Правила документооборота

 

Содержание 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

I. Этапы документооборота в бухгалтерии……………………………………...5

I.1.Составление и оформление первичных документов………………………..8

II. Проверка первичных документов ……………………………………..........12

II.1. Правила проверки первичных документов ………………………………12

II.2. Исправление ошибок в первичных документов………………………….13

II.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..……………14

II.4. Пропажа или гибель первичных документов…………..…………………16

III. Обработка документов………………………………..……………………..18

III.1. Регистры бухгалтерского учета………………….………………….........18

III.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………………20

III.3. Хранение бухгалтерских документов……….…………..……………......21

III.4. Учетная политика предприятия в области документооборота…………24

IV. Унифицированные формы документации………………...……………….26

IV.1. Применение унифицированных форм документации…………..………26

IV.2. Внесение изменений в  унифицированные формы первичной учетной документации…………………………………………………………………….28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ………………………………………………………………..30

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.………………………..32

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………..…………….........33 
 
 
 
 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 
 

    Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

    Создание  носителей первичной учетной  информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

    В нашей стране установлена система  стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

      Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные  этапы документооборота в бухгалтерии.  Для постановки цели определим следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить,  что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

1. Этапы документооборота в  бухгалтерии

 

      Все хозяйственные операции, проводимые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

    Создание  носителей первичной учетной  информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается  более половины рабочего времени. Поток  документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

    Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

        Этапы документооборота:

1. Составление  документа на предприятии или  получение со стороны;

2. Проверка  документа: по форме, арифметически;  по существу;

3. Обработка  документа: запись проводок, включение  документов в регистры;

4. Сдача  в архив.

    Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

    Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

    Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

    Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. 

 

Пример графика  документооборота по предприятию

Утверждено  приказом № ___ от ___________ 

 
 

    Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

    Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. 
 
 

I.1. Составление и оформление первичных документов 

    Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения  хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению  документов.

    Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

    •    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

    •    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    •    наименование документа;

    •     дату составления документа;

    •    наименование организации, от имени  которой составлен документ;

    •    содержание хозяйственной операции;

    •  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    •     наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    •    личные подписи указанных лиц  и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением  средств вычислительной техники).

    В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и  технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

    Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.