Введение

 

Расчеты наличными  денежными средствами периодически осуществляются всеми субъектами предпринимательской  деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением  безналичных операций. При этом расчеты  наличными денежными средствами между участниками хозяйственных  договоров применяется достаточно редко, что объясняется существенными  ограничениями, установленными гражданским  и банковским законодательством.

     Однако  весьма часто расчеты наличными  денежными средствами практикуются при приобретении материально производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих  объектов основных средств (как правило оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

     В подотчет выдаются деньги для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Наиболее  распространены расчеты наличными  денежными средствами при оплате командировочных расходов.

     Во  всех случаях расчеты наличным и  денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам. В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются кассовые операции, операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

     Ввиду того, что налоговые и другие контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете  данных операций имеют исключительно  важное значение. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Цель  работы: рассмотреть порядок учета  и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

     Задачи:

• Рассмотреть теоретический аспект учета расчетов с подотчетными лицами;
• Подробно раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами, отправленными в командировку, а так же выявить особенности оформления и отчётности командировок по России и за рубеж;

Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     Предприятие в процессе финансово - хозяйственной  деятельности, могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы  по командировкам для осуществления  оперативной деятельности предприятия.

     Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно - хозяйственные и  командировочные расходы.

     Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

     Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Если  же понадобилось выдать деньги под  отчет сотруднику, которого нет в  списке, то составляется отдельный  приказ, где нужно указать фамилию  и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет и т.д.

     Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет  согласовываются с учреждением  банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные  нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции, представительские расходы.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой  целью, а также какая сумма  командировочных ему положена.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

 

1.1 Приобретение  подотчетными лицами  товарно-материальных  ценностей, продукции

 

     Выдача  наличных денег производится при  условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

     Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

     Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными  документами.

     Выдача  наличных денежных средств на хозяйственные  нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

     Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере  не более 20 - кратного минимального размера оплаты труда.

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, ГСМ, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

     При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или  накладную).

     При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе  за проживание в гостиницах) наличными  денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать  у продавца) три документа:

     квитанцию к приходному ордеру;

     накладную (или акт выполненных работ, оказанных  услуг);

     счет-фактуру.

     Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира  организации-продавца (исполнителя).

     Накладная (акт выполненных работ, оказанных  услуг) должна содержать следующие  реквизиты:

     наименование  документа;

     дату  составления документа;

     наименование  организации, от имени которой составлен  документ;

     содержание  хозяйственной операции;

     название  и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

     должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии  и инициалов;

     штамп (печать) продавца (исполнителя или  организации).

     Счет-фактура  должна отвечать требованиям положений  ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства  Российской Федерации от 2 декабря  2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

     Иные  документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи  и т.п.) оформляются дополнительно  к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

     При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие  документы:

     кассовый  чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

     товарный  чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

     Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для  представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию  по форме, приведенной в Приказе  № БГ-3-08/379 [10]. Без получения таких  сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации  запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой  кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер  и дата выдачи чека; стоимость ГСМ  с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках  указывается еще марка горюче-смазочных  материалов, оплаченное количество ГСМ  и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные  сотрудником на свой риск без учета  установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу  организации).

1.2 Представительские  расходы