Теоретические и методические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами в коммерческих организациях

Д – т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» К – т 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма – в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;

Д – т 20 «Основное производство» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д – т 23 «Вспомогательные производства» К – т 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д – т 25 «Общепроизводственные расходы» К – т 71– на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д – т 26 «Общехозяйственные расходы» К – т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д – т 28 «Брак в производстве» К – т 71 – на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д – т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д – т 44 «Расходы на продажу» К – т 71 – на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д – т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К – т 71 – на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д – т 70 К –  т 71 – такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д – т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К – т 71 – на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д – т 91 «Прочие доходы и расходы» К – т 71 – на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д – т 50 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д –  т 50 К – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д –  т 51 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д –  т 55 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д –  т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д –  т 94 К – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д –  т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д –  т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д –  т 70 К – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

 

Расчеты наличными денежными  средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. [14; 16-19]

Во всех случаях  расчеты наличными денежными  средствами должны производиться через  подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что  налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют исключительно важное значение.

Рассмотрим  порядок ведения и документального  оформления расчетов с подотчетными лицами на примере Общества с ограниченной ответственностью «Омский завод  технического углерода».

 

 

Глава 2. Анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод»

 

2.1 Краткая  характеристика ООО «Омсктехуглерод»

 

Как и у многих омских промышленных предприятий, история  ООО «Омсктехуглерод» начинается в  годы Великой Отечественной войны. Этот завод был построен скоростными методами. За короткий срок в голой степи, вдали от населенных пунктов, выросло крупное предприятие, пуск которого завершает полный цикл работ по созданию в военное время сырьевой базы резиновой промышленности на Востоке. 27 апреля 1944 года Омский сажевый завод по производству ламповой сажи сдан в эксплуатацию в этот день была выпущена первая продукция. Официальный пуск состоялся 1 мая 1944 года. До конца года было выпущено 695,2 тонны продукции. Мощность производства составляла 10 тыс.тонн продукции в год. В 1944 году на заводе работало 130 человек.

Численность руководящих  и инженерно-технических работников – 16 человек, из них 4 с высшим и 12 со средним специальным образованием.

«С первого  дня существования завода уделялось  большое внимание вопросам обеспечения  высокого качества продукции. На автомобилях, которые были оснащены шинами, произведенными с применением омской сажи, наши солдаты въезжали в осовобожденную ими Европу, в поверженный Берлин…». [26; 3]

«За свою более  чем полувековую историю Омский завод технического углерода переживал разные периоды. Во времена плановой экономики, как и большинство советских предприятий, завод работал стабильно, поставляя на внутренний рынок сажевую продукцию. Однако волна рыночной экономики, прокатившаяся в начале девяностых по России, выбила и у него почву из-под ног. «Омсктехуглерод» оказался на грани банкротства. В итоге: разрушенные связи с поставщиками и потребителями, девятимесячная задолженность по зарплате, текучесть кадров, отсутствие перспектив. Новая команда менеджеров, пришедшая на завод, сумела в короткий срок вытащить предприятие из этой зыбкой трясины. Сегодня ООО «Омсктехуглерод» вновь занимает передовые позиции в отрасли» [27; 2].

Сажу потребляют резиновая, лакокрасочная, полиграфическая, металлургическая, обувная промышленность и т.д.  Основной потребитель сажи – резиновая промышленность, которая использует 92-95 процентов всей продукции.

В 1999 году завод  вышел на 1-е место в мире по объемам производства техуглерода. За последние годы завод освоил производство новых марок техуглерода, отвечающих стандартам международной классификации. Среди потребителей продукции – шинные заводы и заводы резинотехнических изделий России и Белоруссии. Омский техуглерод отгружается в Москву, Екатеринбург, Воронеж, Красноярск, Казань и десятки других городов. Продукция четырех основных марок поставляется на экспорт. Завод успешно конкурирует на международном рынке с другими производителями. Объемы поставок на экспорт в последние годы неуклонно растут. Продукция завода имеет, кроме российского, международный сертификат соответствия, а также 15 международных наград за качество.

 

 

 

 

 

2.2 Организация  учёта расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Омсктехуглерод» 

 

В соответствии с действующей учетной политикой предприятия (Приложение 10), бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерской службой предприятия, возглавляемой главным бухгалтером. В состав бухгалтерии входят: материальная группа, расчетная группа, кассир, группа налогообложения. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме в электронном виде, используется программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Предприятие 7.7».

Учет по расчетам с  подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод» ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Этот счет имеет в исследуемой организации два субсчета 71.1 «Расчеты в рублях» и 71.11 «Расчеты в иностранной валюте».

Документы по учету  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Омскехуглерод» подразделяются на три вида:

1. Документы,  относящиеся к первому виду, составляются в отделе кадров и бухгалтерии до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха (Приложение 11).

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное  задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления  работника в командировку. В приказе  указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на проживание, питание и на выполнение служебного задания. Оплата проезда (перелета) туда и обратно осуществляется на ООО «Омсктехуглерод» через безналичный расчет. В таких случаях приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 76.5, К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты;

Д-т 50.6, К-т 76.5 - получены авиабилеты;

Д-т 19, К-т 76.5 - на сумму НДС;

Д-т 71, К-т 50.6 - выдан авиабилет подотчетному лицу

2. Документы  второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке  или при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества командированного лица счет, накладная, акт, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный делает отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.