Организации смогут уменьшить налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход. При наличии  приказа о командировке работника  в тот город, в котором арендована квартира, проездных документов, отметок  в командировочном удостоверении  о прибытии и убытии работника, проблем  со списанием арендной платы не будет [3, с.351].

     При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы  по найму помещения, работодатель может  принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника.

     В случае, если гостиница не выдает ни счета по форме № 3-Г, ни чека, а  выписывает, к примеру, приходный  кассовый ордер, такие затраты все  равно можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами  должны быть подтверждены командировочные  расходы, следовательно, он может служить  подтверждением расходов по найму жилья.

     Все иные командировочные расходы, произведенные  работником, возмещаются работодателем  только с его разрешения или ведома [2, с.81].

     К таким расходам при командировках  можно отнести:

     расходы по оплате услуг связи;

     расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

     расходы на получение визы;

     расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

     расходы на оплату медицинской страховки,

     другие  расходы.

     Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении  из командировки, работник может приложить  счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный  работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке  работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых  указаны соответствующие телефонные номера). Организации могут предусмотреть  в своих локальных актах (например, приказом) порядок их возмещения.

2.3 Отчет работника о командировке

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     К авансовому отчету необходимо приложить  оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут  быть:

     проездные билеты;

     счета за проживание;

     командировочное удостоверение по форме Т-10, кроме  заграничных командировок в дальнее  зарубежье;

     служебное задание с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26).

     копию загранпаспорта при командировке за пределы РФ;

     прочие  документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

     Если  подтверждающие документы к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод  документов возможен сотрудником или  профессиональным переводчиком. Фирма  самостоятельно может выбрать человека, который выполнит эту работу и  соответствующие расходы можно  включить в налоговые расходы.

     Подотчетное лицо должно систематизировать первичные  документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих  услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы  нужно сформировать в хронологическом  порядке, пронумеровать их. Документы  небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

     В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг, погашение  задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

     Для утверждения и списания израсходованных  подотчетных сумм применяется авансовый  отчет по унифицированной форме  № АО-1.

     Бухгалтер для осуществления контроля указывает  на титульной части бланка авансового отчета:

     наименование  организации;

     структурное подразделение, в котором работает п/лицо;

     фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

     его должность;

     назначение  аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

     информацию  о выдаче денег (указывает № и  дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка  или перерасхода по предыдущему  авансу.

     На  титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская  запись", в которую бухгалтер  переносит суммы к учету с  оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции  счетов.

     Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет  принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются  фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Как  правило, передача отчета на утверждение  осуществляется в день получения  отчета от подотчетного лица. Ознакомившись  с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение  об утверждении величины произведенных  расходов.

     Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу  ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

     Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения  отчета.

     Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные  доходы или  Внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

     Проверенный авансовый отчет подписывается  директором учреждения, для чего в  верхней части лицевой стороны  бланка авансового отчета предусмотрена  соответствующая строка. После утверждения  документ принимается к учету  для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного  аванса приходуется в кассу, перерасходованная  сумма выдается подотчетному лицу в  установленном порядке.

     Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой [2, с.71].

     Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий  размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных  федеральным законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся работнику [2, с.72].

     Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания  и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании  из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения  аванса, погашения задолженности [2, с.71].

     Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном  случае удержания возможны только в  судебном порядке.

     Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности).

     При определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

     В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы. 
 
 

Заключение

 

     Особое  внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при  этом учтены последние нормативные  акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские  и прочие расходы, оформить бухгалтерские  документы.

     В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

     Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при  оформлении расчетов с подотчетными лицами.

     Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных  ситуаций, связанных с расчетом с  подотчетными лицами.

     Была  рассмотрена организация учета  расчетов с подотчетными лицами, а  также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

     Эти расчеты позволяют увеличить  оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет  специальных хранилищ для длительного  хранения продукции (запасы сырья и  материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное  производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

     При возникновении производственной необходимости  в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления  таких целей (тем более при  срочной командировке), гостиницы  не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

     Так же были освещены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм;

     выдача  и возврат подотчетных сумм;  право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в служебные  зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские  цели;

     документальное  оформление соответствующих операций;

     отражение расчетов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете;

     выявили особенности исчисления налога на доходы физических лиц при оплате командировочных  расходов

     Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.