Теоретические основы процесса инвентаризации

     Перед началом работ руководитель и  главный бухгалтер проводят вводный  инструктаж о правилах проведения инвентаризации. Руководитель предприятия  до начала инвентаризации, во-первых,  должен создать условия, которые позволят комиссии провести полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого ему необходимо выделить  работников для перевешивания и перемещения грузов, технически  исправные измерительные и контрольные приборы, мерную тару и т.п. Кроме того, все члены комиссии должны быть ознакомлены с правилами проведения инвентаризации. [4]

     Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц  и полным составом комиссии. Отсутствие хотя бы одного ее члена при проведении инвентаризации может в дальнейшем послужить основанием для признания ее результатов недействительными.

     До  начала инвентаризации (до начала проверки фактического наличия имущества) инвентаризационная комиссия должна получить самые «свежие» приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Кроме того, необходимо опломбировать все подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность и наличие пломб на всех измерительных и контрольных приборах.

     Поскольку инвентаризационная комиссия фиксирует  наличие ценностей на дату начала своей работы (например, на 20 декабря), а данные  бухгалтерского учета  формируются по состоянию на 1 число  каждого месяца (например, на 1 декабря), то для того, чтобы бухгалтерия имела возможность определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 20 декабря председатель комиссии должен сделать надпись о том, что движение ценностей по этим документам произошло до начала работы комиссии. [1]

     Председатель  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием: “До инвентаризации на (дата)”, что  должно служить основанием для определения  остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

     Все материально ответственные лица должны расписаться на инвентарных описях о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, находящиеся под их ответственностью, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. [3]

     В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации. Члены комиссии описывают ценности, пересчитывают (взвешивают или обмеривают) их в зависимости от того, в каких единицах измерений они учитываются. Проверка производится сплошным пересчетом всего имущества.

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

     Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносится в опись. [4]

     Акты  обмеров, технические расчеты и  ведомости отвесов прилагаются  к описи.

     Проверка  фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально  ответственных лиц.

     Наименование  инвентаризируемых объектов, а также их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указываются  прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

     Описи могут заполняться вручную или с использованием средств вычислительной или другой организационной техники.

     Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.

       Не допускается оставлять в  описях незаполненные строки – на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки, подчистки.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  путем зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. [3]

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

     В конце описи материально ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально - ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

     Имущество, которое в момент инвентаризации находится вне места расположения организации, инвентаризируется до момента временного выбытия.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

     Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов. [4]

     В описи по товарно-материальным ценностям, переданным в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации и ценности, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

       Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно структурное подразделение организации, по которым осуществляется групповой учет, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей проводится, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. [2]

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденное, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

       Сведения о фактическом наличии  имущества и реально учтенных  финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

       В случае обнаружения материально ответственными лицами ошибки в описях они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения вносит соответствующие исправления во все экземпляры описей в установленном порядке.

     В организациях с большой номенклатурой  ценностей по распоряжению их руководителей может проводиться выборочная инвентаризация. [5]

       Ценности, фактически поступившие после начала работы инвентаризационной комиссии, складируются отдельно, приходуются после инвентаризации и в инвентаризационные описи не включаются.

       Заполненные и подписанные инвентаризационные  описи сдаются в бухгалтерию организации для составления сличительных ведомостей, в которых показываются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (один из экземпляров остается у проверяемого материально ответственного лица).

       В случае обнаружения несоответствия данных бухгалтерского учета и результатов инвентаризации руководитель может сразу же назначить контрольную проверку правильности ее проведения. В ней опять должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. До начала проведения контрольной проверки нельзя открывать помещения, в которых проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в специальной книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. [2, 4]

     Всю довольно сложную и ответственную  работу по проведению инвентаризации можно определить по этапам ее выполнения во взаимосвязи с функциями бухгалтерского учета  (таблица).            

     Основные  этапы инвентаризации во взаимосвязи  с функциями

     бухгалтерской службы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

§2. Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете

     В бухгалтерии организации производится проверка инвентаризационной описи. Для выведения результатов инвентаризации бухгалтер по тем позициям, где есть расхождения, заполняет сличительную ведомость, в которой указывается фактическое наличие материальных ценностей (информацию берут из инвентаризационной описи) и количество материальных ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом согласно бухгалтерским книгам (записям), первичным документам. Затем по каждой позиции (строчке) бухгалтер рассчитывает отклонения. Если фактическое наличие материальных ценностей больше того, что числится в бухгалтерском учете, то речь идет об их излишках. Если фактическое наличие материальных ценностей меньше того, что числится в бухгалтерском учете, то речь идет об их недостаче. [3]

     Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных  описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие  организации, но числящиеся в бухгалтерском  учете (находящиеся на  ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. У материально ответственного лица берут письменное объяснение всех фактов выявленных отклонений: недостачи  или излишки.  

     Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании центральной инвентаризационной комиссии. Выявляются причины недостач и излишков.

     Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем организации. Далее определяют порядок регулирования выявленных  разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Установленные расхождения должны быть отрегулированы в течение десяти дней после окончания инвентаризации. [5]

     Отклонения  от  учетных данных, выявленные при  инвентаризации, отражаются на счетах бухгалтерского учета. Порядок отражения результатов инвентаризации регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

     - Законом Российской Федерации “О бухгалтерском учете и отчетности” (статья 12);

     - Порядком регулирования инвентаризационных  разниц и оформления результатов инвентаризации, (раздел 5) изложенных в Методических указаниях по инвентаризации имущества, и финансовых обязательств, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации от 05.12.95 г. (с учетом последующих изменений и дополнений);