Теоретические и методические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами в коммерческих организациях

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………..	6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ  ……………………………………………………………………………...	9
1.1 Понятие подотчетных лиц и подотчетных средств ……………….……………	9
1.2 Документальное  оформление операций по учёту  расчетов с подотчетными лицами  ………………………………………………………………………………....	11
1.3 Учет представительских  расходов …………………...……………………….....	19
1.4 Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы……………………………………………………….…..	21
1.5 Учет операционно-хозяйственных  расходов…………………………..………..	24
1.6 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ………………………..	25
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ОМСКТЕХУГЛЕРОД»………………………………………………………………………..	35
2.1 Краткая характеристика  ООО «Омсктехуглерод»………………………………	35
2.2 Организация  учёта расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Омсктехуглерод»  ………………………………………………………………….....	37
2.3 Анализ учёта  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод» …	46
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ОМСКТЕХУГЛЕРОД» …	54
3.1  Основные направления совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод».………..……………………………...………….....	54
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ...…………...………………………………………………………….…...…...	59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..…… НОРМАТИВНАЯ И ИНСТРУКТИВНАЯ  ЛИТЕРАТУРА………………..………….. НАУЧНАЯ И УЧЕБНАЯ  ЛИТЕРАТУРА………………………………….…………...	63 63 63
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….……………	65

 

Введение

 

Операции по отражению в учете расчетов с  подотчетными лицами - привычные, можно  сказать повседневные для бухгалтеров  предприятий всех форм собственности  и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время  расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, «практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций» [21; 2].

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери [18; 1].

Актуальность выбранной темы состоит в том, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Целью дипломной работы является исследование порядка организации учета и проведение анализа расчетов с подотчетными лицами. Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Омский завод технического углерода», которое занимается производством и реализацией технического углерода. Предмет исследования: бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на исследуемом объекте.

В связи с  целью работы были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств.

3. Определить  основные направления совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод».

При написании выпускной квалификационной работы были использованы учебники по бухгалтерскому учету; Положения по бухгалтерскому учету; Налоговый и Трудовой кодексы РФ; нормативные акты, касающиеся нормативного регулирования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, электронная система «Консультант плюс»

При исследовании использовались данные бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Омсктехуглерод».

 

 

Глава 1. Теоретические  и методологические основы организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

 

1. Понятие подотчетных лиц и подотчетных средств

В предпринимательской  деятельности организаций весьма часто  возникает необходимость осуществления  расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети, командировочные расходы, представительские расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Законодательство  по бухгалтерскому учету и налогам  не содержит определений "подотчетное  лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов [19; 1].

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка  ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. [22; 2]

Помимо этого указанным  пунктом предусмотрены следующие  основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее трех рабочих дней  по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных  средств под отчет производится  при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денежных средств  одним лицом другому запрещается. [24; 3]

 

1.2 Документальное  оформление и нормативное регулирование операций по учёту расчетов с подотчетными лицами

 

Выдача подотчетных  средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого  документального оформления. Автором работы были подробно рассмотрены виды документов и порядок их оформления.

1. Приказ по  порядку выдачи и списания  подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

- перечень лиц, которым  выдаются наличные денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы (например, 60 рабочих  дней);

- предельный размер подотчетных  сумм (например, 100 000 руб.);

- срок сдачи авансового  отчета и возврата неиспользованных  подотчетных средств (например  в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы). [14; 26]

Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных  сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня. [25; 2]

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм также можно закрепить в учетной политике организации.

2. Доверенность (Приложение 1). Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. [1; 368]

3. Расходный  кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. (Приложение 2).

4. Авансовый  отчет (Приложение 3). Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной  стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. [12; 462]

В бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте, заполняются  только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте в соответствии с установленным  порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные  расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1: