Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям в организации

Как следствие, все это  влияет на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Необходимо проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения  в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности "Существенность в аудите". Существенность ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями.

При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень их влияния на достоверность  бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Перечень проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

2.3 Основные нарушения при аудите расчетов с подотчетными лицами

 

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм;
• соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

Наиболее часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами описаны ниже.

Во-первых на принятых к  учету авансовых отчетах очень  часто отсутствуют подписи подотчетных  лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

Во-вторых при направлении  предприятием в командировку работника  в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

Кроме того, на предприятиях существует практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор.

Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда  гражданско–правовым договором  не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней  возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

На предприятиях допускаются  случаи передачи подотчетных сумм одним  подотчетным лицом другому, что  запрещено п.11 Порядка ведения  кассовых операций в РФ. В связи  с этим использование подотчетных  сумм лицом, не получившим их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко предприятия  стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц  материальных ценностей списывают  на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным  путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

К нарушениям относятся  выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных  расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку, командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к авансовым  отчетам прилагают не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов).

Очень часто работникам организации выдают подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников. Обоснованность представительских расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий; программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем организации в начале года), что является нарушением.

Ошибки допускаются  зачастую также при поступлении  выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 "Продажи". При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

Таким образом, большое  количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается  именно при расчетах с подотчетными лицами.

 

 

 3 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Газпромтранс»

 

3.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Газпромтранс»

 

Транспортно–экспедиторская  компания ООО «Газпромтранс» — это ведущая российская компания, обладающая рядом характеристик, присущих компаниям мирового уровня. 

Созданный в 2002 году ввиду  объединения железнодорожных активов ОАО «Газпром» в единый технологический комплекс «Газпромтранс» сегодня — это крупнейшее предприятие с четко сформулированными целями и задачами. Основной деятельностью компании является оказание полного комплекса транспортно-экспедиторских услуг потребителям жидких углеводородов и других грузов, а также предприятиям системы ОАО «Газпром». ООО «Газпромтранс» оказывает дополнительные услуги по формированию логистических центров перевозок, организации перевозок в прямом и смешанном сообщении, организации перевалки грузов в портах.

В 2003 году компания объединила все железнодорожные активы дочерних предприятий «Газпрома». Затем на базе грузообразующих предприятий, ведущих добычу жидких углеводородов  и имеющих перерабатывающую инфраструктуру, были сформированы филиалы компании: Оренбургский, Астраханский, Сургутский, Уренгойский и Ухтинский. В 2004 году «Газпромтранс» стал полноценным единым производственным и имущественным комплексом. В 2008 году кроме 5 филиалов, компания организовала выделение дополнительно 5 обособленных участков погрузки и подготовки вагонов: Ярославский, Томский, Омский, Салаватский, Краснодарский.  

На сегодняшний день ООО «Газпромтранс» входит в число  крупнейших компаний-операторов подвижного состава. 

На начало 2011 года общий парк вагонов составил более 27 тысяч единиц и еще около 2000 вагонов задействовано на перевозках ТБД и МТР. Имея собственные подвижные пути и большой парк локомотивов, компания оказывает своим клиентам полный спектр транспортно-экспедиторских услуг, в том числе, услуги по подаче-уборке вагонов и организации ремонта подвижного состава.< Перевозки осуществляются через сеть филиалов, расположенных на всех грузообразующих предприятиях ОАО «Газпром». 

В рамках проекта ОАО  «Газпром» по освоению уникального Бованенковского газоконденсатного месторождения ООО «Газпромтранс» с 2008 года ведёт строительство железнодорожной линии вглубь полуострова Ямал. Транспортная магистраль, протяженностью 570 км, строительство которой близится к завершению, позволяет осуществлять доставку грузов и людей на месторождение. Эксплуатация линии также возложена на ООО «Газпромтранс».  

География транспортировки  грузов широка и охватывает преимущественно  Европейскую часть России, Зауралье, Сибирь, Дальний Восток, а также Прибалтику, страны СНГ и ряд стран ближнего зарубежья.

Структура компании:

— администрация;

— Астраханский филиал;

— Оренбургский филиал;

— Сургутский филиал;

— Ухтинский филиал;

— Уренгойский филиал;

— 5 обособленных участков.

Управление филиалами  и взаимодействие с ОАО «РЖД», а также все стратегические, финансовые, инвестиционные и планово-экономические функции управления сосредоточены в администрации компании, находящейся в Москве.

Основными задачами филиалов являются эксплуатация подвижного состава и железнодорожной инфраструктуры (путей необщего пользования) и оказание услуг, связанных с перевозкой грузов железнодорожным транспортом.

Типы вагонов подвижного состава, используемых при перевозке грузов: 

— цистерны для перевозки  сжиженных углеводородных газов; 

— цистерны для перевозки  светлых и вязких нефтепродуктов; 

— цистерны для перевозки  жидкой серы; 

— цистерны для перевозки  метанола; 

— полувагоны; 

— крытые вагоны; 

— хопперы; 

— цистерны для перевозки  химических грузов (формалин, серная кислота); 

— думпкары. 

Виды перевозимых грузов: нефтепродукты (светлые, темные, вязкие); СУГ; трубная продукция; сера; метанол; технический углерод;  химические грузы; строительные грузы; МТР и другие грузы. 

Основными видами деятельностями являются:

1) Предоставление собственного железнодорожного подвижного состава  оказывается производителям и покупателям продукции, перевозимой железнодорожным транспортом. Используется как собственный, так и привлеченный подвижной состав (по договорам лизинга, аренды и транспортной экспедиции). 

2) Подача-уборка вагонов  на путях необщего пользования  собственным локомотивным парком оказывается собственными локомотивами на собственных подъездных путях, связывающих станции ОАО «РЖД» и товарно-сырьевые базы заводов-производителей. 

3) Транспортно-экспедиторское  обслуживание - комплекс услуг, включающий подачу и согласование в ОАО «РЖД» заявок на перевозку, оформление железнодорожных накладных и прочих сопроводительных документов, оплату железнодорожного тарифа и других платежей, связанных с перевозкой груза, диспетчеризацию перевозки. 

4) Таможенное оформление  грузов - исполнение различных процедур и формальностей в соответствии с требованиями таможенных органов при вывозе продукции на экспорт. 

Основными клиентами ООО «Газпромтранс» являются:

— ОАО «Газпром» 

— ОАО «Газпром нефть» 

— ОАО «Газпром Газэнергосеть» 

— ООО «Газпром экспорт» 

— ООО «Газпром комплектация» 

— ООО «Газпром бурение» 

— ООО «Газпром центр ремонт» 

— ОАО «Газпром нефтехим Салават» — ОАО «Совфрахт» 

Организация работы транспортно-экспедиторской компании имеет ярко выраженные особенности по отношению к работе предприятий транспортной отрасли, которые специализируются непосредственно на предоставлении транспортных услуг.

Поэтому для эффективной  деятельности ООО «Газпромтранс» нужны как узкопрофильные специалисты в области логистики и экспедирования, так и специалисты-менеджеры общетранспортного профиля.

Организационная структура ООО «Газпромтранс» представлена на рисунке 1

 

 

 

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Газпромтранс»

 

В организационной структуре ООО «Газпромтранс» можно условно выделить три основных подразделения: отдел маркетинга и продаж; подразделение организации перевозок и экспедирования; экономический отдел и бухгалтерию.

Для отдела маркетинга и  продаж наиболее важными функциями  являются:

• сбор информации о потенциальных клиентах и их потребностях в транспортных услугах;
• совместная с импортным или экспортным отделом подготовка коммерческих предложений клиентам;
• заключение договоров с клиентом;
• контроль за выполнением договоров;
• разработка маршрута перевозки;
• сохранение хороших отношений с клиентами.

Для отдела организации  перевозок и экспедирования наиболее важными функциями являются:

• расчет ставок и составление конъюнктурных листов по заявкам отдела по работе с клиентом;
• заключение договоров с перевозчиками и вспомогательными поставщиками услуг;
• контроль за выполнением договоров смежниками и организация транспортировки груза;
• подготовка документов, грузов к таможенному оформлению и организация сдачи груза клиентам.