Правила документооборота

    Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

    Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих  и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

    Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

    Лицевые счета получателей пенсий и государственных  пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

    Документы, срок хранения которых определен  Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие  государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

    В случае прекращения деятельности организации  документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

    Организации, от которых документы приему в  государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

    На  крупных предприятиях целесообразна  разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения  о порядке хранения документации.

    В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.

    Федеральная архивная служба России (Росархив) в  соответствии с Постановлением Правительства  РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении положения  о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями  независимо от их ведомственной подчиненности  требований законодательства в области  архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования  архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

    В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде  РФ и архивах» должностные лица и  граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством  РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах. 

    III.4. Учетная политика предприятия в области документооборота 

    Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским  учетом, непосредственно затрагивает  организацию документооборота, являющегося  элементом учетной политики. В  соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и  состояние бухгалтерского учета.

    Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

    •    самостоятельно устанавливает организационную  форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

    •    определяет в установленном порядке  форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

    •    разрабатывает систему внутрипроизводственного  учета, отчетности и контроля;

    •     формирует в установленном порядке  свою учетную политику по другим вопросам.

    При этом утверждаются:

    •     формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

    •    порядок проведения инвентаризации;

    •     правила документооборота и технология обработки учетной информации;

    •    порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

    Принятая  организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

 

    

    IV. Унифицированные формы документации

    IV.1. Применение унифицированных форм документации 

    В соответствии с Федеральным законом  от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" и Постановлением Правительства  Российской Федерации от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах", Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации².

    До 1 января 1999 г. допускалось применение на территории Российской Федерации  типовых межведомственных форм первичной  учетной документации по соответствующим  разделам учета, утвержденных ранее  ЦСУ СССР, Госкомстатом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).

    С 1 января 1999 г. первичные учетные  документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

    •    по учету труда и его оплаты;

    •    учету основных средств и нематериальных активов;

    •    учету материалов;

    •    учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

    •    учету работ в капитальном  строительстве;

    •    учету работы строительных машин  и механизмов;

    •    учету работ в автомобильном  транспорте;

    •    учету результатов инвентаризации;

    •    учету кассовых операций;

    •    учету торговых операций;

    •    учету сельскохозяйственной продукции  и сырья. 

    Применение  унифицированных форм первичной  учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н.

    Госкомстат  России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные  формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной  учетной документации, утверждая  их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными  федеральными органами исполнительной власти.

    Формы унифицированных документов приспособлены  для ведения хозяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стандартов на унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

    В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными  линиями, используются форматы бланков  по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148x210).

    Каждой  из форм присвоено кодовое обозначение  по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

    При заполнении заголовочной и оформляющей  части документов в строках, определяющих состав комиссии, обязательно указываются  должности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части  всех документов определены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

    Краткими  указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных учетных  документов предусматривается примерное  количество выписываемых документов.

    Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года. 

    IV.1. Внесение изменений в  унифицированные формы первичной учетной документации 

    В унифицированные формы первичной  учетной документации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.

    Удаление  отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается.

    Вносимые  изменения должны быть оформлены  соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

    Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:

    •    формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-60);

    •    размеры заголовочной, табличной  и оформляющей частей;

    •     ширину граф;

    •    состав реквизитов и показателей  постоянного наполнения;

    •    состав вспомогательных реквизитов.

    При изготовлении бланочной продукции  на основе унифицированных форм первичной  учетной документации допускается  вносить изменения в части  расширения и сужения граф и строк  с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

    Рациональная  организация документооборота —  это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

    Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

    Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

        От четкости и оперативности  обработки и движения документов  в конечном итоге зависит быстрота  принятия решений. Поэтому в  рациональной организации документообороту  всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где  несвоевременная обработка финансовых  документов может привести к  отрицательным экономическим последствиям.

    Установление  того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры  предприятия и его учетного аппарата.