Развитие автоматизации в бухгалтерском учете

        3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим  и другим командам.

       4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

        5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

        6. Процедуры контроля - Процедуры,  обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки. 

       

3. Особенности компьютерной обработки данных

 

         Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского  учета оказывает существенное  влияние на организационную структуру  фирмы, а также на процедуры  и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется  рядом особенностей, которые следует  учитывать при оценке условий  и процедур контроля. Ниже приведены  отличия компьютерной обработки  данных от неавтоматизированной.

       1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает  использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций бухгалтерского учета,  что практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих  ручной обработке. Напротив, программные  ошибки (или другие систематические  ошибки в аппаратных либо программных  средствах) приводят к неправильной  обработке всех идентичных операций  при одинаковых условиях.

       2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных  системах выполняют разные специалисты.  Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.

         В итоге компьютерные системы  могут потребовать введения дополнительных  мер для поддержания контроля  на необходимом уровне, который  в неавтоматизированных системах  достигается простым разделением  функций. К подобным мерам может  относится система паролей, которые  предотвращают действия, не допустимые  со стороны специалистов, имеющих  доступ к информации об активах  и учетных документах через  терминал в диалоговом режиме.

       3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению  с неавтоматизированными системами  бухгалтерского учета компьютерные  системы более открыты для  несанкционированного доступа, включая  лиц, осуществляющих контроль. Они  также открыты для скрытого  изменения данных и прямого  или косвенного получения информации  об активах. Чем меньше человек  вмешивается в машинную обработку  операций учета, тем ниже возможность  выявления ошибок и неточностей.  Ошибки, допущенные при разработке  или корректировке прикладных  программ, могут оставаться незамеченными  на протяжении длительного периода.

       4. Потенциальные возможности усиления  контроля со стороны администрации.

         Компьютерные системы дают в  руки администрации широкий набор  аналитических средств, позволяющих  оценивать и контролировать деятельность  фирмы. Наличие дополнительного  инструментария обеспечивает укрепление  системы внутреннего контроля  в целом и, таким образом,  снижение риска его неэффективности.  Так, результаты обычного сопоставления  фактических значений коэффициента  издержек с плановыми, а также  сверки счетов поступают к  администрации более регулярно  при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные  программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

       5. Инициирование выполнения операций  в компьютере. Компьютерная система  может выполнять некоторые операции  автоматически, причем их санкционирование  не обязательно документируется,  как это делается в неавтоматизированных  системах бухгалтерского учета,  поскольку сам факт принятия  такой системы в эксплуатацию  администрацией предполагает в  неявном виде наличие соответствующих санкций [3]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         2 Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета

         2.1 "1С: Бухгалтерия" 

       На  сегодняшний день самой распространенной в России программой для автоматизации  бухгалтерского учета является «1С: Бухгалтерия». Несмотря на огромную популярность, отношение к данной программе  среди пользователей сложилось  двойственное: часть из них признает ее лучшим из существующих средств  автоматизации бухгалтерского и  налогового учета, часть считает  довольно слабым продуктом, имеющим  множество недочетов и недостатков.

       Если  же оценивать «1С: Бухгалтерию» объективно, то ее нельзя назвать ни плохой, ни хорошей, поскольку неправильно давать оценочную  характеристику данной программе без  привязки к конкретному предприятию. Для некоторых организаций «1с  бухгалтерия» является идеальным вариантом, полностью удовлетворяющим их требования, предъявляемые к автоматизации  бухгалтерского учета. А для некоторых  компаний данная программа не подходит, поскольку не способна в полной мере решить поставленные перед ней задачи. Поэтому, прежде чем начинать работать с «1С: Бухгалтерией», необходимо оценить  все ее достоинства и недостатки и, учитывая их, принимать окончательное  решение о выборе компьютерной бухгалтерской программы [10].

       Рассмотрим  основные достоинства и недостатки «1С: Бухгалтерии». К достоинствам данной программы можно отнести следующее:

       1. С помощью «1С: Бухгалтерии»  можно вести все существующие  виды бухгалтерского и налогового  учета. 

       2. На сегодняшний день «1С: Бухгалтерия»  является одной из самых универсальных  бухгалтерских программ, которая  может использоваться в самых  разных организациях. Данная программа  основана на платформе «1С:  Предприятие», которую можно модифицировать  под нужды конкретного бизнеса.  Подобная гибкость «1С: Бухгалтерии»  позволяет решать с ее помощью  множество различных задач. 

       3. «1С: Бухгалтерия» идеально приспособлена  под российское законодательство  и позволяет легко подстраиваться  под регулярно меняющиеся в  нашей стране законы и требования  чиновников. Разработчики «1С» следят  за всеми изменениями в налоговом  законодательстве и оперативно  обновляют формы отчетности в  программе.

       4. Программа «1С: Бухгалтерия» (особенно  ее последняя версия – «1С:  Бухгалтерия 8») обладает высокой  производительностью, что дает  возможность решать с ее помощью  самые сложные задачи.

       5. Совместно с «1С: Бухгалтерией»  можно использовать MS SQL Server.

       К сожалению, «1С: Бухгалтерия» обладает и рядом недостатков, к которым  можно отнести следующее:

       1. В подавляющем большинстве случаев,  чтобы «1С: Бухгалтерия» решала  все поставленные перед ней  задачи, программу приходится дорабатывать. Каждое предприятие уникально,  поэтому для эффективной его  работы, как правило, требуются  индивидуальные решения по автоматизации  бизнес-процессов (в том числе  и по автоматизации ведения  бухгалтерского и налогового  учета).

       2. При переходе на «1С: Бухгалтерию»  с другой бухгалтерской программы  могут возникнуть серьезные затруднения  при переносе информации из одной базы данных в другую (значительную часть информации нередко приходится переносить вручную).

       3. В «1С: Бухгалтерии» затруднен  поиск ошибок, сделанных во время  обработки документов.

       4. Программа «1С: Бухгалтерия» достаточно  сложна в освоении и требует  специального обучения пользователей. 

       При выборе программы для автоматизации  бухгалтерского и налогового учета  обязательно принимайте во внимание указанную в данной статье информацию, потому что, только учитывая все достоинства  и недостатки имеющихся на рынке  программных средств, можно подобрать  тот продукт, который наилучшим  образом будет соответствовать  требованиям вашего бизнеса. 

       2.2 Aubi 

         “АУБИ” - это зарегистрированное  название интегрированной программной  системы "Автоматизации Бухгалтерского  Учета’ малых, средних и больших  предприятий. Аббревиатура названия  комплекса “АУБИ” построена  из ряда букв, входящих в приведенную  выше фразу, заключенную в апострофы.

         Таким образом сделана попытка  отразить истинное предназначение  программы.

         “АУБИ” может быть с успехом  использована для автоматизации  бухгалтерского учета предприятий  различного рода деятельности.

         Программный комплекс представляет  одинаковый интерес как для  торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости от специфики деятельности предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

       1. учет материалов (склад);

        2. учет малоценных и быстроизнашивающихся  материалов (МБП) на складе и  в эксплуатации;

        3. основные средства;

        4. учет кассовых операций - формирование  приходных и расходных кассовых  ордеров, ведение кассовой книги;

        5. учет банковских операций - платежных  поручений, требований и реестров;

        6. учет счетов;

        7. ведение журнала хозяйственных  операций;

        8. ведение главной бухгалтерской  книги;

        9. формирование шахматной и оборотной  ведомостей;

        10. формирование различных ведомостей  аналитического учета

        11. ... и т.д.

         Журнал хозяйственных операций  является для “АУБИ” поистине  основной информационной базой,  используя которую, программа  способна формировать множество  отчетных документов по синтетическому  и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.) [4].

         Синтетический учет

         По мере ведения журнала хозяйственных  операций, в котором содержатся  все проводки, отражающие деятельность  предприятия, пользователь может  получить за любой промежуток  времени следующие отчетные формы  по синтетическому учету:

       1. сводную оборотную ведомость;

        2. синтетический расклад по каждому  счету;

        3. главную бухгалтерскую книгу;

        4. шахматную ведомость;

        5. баланс.

         Если по роду деятельности  предприятия это не представляет  интереса, можно просто не обращать  внимание на то, что “АУБИ”  может формировать большое количество  отчетных документов и пользоваться  в программе только теми ее  элементами, которые необходимы  для предприятия в данный момент.