Учет материалов

    Для хранения материальных ценностей в  организациях существует складское  хозяйство. В зависимости от видов  ценностей, для хранения которых  предназначены склады, последние  подразделяются на специализированные и общие.

    На  общих складах находятся материальные ценности, для хранения которых не требуется создания особых условий. Специализированные склады должны быть приспособлены для хранения конкретных видов ценностей.

    Все складские помещения должны быть оборудованы противопожарными щитами и иметь достаточное весоизмерительное хозяйство.

    Материальные  ценности передаются на ответственное  хранение материально ответственным  лицам, с которыми заключается договор  о полной материальной ответственности.

    Материально ответственное лицо организует складской учет на складе (в кладовой и других местах хранения) и ведет его ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии в карточках складского учета (ф.№ М-17) по каждому сорту, виду и размеру.

    Карточки  учета материалов бухгалтерия выдает материально ответственным лицам под расписку в регистрационном журнале-реестре. Получив их, материально ответственное лицо заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ячейка и т.д.), в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения.

    Существует  два варианта дальнейшей организации  учета материально ответственными лицами. При первом варианте в конце  каждого месяца на основании первичных  документов и записей в карточках  учета материалов материально ответственные лица составляют отчет о движении материальных ценностей. К отчету прилагаются все первичные документы за месяц. На каждую группу материальных ценностей составляют отдельный отчет. При втором варианте материально ответственное лицо сдает бухгалтеру материального отдела первичные документы. При их приеме-сдаче оформляется реестр приемки-сдачи документов, в котором указываются количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.

    Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, проверяет правильность отражения реквизитов документов в карточках учета материалов и подтверждает правильность записей своей подписью. С этого момента карточка становится регистром бухгалтерского учета.

    Материально ответственное лицо ежемесячно переносит  остатки из карточек учета материалов в ведомость учета остатков. Ведомость  может открываться в разрезе  мест хранения или по материально  ответственным лицам. Бухгалтер материального отдела проверяет правильность отражения остатков в количественном выражении и ценит их по учетным ценам.

Глава 2. Организация учета материалов

1. Документальное оформление движения ТМЦ

    Важной  предпосылкой сохранности материальных ценностей и одним из принципов рациональной организации их учета является своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных операций по движению предметов труда.

    Все операции по движению материальных ценностей  осуществляют материально ответственные лица (заведующий складом, кладовщик и др.). Руководитель организации, принимая этих лиц на работу, заключает с ними договор о полной материальной ответственности.

       Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется действующим законодательством.

    Распоряжения  главного бухгалтера в части документального  оформления операций по движению материальных ценностей, порядка ведения оперативного учета являются обязательными для  материально ответственных лиц. Освобождение этих лиц от работы руководитель производит только после сплошной инвентаризации и передачи числящихся за ними материальных ценностей другому лицу.

    В зависимости от источников поступления  в учете отражаются следующие  виды хозяйственных операций с материалами:

• принятие к учету материальных ценностей приобретенных за плату у поставщиков;
• принятие к учету материальных ценностей приобретенных подотчетными лицами в порядке закупки мелких партий за наличный расчет;
• принятие к учету материальных ценностей, изготовленных в цехах собственного производства;
• принятие к учету материальных ценностей в качестве вклада в уставный капитал;
• принятие к учету материальных ценностей приобретенных в порядке обмена на другой товар;
• принятие к учету материальных ценностей полученных от ликвидации основных средств;
• принятие к учету излишков, выявленных в результате инвентаризации и др.

    В Федеральном законе "О  бухгалтерском  учете" и в Положении по ведению  бухгалтерского учета и отчетности  в РФ,  раздел  "Документирование  хозяйственных операций"  приведены  основные требования  к порядку оформления первичных  документов и  перенесения из  них достоверной  информации в бухгалтерскую отчетность.

    Для учета движения материалов применяется  типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.

    При определении организацией форм первичной учетной документации, которые ей необходимо применять, следует иметь в виду, что в соответствии с совместным постановлением Госкомстата РФ от 29 мая 1998 г. № 57а и Минфина РФ от 18 июня 1998 г. № 27н "Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации" введение новых форм производится с начала финансового года как элемент учетной политики.

    Начиная с 1 января 1999 года, организации обязаны применять унифицированные формы по бухгалтерскому учету.

    При использовании типовых документов организация имеет право на включение  в них дополнительных реквизитов, учитывающих характер операций, помимо обязательных.

    Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию  материалов, и многострочные –  на несколько номенклатурных позиций  материалов одновременно.

    В условиях ручной обработки рекомендуется  применять однострочные документы (приходные ордера ф. № М-3), при автоматизации – многострочные (приходные ордера ф. № М-4), которые необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

    Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

    В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик  выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах:

    а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера

    б) поставщику - для списания ценностей;

    в) для начисления заработной платы  водителям автотранспорта;

    г) для предъявления в банк на оплату.

    Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

    Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу - для их оприходования.

    Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно - заборные карты, требования, накладные.

    Лимитно - заборная карта (ф. № М-8) выписывается отделом снабжения на одну или  несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному  коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один -цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

    По  лимитно - заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

    Всякий  сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных .

    Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для  учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории.

    При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная (ф. № М-5  и М-6) 

    2.2. Синтетический и аналитический  учет материалов 

    Одним из сложных вопросов в управлении производственными запасами, является получение данных об их движении. Практика бухгалтерского учета выработала различные способы учета материальных ценностей, к ним в первую очередь относится аналитический учет материалов. В своей основе аналитический учет призван обеспечить контроль за движением и сохранностью материалов, как по каждому наименованию, так и по каждому складу и материально ответственному лицу.

    Выделяют  следующие основные методы организационного построения учета материальных запасов, применяющихся в настоящее время на отечественных предприятиях: количественно-суммовой (параллельный), оперативно-бухгалтерский (сальдовый), механизированный карточный и бескарточная система автоматизированного учета материальных ценностей.

    Первый, один из самых ранних методов, это параллельный с помощью группировочных, сортовых и сводных ведомостей, или как его еще называют – бухгалтерский или количественно- сортовой .

    Суть  его состоит в том, что сортовой учет ведется как в бухгалтерии, так и на складе, с той лишь разницей, что в бухгалтерии учет ведется в количественном и стоимостном выражении, а на складе, только в количественном. По окончании месяца по итоговым данным карточек сортового учета, ведущихся в бухгалтерии, составляют сортовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.