Теоретические и методические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами в коммерческих организациях

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли подотчетное лицо получает кассовый чек и товарный чек (или накладную) и затем прикладывает их к авансовому отчету.

Кассовый чек  является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с  Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре  должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

Счёт-фактура  подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика.

3. Третий вид  – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, делает отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки представляет подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо отражает фактически произведенные суммы расходов, бухгалтер отражает суммы расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (Рисунок 1).

 

Рисунок 1. Схема первичной документации

 

Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Операции по расчетам с подотчетными лицами на исследуемом предприятии находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами и главная книга.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО «Омсктехуглерод» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную  сумму соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена курсовая  разница при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма  оприходованных материалов, купленных  подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог  на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям" Кредит 71 - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы,  возвращенные в кассу подотчетным  лицом, неиспользованные во время командировки или при покупке ТМЦ;

Дебет 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы,  удержанные из зарплаты подотчетного  лица;

Дебет 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача  будет удерживаться в течение  нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка  носит непроизводственный характер  и финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу  по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник  не отчитался за выданные ему  денежные средства;

Регистром для  учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно  итоги из журнала-ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

Расходные кассовые ордера (РКО) в ООО «Омсктехуглерод» оформляются расчетной группой бухгалтерии на основании служебной записки от подразделения и приказа руководителя, на основании РКО денежные средства выдаются подотчетному лицу  бухгалтером-кассиром. Авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами подотчетное лицо сдает в материальную группу бухгалтерии организации. Приход ТМЦ, горючих и смазочных материалов оформляется кладовщиками, акт на списание представительских расходов (Приложение 12) оформляет начальник административно-хозяйственной части. Приходный кассовый ордер на неизрасходованные средства выписывает кассир организации. Бухгалтером материальной группы проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету,  и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Автором выпускной  квалификационной работы был проведен анализ учёта расчетов с подотчетными лицами в части его документального оформления.

2.3 Анализ  учёта расчетов с подотчетными  лицами в ООО «Омсктехуглерод»

 

Первое, на что было обращено внимание автора выпускной квалификационной работы при анализе расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии, это отсутствие приказа (положения) по порядку выдачи и списания подотчетных сумм. Также этот момент не нашел отражения и в учетной политике организации.

Автором работы был проведен сравнительный анализ оборотов по счету 71 за первый квартал 2009 и первый квартал 2010 года.

 

Таблица 1

Анализ счета 71 за первый квартал 2009 года

Счет	С кред. счетов	В дебет счетов
71
Сальдо на начало периода
23		35 829,90
26		136 221,25
50	390 935,63	237 216,47
50.1	318 145,93	237 216,47
50.6	72 789,70
51	205 000,00
Картсчет	205 000,00
60		37 616,07
60.1		37 616,07
76		8 577,50
76.5		8 577,50
79		44 788,90
79.2		44 788,90
91		95 685,54
91.2		95 685,54
Обороты за период	595 935,63	595 935,63
Сальдо на конец периода

 

 

 

Таблица 2

Анализ счета 71 за первый квартал 2010 года