Совершенствование учета денежных средств

Сдаются наличные деньги в банк по объявлению на взнос  наличными «Приложение Д». Суммы  операций в первичных кассовых документах записывают не только цифрами, но и  прописью. Приходные ордера подписывает  главный бухгалтер или уполномоченное им лицо, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные ими лица). Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется  разрешительная подпись руководителя организации, на расходных кассовых ордерах она не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены четко и  ясно чернилами и шариковыми ручками или на пишущей машинке (компьютере). Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные, в этих документах не допускаются.

К приходному кассовому  ордеру выдается квитанция о приеме денег с подписями главного бухгалтера (или уполномоченного им лица) и  кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует от него документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и берет расписку получателя.

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации  и главным бухгалтером. При получении  денег рабочие и служащие расписываются  в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени  и отчества получателя указываются  фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение средств. Когда  деньги выдают по ведомости, перед распиской  в получении кассир указывает: «По  доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется  к расходному кассовому ордеру или  платежной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) на выплату заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет книгу учета принятых и  выданных кассиром денег (форма КО-5) «Приложение Е». Выдача и возврат  денег и оплаченных документов оформляются  подписями.

По истечении  установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной  (расчетно-платежной) ведомости против  фамилий лиц, которым не выданы  деньги, поставить штамп или сделать  отметку от руки «Депонировано»;

- составить реестр  депонированных сумм;

- в конце платежной  (расчетно-платежной) ведомости сделать  надпись о фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом  по платежной ведомости и скрепить  надпись своей подписью. Если  деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись  «Деньги по ведомости выдавал  (подпись)». Выдача денег кассиром  и раздатчиком по одной ведомости  запрещается.

В бухгалтерии  проверяются отметки, сделанные  кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитываются выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный  кассовый ордер.

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма КО-3) «Приложение  Ж».

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (форма КО-4) «Приложение И», которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации  и главного бухгалтера. В конце  рабочего дня кассир подсчитывает в  кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой  ручкой или чернилами через копировальную  бумагу на двух листах. Один лист книги  отрывной, его сдают в конце  дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и  неоговоренные исправления в  кассовой книге запрещаются. Сделанные  исправления заверяются подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

Кассовую книгу  можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе эти машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое содержание и включать все  реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Таким образом, кассовые операции осуществляются в  следующем порядке:

1) оформляются  первичные документы по приходу  и расходу;

2) первичные  документы регистрируются в журнале  регистрации приходных и расходных  документов;

3) на основании  первичных документов кассир  производит записи в кассовую  книгу (под копирку в двух  экземплярах). В ней ежедневно  кассир подсчитывает итоги операций  за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число;

4) кассир передает  в бухгалтерию в качестве отчета  второй отрывной лист (копию записей  в кассовой книге за день) с  приходными и расходными документами  под расписку бухгалтера в  кассовой книге.

Учет денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса», к которому могут быт открыты субсчета:

1. «Касса организации»;

2. «Операционная  касса»;

3. «Денежные  документы» и др.

На счете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если проводятся кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 открывают субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной в  иностранной валюты.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту  – выбытие денежных средств из кассы.

На счете 50-2 «Операционная  касса» учитываются наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п.

На счете 50-3 «Денежные  документы» отражаются находящиеся  в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и путевки, марки государственной  пошлины и др. в сумме фактических  затрат на их приобретение.

Учет поступления  и выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Данные этих ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов, который  ведется по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет о поступивших  и выбывших документах.

Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным приказом ЦБ РФ от 22.09.93 № 40, и Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

В сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров должна быть организована внезапная ревизия кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе. Остаток денег в кассе  сверяется с данными учета  по кассовой книге. Для проведения ревизии  приказом руководителя назначается  комиссия, которая по результатам  проверки составляет акт, где указываются  излишки или недостачи, а также  виновные в нарушении Порядка  ведения кассовых операций.

Выявленная недостача  денег взыскивается с кассира, излишки  приходуются в кассу с зачислением  их в доход организации.

Независимо от организационно-правовых форм и сферы  деятельности организации обязаны  хранить свободные денежные средства в банках.

Расчеты по обязательствам с другими организациями, как  правило, проводятся в безналичном  порядке через банки или другими  способами, устанавливаемыми ЦБ РФ в  соответствии с законодательством  РФ.

Безналичные расчеты  осуществляются посредством перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов, системы корреспондентских  счетов между различными банками, клиринговых  зачетов взаимных требований через  расчетные палаты, а также с  помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

В зависимости  от местонахождения поставщика и  покупателя безналичные расчеты  разделяют на иногородние и одногородние (местные).

Иногородними  называют расчеты между организациями, обслуживаемыми учреждениями банка, которые  находятся в разных населенных пунктах, а одногородними — расчеты  между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, которые находятся в одном  населенном пункте.

Статьей 862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ от 12.04.01 № 2-П» О  безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее — Положение  ЦБ РФ) предусмотрены безналичные  расчеты платежными поручениями, по инкассо, по аккредитиву, чеками.

Формы безналичных  расчетов выбираются организациями  самостоятельно и предусматриваются  в договорах, заключаемых с банками. В рамках безналичных расчетов в  качестве участников расчетов рассматриваются  плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие  их банки и банки-корреспонденты.

Все операции по банковским счетам проводятся только на основании расчетных документов. Расчетный документ — это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

- плательщика  — о списании денежных средств  со своего счета и перечислении  их насчет получателя;

- получателя  — о списании денежных средств  со счета плательщика и перечислении  на счет, указанный покупателем.

1.                 Платежное поручение — это распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Это наиболее распространенная форма расчетов.

Платежными поручениями  могут перечисляться денежные средства: за поставленные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, в бюджеты  всех уровней и во внебюджетные фонды, в целях возврата (размещения кредитов и займов) депозитов и уплаты процента по ним и т.д. В соответствии с  условиями основного договора платежные  поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления  периодических платежей.

Платежные поручения  составляются на бланке формы 0401060 «Приложение  К» и принимаются банком независимо от наличия средств на счете плательщика.

Если на счете  достаточно денег для удовлетворения всех предъявленных требований, средства списываются со счета в порядке  поступления распоряжений клиента  и других документов на списание (календарная  очередность), если иное не предусмотрено  законом.

2.                 Аккредитивная форма расчетов. Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее — банк-эмитент) по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить такие полномочия другому банку (далее — исполняющий банк).

Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем  средств. Условиями аккредитива  может быть предусмотрен акцепт уполномоченного  плательщиком лица.

Плательщик представляет обслуживающему банку аккредитив на бланке формы 0401063 «Приложение Л».

3.                 Расчеты чеками. Чек — это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми оно вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.