автоматически  вводить данные в компьютер.

      Документ является основанием и  подтверждением учетных записей. Все  хозяйственные факты должны оформляться  первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в  учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис 2). 

Рис. 2. Порядок составления первичных документов.

     Первичным учетным документом называется бухгалтерский  документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта  совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ – это носитель информации, с  помощью

которого  хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации [8].

     Документы в системе бухгалтерского учета  имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

     Практическое  значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

     Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

     Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии [21].

     Документы имеют важное значение и для анализа  производственно-хозяйственной и  финансовой деятельности с целью  выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления  неиспользованных (скрытых) резервов и  их мобилизации в производстве.

     Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

     Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.

     Таким образом, первичный бухгалтерский  документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует  дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься  только правильно оформленные первичные  документы, которые будут иметь  юридическую силу [14].

     Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного  документа. Поэтому каждый первичный  учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

     Наиболее  распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной  операции. Они могут заполняться  от руки или автоматизировано, что  определяется в инструкции по составлению  первичных учетных документов. Ряд  документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные  поручения).

     Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями [15]. 

1.3. Классификация первичных учётных документов 

     Все первичные учетные документы  можно классифицировать по следующим  признакам.

     По  назначению:

– распорядительные – документы, дающие право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей или расходный кассовый ордер.

– оправдательные – документы, подтверждающие, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств, авансовый отчет о служебной командировке.

– бухгалтерского оформления – документы, которые самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

– комбинированные  – документы, сочетающие в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления. Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта [19].

     По  содержанию хозяйственных операций:

- материальные – документы, служащие для оформления операций по движению материально–производственных запасов (приходный ордер, накладная);

- денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение);

- расчетные – используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими деловыми партнерами (счет–фактура) [20].

     По  объему отраженных операций:

– первичные – документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

– сводные – документы, которые составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально–ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.) [11].