Расчеты с поставщиками и подрядчиками на примере ООО «Компьютеры и оргтехника

• расчёты по предварительной оплате за материальные ценности;
• операции на основе бартерных сделок.

Операции по предварительной  оплате счетов поставщиков на данном субсчёте отражаются следующим образом:

Оплата счетов поставщиков  на основании платёжных поручений:

Дебет счёта 60 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками» субсчёт 6 «Расчёты с поставщиками по прочим расчётам».

Кредит счёта 51 «Расчётный счёт».

Кредит счёта 52 «Валютный  счёт».

Кредит счёта 55 «Специальные счета в банках» – на стоимость  материальных ценностей, включая налог  на добавочную стоимость.

Оприходование материальных ценностей от поставщика:

Дебет счёта 07 «Оборудование  к установке».

Дебет счёта 10 «Материалы».

Дебет счёта 12 «Малоценные  и быстроизнашивающиеся предметы».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»  субсчёт 6 «Расчёты с поставщиками по прочим расчётам».

7 – й субсчёт «Векселя выданные».

Применяется при расчётах за поставленные товары и оказанные  услуги с отсрочкой платежа на время установленное по взаимной договорённости на основе векселя. Данная форма расчёта применяется с  целью укрепления финансового состояния  предприятия.

Аналитический учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками применяют журнал-ордер  формы №6 и «Реестр операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками»  формы №6.

Журнал – ордер №6 открывается на квартал, полугодие или год с использованием вкладных листов. На данном предприятии при значительном количестве расчётных операций необходимые данные по отдельным поставщикам предварительно накапливаются в Реестре операций по расчётам с поставщиками, открываемом на тот же период, что и журнал – ордер, на каждого поставщика.

В реестрах журнально - ордерной формы учёт расчётов с поставщиками ведут позиционным способом по каждому документу.

Учёт расчётов в целом  в разрезе поставщиков (подрядчиков) с отражением движения и выявления  остатка ведут только в случаях, когда эти расчёты осуществляются в порядке плановых платежей. Независимо от величины суммы по расчётному документу  и формы расчётов (аккредитивы, инкассо, плановые платежи), все расчёты за отгруженные поставщиками материальные ценности, товары и принятые от подрядчиков работы, должны найти отражение на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Если к моменту поступления ценностей и товаров на склад получателя или оформления приёмки работ, расчётные документы уже оплачены, то в этих случаях записи также должны производиться в корреспонденции со счётом 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Записи по кредиту счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (левая сторона журнала – ордера) производятся по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учёту материальных ценностей, затрат на производство, капитальных вложений. При этом по отдельным графам отражаются суммы налога на добавленную стоимость.

Правая сторона журнала  – ордера предназначена для отражений операций по Дебету счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», то есть записей об оплате поставщикам и подрядчикам, за поставленные материальные ценности и товары, выполненные работы и услуги. При записях по Дебету счёта указываются кредитуемые счета (счета по учёту денежных средств).

В случае продления срока  погашения соответствующих обязательств, эти суммы записываются в отдельные графы в конце журнала – ордера. Отдельные графы в журнале – ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков и подрядчиков, а также сальдо на начало и конец месяца.

Итоги левой части журнала  – ордера по окончании месяца переносится в Главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами – ордерами.

Учёт расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг  организуется на счёте 60 «Расчёт с  поставщиками и подрядчиками». По кредиту  счёта 60 «Расчёт с поставщиками и  подрядчиками» отражается задолженность  с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С  ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

 

3.1.Недостатки организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками  

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей  бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей  и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность  показывается с учетом причитающихся  на конец отчетного периода к  уплате процентов.

Отражаемые в бухгалтерской  отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с  соответствующими организациями и  тождественны. Оставление на бухгалтерском  балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.

На предприятии к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в  рублях» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным  ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

Признаками плохой организации  внутреннего контроля и учета  являются следующие:

• отсутствие договоров на поставку товарно – материального ценности (ТМЦ), договоров подряда и договоров на оказание услуг;
• отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение ТМЦ;
• отсутствие журнала регистрации счетов – фактур поставщиков;
• несвоевременное предъявление претензий поставщикам за обнаруженные нарушения договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;
• несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;
• невыполнение пересчета сумм по поступившим счетам от поставщиков;
• отсутствие разработанной корреспонденции счетов по типовым операциям.

Некорректное оформление документов, подтверждающих произведенный  взаимозачет может привести, например, к тому, что суммы НДС, возмещенные  из бюджета в результате этой операции, не будут приняты налоговыми органами, а это может повлечь за собой  взыскание сумм штрафов и пеней  в бюджет.

Присутствуют, когда скрытую  материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». При  хорошо организованной системе СВК  реально установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены  ли претензии: несоответствием цен  и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара(услуг) стандартам или техническим  условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков.

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов  сверки.

Отсутствие разногласий  по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным  по ее результатам двусторонним актом  сверки расчетов, где необходимо указать  основание возникновения встречных  задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение  задолженностей (номера и даты составленных счетов – фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС.

Часто допускают  ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в нем факта  погашения сторонами взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает их от необходимости  погашения указанных задолженностей в дальнейшем.

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен  неравноценный типичны ошибки такого рода: стороны не указывают в договоре мены, что обмен неравноценный  и одна из сторон сделки должна сделать  доплату. А затем такая доплата  производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный  доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить  за правильностью составленного  договора.

Таким образом, большое количество ошибок допускают бухгалтеры при проведении взаимозачетов, составлении актов сверки. Часто допускают  ошибки при составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа.

 

3.2. Рекомендации по совершенствованию учета с поставщиками и

подрядчиками

 

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей  бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей  и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность  показывается с учетом причитающихся  на конец отчетного периода к  уплате процентов.

В настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.

Оценивая данную ситуацию руководству  можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие  и добавить следующие субсчета:

• 60.1 «Расчеты с поставщиками»;
• 60.3 «Расчеты с подрядчиками»;
• 60.4 «Неотфактурованные поставки».

2. К счету 19 «НДС по приобретенным  ценностям» добавить следующие  субсчета:

• 19.1 «НДС по приобретенным товарам»,
• 19.2 «НДС по оказанным услугам»,
• 19.4 «НДС по неотфактурованным поставкам».

В части совершенствования  системы внутреннего контроля рекомендуются  следующие мероприятия:

• создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;
• необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот (табл. 3.6), так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков. Составлять такой реестр можно в виде матрицы, по строкам указываются субъекты задолженности, по столбцам указываются субъекты задолженности, по столбцам – сроки образования. Реестр может оперативно выявлять тех должников, успешная работа с которыми может принести наибольший результат для предприятия, а также тех с которыми должны устанавливаться особые отношения;
• постоянно следить за соотношением расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;
• контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;
• в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с поставщиками и подрядчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;
• на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.