Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям в организации

Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Проверка расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

 

           2.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами

 

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Выполняя процедуру  проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Порядок, размеры и  условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок, размеры и  условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?

Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды  соответствуют положениям нормативных актов?

Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы  соответствуют положениям нормативных  актов?

Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как  нам представляется, включает ряд  последовательных этапов:

Проверка расходов на командировки

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке  расчетов с командированными лицами.

В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы. Так сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Работник, вернувшийся  из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить  авансовый отчет (форма N АО-1) и представить  его в бухгалтерию.

К авансовому отчету прилагаются  все документы, подтверждающие расходы  работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья  и т.д.).

Бухгалтеру следует  проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.

Проверенный бухгалтером  авансовый отчет утверждается руководителем  организации.

Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются  расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого  порядка предусмотрено для услуг  по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы на проживание, возмещаемые  командированному работнику, уменьшают  налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Расходы по проезду к  месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с  проездом к месту командировки и  обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Проверка представительских  расходов

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским.

Порядок отнесения представительских  расходов на расходы организации  при исчислении налога на прибыль  установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации  согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

К расходам, уменьшающим  налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом  и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Анализ приведенных  нормативных положений позволяет  выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы  организации как представительские:

• данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);
• указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);
• цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;
• представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).

К представительским  относятся расходы (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Иные (неперечисленные) расходы (например, оплата проезда железнодорожным или авиационным транспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата их проживания во время проведения переговоров и другие аналогичные расходы), по мнению автора, не будут являться представительскими для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, а значит, не должны учитываться при налогообложении прибыли.

Проверка хозяйственных  расходов

Под расходами на хозяйственные  нужды обычно понимаются затраты  по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные  Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
• передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно  выдать наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может (но не обязан!) установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Каких-либо ограничений  на суммы, выдаваемые работникам под  отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Это  установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У.

Сверка данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами с оборотами и остатками по счетам синтетического учета

При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета расчетов с подотчетными лицами оборотам и остаткам по счету 71 синтетического учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Суммы дебетовых и  кредитовых оборотов, а также дебетовых  и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Сверка данных бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами с данными бухгалтерской отчетности

Аудиторская организация  при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских  доказательств, чтобы убедиться, что:

• конечные сальдо по счетам синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;
• соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

Итоговым этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита.

Ошибки, обнаруженные в  процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:

• на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);
• на правильность определения финансовых результатов;
• на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
• на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц;
• на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.