Правила документооборота

    •    выявленные при производстве действия существенные для дела факты и  обстоятельства.

    Изъятые документы перечисляются в протоколе  либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

    Протокол  прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его проведении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

    Протокол  подписывается составившим его  должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве действия или присутствовавшими при его проведении.

    В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недостаточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помещаются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

    Копия акта или протокола с описью изъятых  документов вручается должностным  лицам предприятия под роспись.

    Не  допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.  

    II.4. Пропажа или гибель первичных документов 

    Меры, которые необходимо предпринять  в связи с утерей (пропажей или  гибелью) первичных бухгалтерских  документов, указаны в следующих  документах:

    •    в Положении "О документах и  документообороте в бухгалтерском  учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

    •    в Инструкции "О порядке изъятия  должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан", утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

    В случае пропажи или гибели первичных  документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

    В необходимых случаях для участия  в работе комиссии приглашаются представители  следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

    Результаты  работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

 

 

III. Обработка документов

III.1. Регистры бухгалтерского учета 

    Способ  регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника  бухгалтерского учета.

    Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

    По  внешнему виду учетные регистры подразделяются на¹:

    •    книги;

    •    карточки;

    •    свободные листы;

    •   машинограммы (полученные при использовании  вычислительной техники);

    •    машинные носители.

    Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

    По  видам производимых в них записей  учетные регистры бывают:

    •    хронологические (регистрационный  журнал);

    •    систематические (главная книга  счетов);

    •    комбинированные (журналы-ордера).

    По  степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

    •    синтетическими (главная книга счетов);

    •    аналитическими (карточки);

    •    комбинированными (журналы-ордера).

    Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.

    Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

    Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

    Состав  учетных регистров, их форму, порядок  и последовательность заполнения, технику  взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

    Записи  в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают  доказательную силу при использовании  их показателей для анализа хозяйственной  деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении  результатов его работы.

    Правильность  отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

    При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

    Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

    Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. 

    III.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета 

    Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

    После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе  делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

    Исправление ошибочно сделанных записей в  регистрах бухгалтерского учета  производится одним из следующих  способов:

    •    корректурным способом: ошибочно сделанная  запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм; 

    •   способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

    •    способом "красное сторно": в  случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

    •    способом обратной проводки: для исправления  проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией. 

III.3. Хранение бухгалтерских документов 

    В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации  обязаны хранить первичные учетные  документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

    Перечень  документов, в отношении которых  установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.

    Исчисление  срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 г.

    Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры  кодирования, программы машинной обработки  данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее  пяти лет после года, в котором  они использовались для составления  бухгалтерской отчетности в последний  раз.

    Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

    Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

    Документы до передачи их в архив организации  должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих  обеспечить их сохранность.