Учет наличия и движения денежных средств

    А.М. Рабинович считает, что в условиях дефицита свободных денежных средств  достаточно большое распространение  получают расчеты между предприятиями  с использованием векселей. При этом можно выделить расчеты товарными и финансовыми векселями. Товарными являются векселя, которые выдаются покупателям (заказчикам) поставщикам продукции (работ, услуг) в качестве отсрочки платежа по договору купли-продажи, поставки, возмездного оказания услуг. Финансовые векселя используются организациями для привлечения заемных средств. Такие векселя чаще всего используются банками и инвестиционными институтами [5, с. 39].

    Бухгалтерский учет векселей, выданных непосредственно  покупателям, осуществляется в соответствии с письмом Министерства Финансов России от 31 октября 1994 года №142 (Минфина  РФ с измен. от 16.07.1996 № 62) «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах с организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги».

    Д.В. Васильев отмечает, что в процессе своей деятельности бухгалтера часто  сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке товарно-материальных ценностей за наличные деньги. При  этом возникают вопросы: отнесение  налога на добавленную стоимость  на расчеты с бюджетом; оформления документов, необходимых для осуществления  закупок товаров у частных  предпринимателей, населения и т. д. [12, с. 35].

    В соответствии со ст. 161 Гражданского кодекса  РФ сделки между юридическими лицами и гражданскими совершаются в  простой письменной форме. Приобретение организациями имущества у физических лиц, оформляется договором купли-продажи. Закупленная продукция сдается  на склад организациям по накладной. Расчеты за приобретенное у физического лица имущества наличными денежными средствами производятся из кассы организации по расходным кассовым ордерам.

    В Гражданском кодексе РФ (п. 1 ст. 854) установлено, что списание денежных средств со счета осуществляется банком в соответствии с распоряжением клиента. Без соответствующего указания клиента списать разрешено лишь на основании суда, прямого указания закона, договора клиента с банком (п. 2 ст. 854 Гражданского кодекса РФ). Возможности списания денежных средств без указания клиента может быть предусмотрено договором банка с клиентом, что в частности, предусмотрено в п. 2 ст. 847, наконец, возможность бесспорного списания может быть специально предусмотрена в законодательных актах.

    В.В. Верещага отмечает, что в условиях наступившего экономического кризиса у многих предприятий и организаций произошло значительное увеличение наличного денежного оборота. Несмотря на то, что денежные средства списываются со счетов организаций, до конечного получателя они не доходят или поступают со значительным опозданием. В таких условиях организация вынуждена осуществлять расчеты со своими партнерами наличными денежными средствами [13, с. 37].

    Расчеты наличными денежными средствами строго регламентированы Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года №18 (ред. от 26.02.1996). В соответствии с действующим  законодательством предприятия  имеют право рассчитываться наличными  денежными средствами в установленных  пределах.

    Документами, подтверждающими осуществление  расчетов между юридическими лицами, являются приходные кассовые ордера, чеки контрольно-кассовых машин, квитанции  или иные документы, приравненные к  бланкам строгой отчетности.

    С.П. Фролов в своей работе отмечает, что основным нормативным документом, регламентирующим порядок приема наличных денежных средств от населения, является Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники  при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (принят ГД ФС РФ 25.04.2003).

    В соответствии с этим Законом денежные расчеты с население при осуществлении  торговых операций или оказания услуг  на территории России производятся всеми  организациями, предпринимателями  с обязательным применением контрольно-кассовых машин [7, с. 50].

    Установленные бланки строгой отчетности при осуществлении  денежных расчетов с населением приравнены к кассовым чекам. Поэтому невыдача бланка покупателю или выдача с указанием  суммы менее уплаченной, наказывается также, как и невыдача чека, а именно штрафом в размере десяти минимальных  размеров оплаты труда, но не менее двадцати процентов от стоимости покупки (услуги).

    В случае продажи товаров за наличный расчет в режиме оптовой торговли, предприятие – продавец для правильного  оформления сделки обязано выдать квитанцию  к приходному кассовому ордеру и  накладную. Кроме того, должна быть выдана счет-фактура не позднее 5 дней с даты, указанной в накладной  или приходном кассовом ордере (в  случае уплаты). Указанные документы  представитель предприятия –  покупателя обязан приложить к авансовому отчету [2, с. 152].

    А.Н.Симонова, И.В. Фролова анализируя финансово-хозяйственную деятельность организаций, считают, что любое предприятие покупает материалы, топливо, запчасти, однако оно не всегда располагает необходимой суммой для полной их оплаты. И тогда в договоре купли-продажи может быть предусмотрена рассрочка или оплата в кредит. Оплата по такому договору, может производиться одним платежом, (кредит) или поэтапно (в рассрочку)[6, с.52].

    Л.Н. Максимова отмечает, что в процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий часто возникает  необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных  работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В  таких случаях работнику обычно по поручению организации выдаются наличные денежные средства под отчет, для выполнения определенных действий, в частности, на административно – хозяйственные, командировочные и другие расходы.

    Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет определяются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 (ред. от 26.02.1996). Нередко  в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия надлежащего  контроля за расчетами с работниками. Такая невнимательность значительно влияет на налогообложение организации. Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить в кассу организации, реализующей продукцию (товары) выполняющие работы, оказывающие услуги [3, с. 36].

    И.А. Садикова, П.А. Мирошникова, утверждают, что если организация продает за наличные деньги товары или собственную продукцию населению, то они обязаны применять контрольно-кассовые машины. Получая деньги, организация должна выбить чек и выдавать его каждому своему покупателю или клиенту [6, с. 50].

    Согласно Федерального закона от 17.07.2009 года №162-ФЗ «О внесении изменений в статью 2 Федерального закона « О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты РФ».

    Освобождаются от применения контрольно-кассовой техники  предприятия и организации, а  также индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками ЕНВД, при условии «по требованию клиента  или покупателя выдать документ подтверждающий прием оплаты товаров или услуг, причем он должен выдаваться в момент оплаты товара (работы, услуги)» [7, с. 46].

    А.А. Барышникова отмечает, что заключение между предпринимателями сделок, связанных с поставкой продукции (выполнением работ, оказанием услуг), дата отгрузки продукции и дата ее оплаты, как правило, не совпадают. Многие предприятия, отгрузив продукцию покупателю, вынуждены в течение длительного времени ждать поступления денег на свой расчетный счет. В настоящее время в связи с признанием банковской системы особенно остро встает проблема платежей между предприятиями. Поэтому в последнее время довольно широкое распространение получила практика заключения договоров на поставку продукции (работ, услуг) на условиях предоплаты.

    При заключении сделок между российскими  компаниями их обязательства друг перед  другом могут быть выражены в иностранной  валюте или условных денежных единицах. Оценка обязательств в условных денежных единицах вызвана стремлением участников сделок, в условиях инфляции и неплатежей, максимально обезопасить себя от убытков [16, с. 30].

    О.В. Ковалева рассказывает, что бухгалтерский  учет денежных средств в кассе предприятия и на счетах в банках должен обеспечивать выполнение следующих задач:

• своевременное формирование полной и достоверной информации о наличии и движении денежных средств на счетах в банках и в кассе предприятия;
• организация своевременного оформления и правильного отражения в учетных регистрах движения денежных средств;
• организация контроля за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием, за соблюдением расчетно-платежной дисциплины [15, с. 84].

    Таким образом, в настоящее время в  экономической литературе широко обсуждается вопрос совершенствования учета наличия и движения денежных средств. 

2.   Основы учета денежных средств в организациях

    Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов, на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

    Свободные денежные средства организации обязаны  хранить в учреждениях банков. Предприятия производят расчеты  по своим обязательствам с другими  организациями в безналичном  порядке через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, установленные Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу [20, с. 148].

    Прием наличных денег предприятиями при  осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением  контрольно-кассовых машин. Наличные деньги, полученные по чеку в банке, расходуются на цели, указанные в чеке [18, с. 19].

    На  кассира возложено ведение кассовых операций и полная материальная ответственность  за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие  денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в Районах Крайнего Севера - в течение 5 дней). Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).Эти формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Министерством Финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999 г. (ред. от 03.05.2000) [11, с. 248].

    Поступление и выдача денег оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах  не только цифрами, но и прописью. Приходные  ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные – руководитель организации  и главный бухгалтер. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

    Заработную  плату, стипендии, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдают из кассы как по кассовым ордерам, так и по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и производит подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы по передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные платежи), регистрируются после их выдачи [7, с. 235].