Первичные учетные документы как элемент бухгалтерского учета

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оформление первичных  учетных документов  на предприятии  ОАО «Белгородский  комбинат хлебопродуктов» 

2.1. Оформление первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ОАО «Белгородский комбинат хлебопродуктов» 

     Поступления наличных денег в кассу организации ОАО «БКХП» отображаются в Приходном кассовом ордере (Приложения 6, 7, 8). Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. На предприятии ОАО «БКХП» в Приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

– по строке «Основание» – содержание хозяйственной операции: возврат подотчетных сумм, получено наличными в кассу с р/с, выручка от продаж;

– по строке «В том числе» – сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»): без налога (НДС), НДС (18%);

– по строке «Приложение» – перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления: чек;

– в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства: 71.1, 51, 62.8.2.

     Кассир, получив из бухгалтерии Приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции Приходного кассового ордера.

     Выдача наличных денег из кассы организации ОАО «БКХП» прописывается в Расходном кассовом ордере (Приложения 10,11,12,13). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В Расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции: подотчет на продукты питания, в подотчет, оплата за квартиру по дог, аренды жил. помещения, перерасход подотчетных сумм, зар. плата за сентября. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления: служебная записка, копия договора, расчетный листок.

     Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе на предприятии ОАО «БКХП» используется Кассовая книга (Приложение 5). Каждый лист Кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации. 

2.2. Оформление первичной учетной документации по учету основных средств на предприятии ОАО «Белгородский комбинат хлебопродуктов» 

     Учет операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) на предприятии ОАО «БКХП» фиксируется в Акте приемки-передачи (Приложение 14). В форме ОС-1 раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации: организация-сдатчик ООО «Наутилиус». Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. Также в акте указываются объект основных средств (теплообменник емкостной), соответствует ли он техническим условиям (соответствует)

     Перемещение объектов основных средств внутри предприятия ОАО «БКХП» из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой отображается в Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (Приложение 15). В ней указывается сдатчик и получатель(склад готовой продукции), дата, наименование приобретения (год выпуска, постройки), инвентарный номер количество и стоимость.

     Для учета списания пришедших в негодность объектов основных средств на предприятии ОАО «БКХП» применяется Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (Приложение 16). В основании для составления акта пишется причина: заключение экспертизы, которое прилагается к самому акту. Далее заполняются графы: наименование объекта, номер, дата, факт. срок эксплуатации, первоначальная стоимость. сумма износа и остаточная стоимость. Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств. 

     Для учета списания пришедших в негодность автотранспортных средств на предприятии ОАО «БКХП» используется Акт о списании автотранспортных средств (приложение 17). В акте указывается причина списания автотранспортного средства: обширная коррозия каркаса кузова, износ двигателя, заднего моста, передней балки. Далее указывается сумма начисленной амортизации. А также описывается краткая характеристика объекта и заключение комиссии.

     Информация об объекте основных средств – о принятии его к учету, перемещении внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании в организации ОАО «БКХП» отражается в Инвентарной карточке (Приложение 18). В карточке указываются место нахождения объекта, наименование (кормовой кс), номер (Б-355), дата (18.02.10), фактический срок эксплуатации (1 мес.), остаточная стоимость, срок полезного использования, Ф.И.О. лица, ответственного за хранение (Агарков Ярослав Владимирович).

     Поступившее на склад оборудование с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств на предприятии ОАО «БКХП» отражается в Акте о приеме (поступлении) оборудования (Приложение  19).   В   нем указывается   организация-поставщик:   Арсенал-техно. Также наименование, количество, стоимость: камера холодильная, машина холодильная моноблочная, по одной штуке и .т.д.

     Передача оборудования в монтаж на предприятии ОАО «БКХП» оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (Приложение 20). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.  
 

2.3. Оформление первичной учетной документации по учету материалов на предприятии ОАО «Белгородский комбинат хлебопродуктов»

     Для оформления права сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей от поставщика предприятие ОАО «БКХП» использует Доверенность (Приложение 21). Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи доверенного лица. В Доверенности должны быть прописаны наименование потребителя и его адрес (ОАО «БКХП» и т.д.), наименование плательщика и его адрес (ОАО «Промсвязьбанк» и т.д.), кому выдана (водитель 3 кл Чаусов Сергей Николаевич), кем выдана, дата выдачи, перечень товорно-материальных ценностей, подлежащих получению (запорное устройство, указатель уровня).

      Материалы, поступающие на склад организации ОАО «БКХП» от поставщиков или из производства записываются в Приходный ордер (Приложение 22). Приходный ордер формируется материально-ответственным лицом в одном экземпляре на фактически принятое количество материальных ценностей. В Приходном ордере указываются организация (ОАО «БКХП»), структурное подразделение (центр.-материал. склад), материальные ценности, их количество, цена, сумма с учетом НДС.

      Приемка материальных ценностей полученных от поставщика в случае возникновения расхождений в количестве, качестве или ассортименте с данными сопроводительных документов на предприятии ОАО «БКХП» фиксируется в Акте о приемке материалов (Приложение 23). Кроме того бланк составляется при приемке материалов, поступивших без документов. В данном акте указываются     грузополучатель     (ОАО     «БКХП»),     поставщик (ООО «БелАрм»), плательщик (ОАО «БКХП»), основание    (заявка покупателя), товар, количество, цена, сумма (без) НДС.

      Для учета движения материальных ценностей внутри организации ОАО «БКХП» между структурными подразделениями (цехами) или материально ответственными лицами применяется Требование-накладная (Приложение 25). Требование-накладная формируется в двух экземплярах материально ответственным лицом. В ней указываются отправитель (центр.-матер. склад), получатель (паросиловый цех). Также указываются торгово-материальные ценности, количество, цена, назначение. Требование-накладная выдается на основании служебной записки.

      Для учета движения материалов на складе используется Карточка учета материалов (Приложение 24). Карточка формируется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом. В ней указываются наименование товара (запорное устройство к указателю, указатель уровня), цена за единицу (2826,19 и 2022,20), налоговая ставка (18%), стоимость товаров с учетом налога.

      Все учетные документы должны быть заверены подписями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Пути совершенствование системы организации первичного учета на предприятии 

     В целях совершенствования системы  организации первичного учета на предприятии ОАО «БКХП» можно предложить следующие рекомендации:

1. Разработать  детальные инструкции конкретным  исполнителям (в виде должностных  инструкций, выписок из графиков  документооборота и проч.) о порядке  осуществления выполнения ими  своих должностных обязанностей, в частности о порядке и  сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации  данных на носителе.

2. Целесообразно  использовать систему поощрений  и наказаний за надлежащее  исполнение исполнителями своих  обязанностей.

3. В  установленные сроки проводить  контрольные мероприятия (ревизии,  сверки, инвентаризации и проч.) в  целях снижения риска неэффективной  системы сбора и регистрации  оперативного факта.

4. Использовать  на всех участках учета только  унифицированные формы документации.

5. Систематически  осуществлять контроль со стороны  работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации.

6. Проверка  службами внутреннего контроля  соблюдения требований законодательства  в части оформления документации.

7. Осуществлять  обучение работников правилам  ведения первичной документации.

8. Грамотное  создание графиков документооборота  и доведение их до исполнителей  — существенный шаг в плане  оптимизации системы организации  работы с документами.

9. Большое  количество нарушений в работе  с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. На практике это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- Комплектность  документов  по конкретным хозяйственным  операциям.

- Качество  документации (правильность оформления  документов).

- Сроки  представления документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Открытое  акционерное общество «Белгородский комбинат хлебопродуктов» было зарегистрировано 04.11.1996г., свидетельство № 593. В данный момент предприятие находится по адресу: г. Белгород, ул. Макаренко, д.14. ОАО «БКХП» действует на основании устава. Общество было создано в целях осуществления предпринимательской деятельности, расширения рынка товаров и услуг и извлечения прибыли.

     Цель  курсового исследования достигнута путем реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов.