Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств и отражение в учете ее результатов

     При проведении инвентаризации организации используют формы документов, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26. Более подробную информацию приведем в приложении А.

 

          Сроки проведения инвентаризации

     Согласно абз. 2 п. 1 ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете", п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Как сказано выше, проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательным. Тем не менее на основании п. 4 ПБУ 1/2008 в учетной политике организации могут быть конкретизированы сроки проведения данной инвентаризации. При этом должны учитываться особенности хозяйственной деятельности конкретной организации.

     Организация может перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводить инвентаризацию того имущества, которое инвентаризировалось в IV квартале отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

           Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Статьей 12 Закона N 129-ФЗ установлен обязательный порядок проведения инвентаризации в следующих случаях:

     - при формировании годовой бухгалтерской  отчетности; при этом она является  необязательной для имущества,  инвентаризация которого проводилась  не ранее первого октября отчетного  года;

     - при смене материально ответственных лиц;

     - при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже;

     - при выявлении фактов хищения,  злоупотребления или порчи имущества;

     - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

     - при реорганизации или ликвидации организации;

     - в других случаях, предусмотренных  действующим законодательством.

     При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

- при смене руководителя коллектива или бригадира;

- при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

- по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады

     Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает  руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации. 
           Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства. 
            Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:

- у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;

- при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;

- при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.

     2.2 Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация  основных средств

В ходе инвентаризации основных средств выявляется фактическое наличие имущества  этого вида и сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

     В соответствии с постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 №71а инвентарная карточка по форме ОС-6 ведется в бухгалтерии на каждый объект основных средств или группу однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. [25]

     В случае группового учета карточка заполняется  путем позиционных записей отдельных  объектов основных средств. Инвентарная карточка открывается в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта в состав основных средств. В процессе эксплуатации объекта на основании соответствующих документов в карточке регистрируется его перемещение, расходы на дооборудование, реконструкцию, модернизацию, капитальный ремонт. [25]

     Для сопоставления фактического наличия  основных средств с данными бухгалтерского учета составляется инвентаризационная опись основных средств по форме № ИНВ-1. В общем случае в опись можно включить все или отдельные виды имущества: собственные или арендованные, используемые внутри организации или являющиеся доходными вложениями в материальные ценности. [25]

     При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов, заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

     При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым  в регистрах бухгалтерского учета  отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. [17]

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  описываются в сличительной ведомости  результатов инвентаризации основных средств по форме

№ ИНВ-18. [25]

     В бухгалтерском учете эти расхождения  отражаются следующим образом (см. таблицу 1).

 
 
 
 
 
 
 

 

 

 
 
 
 
 
 
 

 Таблица 1 – Отражение в бухгалтерском  учете результатов инвентаризации  основных средств

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей

     К товарно-материальным ценностям относятся  производственные запасы, готовая продукция, товары и прочие запасы.

     До  начала проверки фактического наличия ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты об их движении. Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации...на...(дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. [25]

     Для сопоставления фактического наличия  товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета составляется инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3. [25]

     На  каждый вид ценностей составляется отдельная опись. На сформированной с помощью отчета инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. [25]

     Фактическое наличие товарно-материальных ценностей  комиссия проверяет путем обязательного  их пересчета, перевешивания или  перемеривания в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально-ответственных лиц. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета вносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19. [25]

     В бухгалтерском учете эти расхождения отражаются следующим образом (см. таблицу 2).

 

Таблица 2 – Отражение  в бухгалтерском учете результатов  инвентаризации товарно-материальных ценностей