Теоретические основы учета расчетов по заработной плате и видов удержаний из нее

При удержании стоимости форменной одежды из заработной платы работника составляются следующие проводки:

- Дебет 70, Кредит 73-2 - удержана  из заработной платы стоимость  форменной одежды,

- Дебет 73-2, Кредит 91-1 - стоимость форменной одежды, удержанная  из заработной платы работника, отражена в составе прочих доходов.

Удержание за неотработанные дни оплаченного отпуска

Статьей 122 ТК РФ установлен порядок предоставления ежегодных  оплачиваемых отпусков. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику  ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

Если работник увольняется  до истечения рабочего года (11 месяцев работы), в счет которого ему был предоставлен отпуск, то сумма отпускных, приходящаяся на неотработанное время, удерживается из его заработной платы. Удержание не производится, если увольнение связано с тем, что:

- работник призывается  на военную/ альтернативную гражданскую службу;

- работник переводится  в другую организацию;

- работник отказывается  от перевода на работу в  другую местность вместе с  организацией или отказывается  от продолжения работы из-за  изменения существенных условий  труда;

- организация ликвидируется или сокращает численность (штат);

- состояние здоровья  работника (в соответствии с  медицинским заключением) препятствует  продолжению данной работы;

- у организации сменился  собственник (в отношении руководителя  организации, его заместителей и главного бухгалтера);

- по решению государственной  инспекции труда или суда на  работе восстановлен работник, ранее  выполнявший эту работу;

- работник признан  полностью нетрудоспособным в  соответствии с медицинским заключением;

- работник умер;

- наступили чрезвычайные обстоятельства, препятствующие продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и т.п.).

Чтобы рассчитать сумму  удержаний, бухгалтеру необходимо:

1) определить количество  месяцев, которые работник отработал до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск. При этом остатки дней сверх полных месяцев округляются до полных месяцев так: остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывается, а остаток от 15 календарных дней и более округляется до полного месяца;

2) определить количество  неотработанных месяцев по формуле:  Количество неотработанных месяцев  = 11 месяцев - Количество отработанных  месяцев;

3) определить среднедневной  или среднечасовой заработок  работника для оплаты отпуска;

4) определить сумму  удержаний по формуле:

 

 

В бухгалтерском учете  удержания за неотработанные дни  отпуска отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с тем счетом, на котором были учтены начисленные отпускные:

- Дебет 70, Кредит 20 (23, 26, 29, ...) - удержаны суммы за неотработанные дни отпуска.

Пример 5

Работник организации  увольняется с 22 сентября 2007 г. по собственному желанию. В нюне 2003 г. работник использовал  ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 20 декабря 2006 г. по 19 декабря 2007 г. Среднедневной заработок работника за расчетный период (май, июнь, июль) для оплаты отпуска составил 235 руб. За отработанные дни сентября 2007 г. работнику начислена заработная плата в сумме 3636 руб. При исчислении налога на доходы физических лиц заработная плата работника уменьшается на стандартный налоговый вычет - 400 руб.

На день увольнения работник отработал в рабочем году (с 20 декабря 2006 г. по 22 сентября 2007 г.) 9 месяцев и 2 дня. При расчете суммы удержаний учитываются только 9 месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составит: 11 мес. - 9 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с работника за неотработанные дни отпуска, составит: 235 руб. * 2 мес. * 28 дн./ 12 мес. = 1097 руб.

Бухгалтер организации  должен сделать проводки, приведенные  в приложении 5.

Удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под  отчет.

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, т.е. представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). В том случае, если работник получил подотчетную сумму на командировочные расходы, он должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения из командировки. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может, но не обязан, установить руководитель организации. Если такой срок установлен руководителем, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный  срок, может удерживаться из его  заработной платы. Единовременная сумма  удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче. В соответствии со ст. 209 НК РФ, если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника [18, с. 292].

Это значит, что с работника  придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, в бухгалтерском учете составляется следующая проводка:

- Дебет 94, Кредит 71 - учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию  денежных средств из заработной платы работника отражаются следующей записью:

- Дебет 70, Кредит 94 -невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Удержание аванса, выданного  в счет выплаты заработной платы

В соответствии со ст. 136 ТК РФ организации должны выплачивать  заработную плату дважды в месяц. Например, 15-го числа выдается аванс за первую половину месяца, а 30-го числа осуществляется окончательный расчет. Конкретные дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном или трудовом договоре. Налог на доходы физических лиц и единый социальный налог начисляются на сумму заработной платы по итогам каждого месяца. Поэтому сумма зарплаты, выданная авансом за первую половину месяца, этими налогами не облагается (письмо Минфина России от 6.03.2001 г. № 04-04-06/84).

Как правило, размер аванса не превышает тарифной ставки (оклада), исчисленной исходя из количества фактически отработанного рабочего времени. При  выдаче аванса составляются следующие  проводки:

- Дебет 70, Кредит 50 - выдан работникам организации аванс за первую половину месяца.

Сумма аванса уменьшает  размер заработной платы, причитающейся  к выдаче работникам по итогам месяца.

Удержания из заработной платы работника также могут  осуществляться на основании исполнительных надписей нотариуса. Исполнительная надпись ставится нотариусом на документе, подтверждающем ту или иную задолженность работника. Исполнительная надпись может ставиться: на нотариально заверенном договоре о предоставлении работнику займа; на договоре о предоставлении работнику ссуды; на трудовом договоре (например, при удержании с работника, не приступившего к работе, аванса, выданного в счет выплаты заработной платы) и т.д.

Взыскание по исполнительной надписи нотариуса может осуществляться только с согласия работника.

 

2.3 Удержания  на основании заявлений или  обязательств работников

 

Все удержания, производимые на основании письменных заявлений  или обязательств работника, производятся сверх обязательных удержаний. Основаниями  для удержания тех или иных сумм из заработной платы работника являются его заявления или заключенные с ним договоры (например, договор о предоставлении займа).

Удержания по договору займа

Организация может предоставить своим работникам денежные средства по договору займа. В этом случае с  работником заключается письменный договор. В договоре указываются сумма займа, срок, на который он выдается, а также порядок возврата займа (целиком или частями, вносятся деньги в кассу или сумма займа удерживается из зарплаты и т.д.). Порядок удержания средств из заработной платы работника также определяется договором. Сумма займа, которая может быть удержана из заработной платы работника, действующим законодательством не ограничена. Если срок возврата займа в договоре не указан, то работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как организация потребует их. Это установлено ст. 810 Гражданского кодекса РФ. В договоре может быть предусмотрено, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор займа предусматривает, что проценты выплачиваются ежемесячно, но можно установить и любой другой порядок их уплаты.

Сумма займа не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносом  на страхование от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний.

Если организация предоставляет  беспроцентный заем, а также в  том случае, если сумма процентов  по займу, которую должен выплатить  работник ниже ¾ ставки рефинансирования Банка России (при выдаче займа  в рублях) или 9% годовых (при выдаче займа в иностранной валюте), работник получает материальную выгоду. Сумма материальной выгоды рассчитывается:

- как разница между  процентами, начисленными в размере  3/4 ставки рефинансирования Банка  России, и суммой процентов, исчисленных  по договору (если заем выдан в рублях);

- как разница между  процентами, начисленными из расчета  9% годовых, и суммой процентов,  исчисленных по договору (если  заем выдан в валюте).

Материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц отдельно от других видов доходов по ставке 35%. При исчислении налога сумма материальной выгоды на налоговые вычеты не уменьшается. Налог на доходы с материальной выгоды работник должен уплачивать самостоятельно. Однако работник может поручить уплату налога организации. В этом случае работник должен оформить нотариально заверенную доверенность. В доверенности должно быть указано, что организация выступает в роли налогового представителя работника. Взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование материальная выгода не облагается [18, с. 294].

Сумма займа, выданного  работнику, учитывается на счете 73 субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». При выдаче займа составляется следующая проводка:

- Дебет 73-1, Кредит 50 (51) - сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета на банковский счет работника).

Проценты, начисленные  по займу, отражаются записью:

- Дебет 73, Кредит 91-1 - начислены проценты за пользование займом.

Сумма налога на доходы физических лиц с материальной выгоды, полученной работником, при наличии соответствующей  доверенности отражаются проводкой:

- Дебет 70, Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» - налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды удержан из заработной платы работника.

При удержании суммы  займа (процентов по нему) из заработной платы работника составляется проводка:

- Дебет 70, Кредит 73-1 - удержана сумма займа (процентов по нему) из заработной платы работника.

Если работник вносит сумму займа (процентов по нему) в  кассу или на расчетный счет организации, составляется следующая запись:

- Дебет 50 (51), Кредит 73-1 - работник внес сумму займа (процентов по нему) на расчетный счет организации.

Удержания за товары, проданные  в кредит

Работники организации  могут приобрести на предприятиях торговли те или иные товары в кредит. В  этом случае организация, где работает работник, может удерживать определенную сумму из его заработной платы  в счет погашения кредита. При покупке товаров в кредит на предприятии торговли работник заполняет поручение-обязательство в двух экземплярах. Первый экземпляр поручения остается на предприятии торговли, второй пересылается в организацию, где работает работник.

Удержание суммы кредита из заработной платы работника осуществляется на основании второго экземпляра поручения-обязательства. Удержание заработной платы по поручению-обязательству может осуществляться только с согласия работника. После поступления поручения-обязательства бухгалтер должен ежемесячно удерживать из заработной платы работника ту сумму, которая в нем указана.

Для учета расчетов с  работниками за товары, проданные  им в кредит, используется счет 76 субсчет  «Расчеты по товарам, проданным в  кредит». При удержании денежных средств из зарплаты работника делается запись:

- Дебет 70, Кредит 76 субсчет «Расчеты по товарам, проданным в кредит» - удержаны средства из заработной платы работника;

- Дебет 76 субсчет «Расчеты по товарам, проданным в кредит», Кредит 51 -перечислены торговой организации средства, удержанные из заработной платы работника.