Принцип (требование) своевременности

          - во-первых, эти формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных  лиц;

- во-вторых, формы документов, разработанные организацией, должны  быть закреплены в учетной политике. Наиболее целесообразным является утверждать их в составе одного из приложений к учетной политике организации. [3,c.110]

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным -непосредственно после ее окончания. Данное требование не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин.

Своевременное и с  надлежащим качеством оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

На современном предприятии  формируется значительный массив учётной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приёма, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от составления, приёмки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их в архив, называют документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, при определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно  руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, оформляющие хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Следовательно, при разработке графика документооборота целесообразно определить перечень таких документов.

Кроме того, пунктом 14 Положения  по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Это значит, что при необходимости должны быть составлены перечни расчетных документов, а также обязательств, под которые организация осуществляет финансовые вложения.

Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определённых операций, соблюдение которых обеспечивает чёткую организацию документооборота. Например, на стадии приёмки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке, как по форме, так и по содержанию. В целях недопущения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе – дату записи в учётный регистр, а в условиях автоматизированного учёта – оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.

Документы, послужившие  основанием для начисления заработной платы, ровно как и документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года. [2, c.180]

Таким образом, каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов:

- составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

- передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

- проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

- обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

 1) таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путём умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и т.д.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени;

2) группировка представляет собой следующий этап учётной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, например, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т.д.; по расходу – в разрезе наименований и направлений в использовании:

- на производственные  нужды;

- на непроизводственные  цели;

- продажи на сторону  и т.д.

Цель группировки –  подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств в отчётном периоде, т.е. упростить ведение первичного документа;

3) контировка – это указание в первичном документе бухгалтерской записи, т.е. корреспонденции счётов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учётного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа;

- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров;

- уничтожение.

Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий.

Организацией документооборота занимается главный бухгалтер организации. В его полномочия входит разработка правил документооборота и технологии обработки учётной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная его схема приведена в приложении А. Назначение графика – осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счётному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учётных регистрах и составляются необходимые формы отчётности.

Соблюдение этих условий  способствует более чёткой организации  производства и продаже продукции, а следовательно, и получению  большей прибыли.

Ранее отмечалось, что, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Поэтому целесообразно при разработке графика документооборота определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие — по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Собственно разработка графика документооборота включает в себя определение направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии).[3, c.113]

Эффективность или неэффективность  графика связана с тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и соответственно уменьшить потребность в их количестве. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет уменьшить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства. График документооборота может предусматривать согласование деятельности структурных подразделений организации, участвующих в обработке первичного документа (например, табель рабочего времени может составляться в цехах или иных производственных подразделениях, обрабатываться в отделе кадров или отделе труда и заработной платы и, наконец, поступать в бухгалтерию для окончательной обработки, подшивки и хранения).

Кроме того, график документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии — по отдельным рабочим местам (например, оперативность и точность учета затрат на производство непосредственно зависят от оперативности и правильности учета материально-производственных запасов).

В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:

- наименование документа;

- последовательные этапы его обработки;

- сроки обработки документа на каждом этапе;

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

- сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Существуют следующие  виды графиков документооборота:

- типовые;

- унифицированные;

- индивидуальные.

Применение типовых  и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер. Его требования в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Выдача первичных документов из бухгалтерии работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях производится только по распоряжению главного бухгалтера. Когда руководитель организации ведет учет самостоятельно, рассматриваемые выше функции осуществляет непосредственно руководитель.

График документооборота может являться одним из главных  документов для принятия мер воздействия  в отношении конкретных исполнителей, виновных в его несоблюдении, повлекшем  за собой ошибки в учете. Последствия для лиц, указанных в графике, которые недобросовестно выполняют (или не выполняют) обязательства, возложенных на них, следует предусмотреть локальным нормативным актом организации. В частности, несоблюдение графика документооборота может считаться неисполнением главным бухгалтером обязанностей по организации учета.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем организации  в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год — с начала нового календарного года. [3, c.113]

При наличии в организации  большого количества разнородных документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В таком случае целесообразно разработать несколько графиков — в зависимости от специфики их обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Понятие и сроки предоставления бухгалтерской отчётности

 

Отчётность представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчётный период. Отчётность включает таблицы, которые составляют по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учёта. Она является завершающим этапом учётной работы. Организации составляют отчёты по формам и инструкциям, утверждённым Минфином и Госкомстатом Российской Федерации.

Отчётность организаций классифицируют по видам, периодичности составления и степени обобщения учётных данных.