Учет материально-производственных запасов

Перечень материалов, отпускаемых  указанным способом в подразделения  организации, где он применяется, устанавливает  руководитель организации. Операции по передаче материалов из одного подразделения  организации в другое оформляются  накладными на внутреннее перемещение материалов.

Накладная на внутреннее перемещение  материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр  передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации.

Накладные на внутреннее перемещение  материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделений  организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй — основанием для их оприходования.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным  за пределами ее территории, или  сторонним организациям применяется  накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном  порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием  их наименования и количества.

При перевозке грузов автотранспортом  оформляется товарно-транспортная накладная.

Списанные материалы, использование  которых возможно в хозяйственных  целях (материалы с пониженными  качественными характеристиками), или  подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной  на внутреннее перемещение материальных ценностей. Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных  документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Все первичные учетные  документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться  в бухгалтерскую службу в установленные  организацией сроки.

Полученные со складов  первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

После проверки первичные  документы таксируются, т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем  умножения количества материалов на учетную цену.

В настоящее время применяются  различные варианты учета материалов в бухгалтерской службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования  оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется  в разрезе каждого склада, подразделения  по местам хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого  наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и  синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются  два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:

1) в бухгалтерской службе  ведутся карточки количественно-суммового  учета материалов, которые открываются  на каждое наименование (номенклатурный  номер) материалов. В карточках  бухгалтер отражает движение  материалов (приход, расход) на основании  первичных учетных документов (приходных,  расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу  складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской  службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской  службе ведется количественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях — только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и  остатки на начало следующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

В оборотных ведомостях указываются:

• номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
• наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);
• единица измерения;
• цена;
• остаток на начало месяца — количество и сумма;
• приход за месяц — количество и сумма;
• расход за месяц — количество и сумма;
• остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости  выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий  итог по складу.

На основе указанных оборотных  ведомостей составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся  итоги оборотных ведомостей складов  и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается  движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов.

Сводные оборотные ведомости  сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся  в бухгалтерской службе, с данными  в карточках складов и подразделений;

2) карточки аналитического  учета бухгалтерской службой  не ведутся. Все приходные и  расходные документы группируются  по номенклатурным номерам, по  ним подсчитываются итоговые  данные за месяц по приходу  и отдельно по расходу, которые  записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и  сводные оборотные ведомости  составляются так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных  ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов  и подразделений.

При использовании второго  варианта работа по учету материалов является менее трудоемкой, так как  в данном случае не требуется ведение  карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомостей все равно требует больших  затрат времени и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование  сальдового метода.

Сальдовый метод учета  материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные  лица складов (подразделений) ведут  количественный учет материалов в карточках  или книгах складского учета, а в  некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский  учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные  учетные документы от материально  ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета, подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках.

Одновременно проверяется  правильность выведения остатков.

Количественные остатки  материалов на 1 -е число каждого  месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому  номенклатурному номеру переносятся  в сальдовую ведомость или  сальдовую книгу сотрудником  бухгалтерской службы или заведующим складом.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, определяемом как условиями  производственного потребления  материалов, так и требованиями организации  складского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах ведется непосредственно  материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

Прием, хранение, отпуск и  учет материалов по каждому складу возлагаются на соответствующих  должностных лиц (заведующего складом, кладовщика и др.), которые несут  ответственность за правильный отпуск, учет и сохранность вверенных  им материалов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С данными  должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Учет материалов, находящихся  на хранении в складах, ведется на карточках складского учета.

На складах ведется  количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета  регистрируются бухгалтерской службой  организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке  — на соответствующем машинном носителе.

При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника  бухгалтерской службы.

Карточки выдаются заведующему  складом под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации  и подразделений, проставляются  на карточках складского учета организации. В случаях изменения учетных  цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая  цена и с какого времени она  действует.

Если в бухгалтерской  службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются  по форме оборотной ведомости, с  указанием по каждой операции по приходу  и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется непосредственно  материально ответственным лицом.

В карточках указываются  дата совершения операции, наименование и номер документа и краткое  содержание операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном  документе, записывается отдельно. При  совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в  содержании такой записи перечисляют  номера всех таких документов или  составляется их реестр.

Записи в карточках  складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно  выводятся остатки (при наличии  операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета  данных об отпуске материалов может  производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках  выводятся итоги оборотов по приходу, расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией учета материалов сальдовым методом  работник бухгалтерской службы сверяет  все записи в карточках складского учета с первичными документами  и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные  учетные документы.

Прием-сдача первичных  учетных документов оформляется  составлением реестра, в котором  работник бухгалтерии расписывается  в получении документов.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается  ведение книг складского учета.

В книгах складского учета  на каждый номенклатурный номер открывается  лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое  количество листов. Книги складского учета должны быть пронумерованы  и прошнурованы, количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных  складах (кладовых) организации вместо карточек (книг) складского учета вести  месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные, которые имеются  в карточках складского учета, остаток  материалов на начало месяца, приход и  расход за месяц и остаток на конец  месяца.

В месячных материальных отчетах  обычно отражают материалы, по которым  имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).