Понятие и учет денежных средств

Для кассы в организации  или в учреждении должно быть выделено изолированное помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы должны быть снабжены устройством для их блокировки, то есть во время проведения операций они должны закрываться с внутренней стороны.

Для ведения операций обращения с денежными наличными средствами предусматривается должность в штате организаций или учреждений - кассир.

Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации или учреждения. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время  приказы о приеме кассира оформляются  с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах  малого предпринимательства не имеющих  в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о приеме работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

Примерное содержание расписки кассира об ознакомлении с  Порядком ведения кассовых операций в РФ может быть следующим:

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

· руководящие и  нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и  т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;

· формы кассовых и  банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;

· порядок оформления приходных и расходных документов;

· лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;

· порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;

· правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;

· основы организации  труда, правила внутреннего трудового  распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

· осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

· сдача в учреждение банка денежной наличности сверх  установленных лимитов;

· ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги;

· оформление документов и получение в соответствии с  установленным порядком денежных средств  в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

· сверка фактического наличия денежных сумм с книжным  остатком;

· составление кассовой отчетности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности  могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего  возраста и занимающими должности  или выполняющими работы, непосредственно  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которы-ми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85.

В соответствии с указанным  постановлением с кассиром должен заключаться  договор с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, оплата труда, выплаты  пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых  метал-лических шкафах или в отдельных  случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они  закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством  все организации и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но им разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы -- например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью обслуживающий банк устанавливает организациям и учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в банк специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций и учреждений, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхова-нию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке). Для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение года лимит  остатка по кассе может быть пересмотрен  по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу  организации или учреждения, должны быть свое-временно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации или учреждения.

При осуществлении  наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием  услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями и учреждениями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Сфера применения ККМ, требования к ней и обязанности  организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Организации или учреждения не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки  сдачи наличных денег устанавливаются  банками по согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости  денег и своевременного поступления  их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями или учреждениями наличных денежных средств:

· для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте, где имеются банки или  предприятия Государственного комитета связи РФ, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассу;

· для организаций, которые в силу специфики своей  деятельности и режима работы, а  также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут  ежедневно в конце рабочего дня  сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Государственного комитета связи - на следующий день;

· для организаций  или учреждений расположенных в  населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета связи РФ, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, -1 раз в несколько дней.

Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом  на оплату труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег  из кассы организации или учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным  ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Расчеты наличными  денежными средствами за приобретаемые  материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель - юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными  предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных  с ними договоров. Представитель  юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения определенную операцию.

Кассир должен проверить  наличие на этой доверенности подписи  руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Таким образом, в результате изучения теоретических основоположений  организации кассы установлено, что цель, порядок, правила организации  кассы в надежном порядке хранения и целесообразном использовании наличных денег.

Для учета поступления  наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы -- по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.