Совершенствование учета денежных средств организации и анализа их движения

     Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в ООО "Фирма "Тик" проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     Проведение инвентаризации обязательно:

     - при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

     - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

     - при смене материально ответственных лиц;

     - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

     - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

     - при реорганизации или ликвидации организации;

     Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

     - излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

     - недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

     Инвентаризации подлежат все имущество организации, независимо от места нахождения, и все виды обязательств.

     Инвентаризация в ООО "Фирма "Тик" проводится в следующие сроки:

     - основных средств - не реже одного раза в два года по состоянию на 1 ноября отчетного года;

     - нематериальных активов - ежегодно по состоянию на 1 ноября отчетного года;

     - незавершенного капитального строительства - ежегодно по состоянию на 1 ноября отчетного года;

     - сырья, товаров, материалов - ежегодно по состоянию на 1 ноября отчетного года;

     - расходов будущих периодов - ежегодно по состоянию на 31 декабря отчетного года;

     - денежных средств на счетах в учреждениях банков - ежегодно по состоянию на 31 декабря отчетного года;

     - денежных средств в кассе - не реже чем один раз в месяц;

     - финансовых вложений - ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года;

     - расчетов с дебиторами и кредиторами - ежеквартально по состоянию на конец квартала;

     - расчетов по налогам и обязательным отчислениям в бюджет и внебюджетные фонды - ежегодно по состоянию на 31 декабря текущего года.

     Для проведения инвентаризации создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии, состав которых утверждается приказом руководителя организации.

     Система внутреннего контроля включает в себя следующие составляющие:

     - соответствие организационной структуры размеру и характеру деятельности;

     - распределение ответственности и полномочий;

     - установленная кадровая политика;

     - наличие должностных инструкций для всего персонала организации;

     - наличие приказа по учетной политике;

     - соблюдение сроков утверждения учетной политики;

     - соответствие принятых элементов учетной политики требованиям действующего законодательства;

     - наличие ревизионной комиссии;

     - соблюдение графика подготовки отчетности;

     - тождественность показателей бухгалтерского баланса и сводных регистров;

     - осуществляются меры, направленные на ограничение несанкционированного доступа к активам;

     - осуществляются меры, направленных на ограничение доступа неуполномоченных лиц к системе документооборота и ведения бухгалтерского учета.

     К процедурам контроля, принятым руководством ООО "Фирма "Тик", относятся:

     - подотчетность одних работников другим;

     - внутренние проверки и сверки данных по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

     - сравнение результатов подсчета денежных средств, ценных бумаг и товарно-материальных запасов с бухгалтерскими записями (инвентаризация);

     - сравнение данных, полученных из внутренних источников, с данными внешних источников информации;

     - проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей и арифметической точности записей;

     - осуществление контроля за прикладными программами и компьютерными информационными системами, в том числе посредством установления контроля за изменениями компьютерных программ и за доступом к файлам данных, за правом доступа при вводе и выводе информации из системы;

     - ограничение доступа к активам и записям;

     - сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми показателями.

     Изучив и оценив особенности системы бухгалтерского учета, системы внутреннего контроля, можно сделать вывод, что система внутреннего контроля в ООО "Фирма "Тик" соответствует предъявляемым нормативными документами требованиям, а именно:

     - учет компьютеризирован;   

     - обязанности работника бухгалтерии закреплены служебными должностными инструкциями;

     - проводится повышение квалификации кадров, посещение семинаров;

     - материально-ответственные лица на предприятии назначаются приказом руководителя, с ними заключены договоры о полной материальной ответственности.

     ООО "Фирма "Тик" подлежит аудиторской проверке по федеральному закону "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ. Аудиторские проверки на предприятии проводит ЗАО "Аудиторская группа "Ваш СоветникЪ". Аудит проводился на выборочной основе и включал в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих числовые показатели в финансовой (бухгалтерской) отчетности и раскрытие в ней информации о финансово-хозяйственной деятельности, оценку соблюдения принципов и правил бухгалтерского учета, применяемых при подготовке финансовой (бухгалтерской) отчетности, рассмотрение основных оценочных показателей, полученных руководством аудируемого лица, а также оценку представления финансовой (бухгалтерской) отчетности. Последняя аудиторская проверка на предприятии была проведена в декабре 2007 года. 

     2.3 Документальное оформление операций с денежными средствами 

     К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации 22 сентября 1993г № 40, в соответствии с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

     Для ведения кассовых операций в штате ООО "Фирма "Тик" предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций. С кассиром заключен договор о материальной ответственности. Кассир не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира приказом возлагают на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии обязательным составлением акта (форма инв.-15).

     ООО "Фирма "Тик" создает условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию. Для кассы выделено особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом. Ключи от сейфов хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах -- у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируются в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение лицам, не имеющим отношения к ее работе.

     Наличные деньги поступают в кассу с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляется по приходным кассовым ордерам (форма КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма КО-3). Порядок заполнения реквизитов приходных кассовых ордеров приведен в Приложении К.

     Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления.

     При приемке наличных денег кассир руководствуется документом "Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России". Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков.

     Наличные деньги выдают из кассы предприятия на основании расходных кассовых ордеров (форма КО-2) или платежных ведомостей. Все документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Порядок заполнения реквизитов расходных кассовых ордеров дан в Приложении Л.

     При выдаче денег отдельному лицу кассир должен требовать предъявление паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; записывать в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирать расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров [17, 389].