Теоретические основы процесса инвентаризации

-   расчетов с банками и финансовыми  органами – не менее одного  раза в квартал;

-  расчетов  предприятия с его хозяйствами,  выделенными на самостоятельный  баланс, – не менее одного раза в квартал;

-  денежных  средств и денежных документов  – не менее одного  раза в месяц.

     К внеплановой относится инвентаризация, проведение которой не предусмотрено  в плановом порядке (в учетной  политике  и плане контрольно-ревизионных  работ), а также их проведение не носит обязательного характера. Внеплановые  инвентаризации проводятся  внешними аудиторами при проведении  аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации. [1]

     Внеплановые инвентаризации проводятся в следующих  случаях:

-  при  смене собственника или реорганизации  предприятия;

-  при  смене руководителя предприятия;

-  при  смене материально ответственных  лиц (на день приема-передачи дел);

- при  установлении фактов хищений,  ограблений или злоупотреблений,  а также порчи ценностей;

-  после  пожара или стихийных бедствий;

-  по  решению контролирующих, судебных  и других уполномоченных на  то органов.                                                                                                                                                               

     По  объему совокупности объектов учета  выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

     Сплошной  считается инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру в натуре все объекты данного вида.  Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, денежных документов, отдельных видов материальных ценностей.[4]

     Выборочной  является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру в натуре часть объектов данного вида. При  ревизиях и проверках этот вид инвентаризации часто применяют для выявления реальности объемов отдельных работ, сохранности отдельных видов материальных ценностей.  Из-за сравнительно небольшой трудоемкости выборочная инвентаризация получила широкое распространение  в контрольно-ревизионной работе. По ее результатам представляется возможность установить достаточно целостную картину состояния сохранности и рационального использования  имущества предприятия. Однако она не гарантирует безусловной объективности результатов проверки в натуре, а в случае причинения материального ущерба не позволяет определить его сумму. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию. Причем наличные денежные средства в любых случаях подвергаются только сплошной инвентаризации.[5]

     В зависимости от полноты охвата имущества  и обязательства организации  различают полную и частичную  инвентаризацию.

     Полная  инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства организации, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января или дату, близкую к концу отчетного года. Ввиду ее громоздкости  и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше. Однако здесь установлены некоторые ограничения. Так, основные средства инвентаризуются не ранее 1 ноября;  вложения во внеоборотные  активы – не ранее 1 декабря; товары, готовая продукция – не ранее 1 октября и т.д.

     Частичная инвентаризация охватывает  какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в  кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться  систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. [2]

     По  содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

     Инвентаризация  ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

     Инвентаризация  процессов означает проверку в натуре отдельных моментов кругооборота средств  организации. Например,  в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т. д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные  операции.

     По  характеру инвентаризации подразделяются на необходимые, повторные, контрольно-перепроверочные, перманентные (непрерывные).

     Необходимая инвентаризация проводятся в силу ее необходимости: при смене материально  ответственных лиц, после стихийных  бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

     Повторная  инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что  материально ответственное лицо заранее знало срок   начала инвентаризации и подготовилось  к ней. [3]

     Контрольно-перепроверочная  инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10 % проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственных лиц. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

     Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение  календарного года по отдельным видам  имущества на различные даты. Порядок  инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике. [4]

     Количество  инвентаризаций в году, а также  конкретные даты их проведения устанавливаются  в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным  бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению. 

Глава 2. Практическое изучение инвентаризации

§1. Порядок проведения и оформления инвентаризации

       Объекты, сроки и порядок проведения  инвентаризации определяются руководителем организации, собственником имущества данной организации или уполномоченным им органом (исключение составляют случаи, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации).

       Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год должен утверждаться руководителем организации как самостоятельный документ одновременно с принятием учетной политики или отражаться в приказе по учетной политике. В нем необходимо указать, сколько раз в отчетном году и в какие периоды будут проводиться инвентаризации, а также что будет объектом каждой из них.

       Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций. [2]

     При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие инвентаризационные комиссии  в составе представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалистов (экономистов, бухгалтеров, инженеров, технологов, товароведов, специалистов ОТК, независимых аудиторов и т.п.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации. [4]

     Отсутствие  хотя бы одного  члена комиссии при проведении  инвентаризации   служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. 

     В соответствии с Методическими указаниями персональный состав постоянно действующих  и рабочих комиссий утверждает своим приказом (распоряжением) руководитель организации, о чем в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делается пометка.  Примерная форма приведена ниже.

     Примерная форма

                                                 ПРИКАЗ  № ___

                                 (постановление, распоряжение)             по____________________________________________________

                                     (наименование организации )                                                                

от «___»_______________20_ г.

Для проведения инвентаризации в __________________________

назначается инвентаризационная комиссия (постоянно  действующая, рабочая) в составе:

1.  Председатель (должность, фамилия,  имя, отчество)_____________

2. Члены комиссии (должность, фамилия, имя, отчество)__________

Инвентаризации  подлежат_____________________________________

(имущество  и финансовые обязательства) 

К инвентаризации приступить____________(дата) и окончить___(дата)

Причина инвентаризации: __________________________________________________

(контрольная  проверка, смена материально ответственных  лиц, переоценка и т. д.)

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию __________ не позднее _______ 20 __г.

                 Руководитель                                                             (подпись) 

     Данный  приказ регистрируется в Книге контроля за выполнением приказов  о проведении инвентаризации. [3]

     Приложением к приказу может быть план проведения инвентаризации, который:

     - определяет сроки окончания инвентаризации  отдельных объектов;

     - продолжительность каждого этапа;

     - разграничивает обязанности между  рабочими комиссиями.

     Рабочие инвентаризационные комиссии:                         

     - осуществляют  инвентаризацию ценностей и денежных средств в   местах хранения    и производства;

     - совместно с бухгалтерией организации  участвуют в определении результатов инвентаризации   и   разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

     -   вносят  предложения  по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных  ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей.

          Кроме того эти комиссии несут  ответственность:

     - за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

     - за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

     - за правильность указания в  описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т.п.);

     - за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке. [5]

     Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

     В межинвентаризационный период в  организациях систематически должны проводиться проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.