Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной  границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт  является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после  возвращения из командировки приложить  к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах  пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник Таможенного союза, пересечение  границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение  необходимо оформлять, так как оно  будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той  или иной местности с посещением организации, в которую он был  командирован.

Расходы, возмещаемые  при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и при командировках  по России.

Также в настоящее  время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина  России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в  краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной  границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения границы при въезде в РФ – по правилам, установленным для командировок на территории РФ.

При направлении  работника в командировку в две  или более страны со дня выбытия  из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются  в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50 процентов от нормы.

В тех случаях, когда работники, направленные в  краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает  указанным лицам иностранную  валюту на личные расходы, но предоставляет  им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина  – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке  выплаты суточных при краткосрочных  командировках на территории иностранных  государств»).

При направлении  за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и  других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 15 процентов нормы при  условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или  принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы  от принимающей стороны.

В случае пребывания работника в краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата  суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для  работников загранучреждений РФ при  командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).

При направлении  работника в служебную командировку работодатель может в приказе  на командирование определить, каким  видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально  подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право  въезда, прохода, транзита и иные аналогичные  платежи и сборы.

       Расходы по проезду работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

2.1 Документальное оформление  и сроки служебных  командировок

 

     Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:

     служебное задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а);

     приказ (распоряжения) о направлении работника  в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

     командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. В связи с этим организация  может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в  служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

     Прежде  чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник  заполняет форму № Т-10а "Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении". В этом документе  указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании  служебного задания выписывается командировочное  удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое  время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5]. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют  оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен  грамотно, с соблюдением установленных  норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать  с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и  печати, иначе командировочное удостоверение  может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или  иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

     После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию  за командировочными. Организация обязана  ему оплатить :

     стоимость проезда;

     расходы по найму жилья;

     суточные;

     При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность  ежедневно возвращаться к месту  своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются [5].

     иные  затраты, на которые дал разрешение работодатель.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

     Передача  выданных под отчет наличных денег  одним лицом другому запрещается [11].

     Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован.

     При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

     Cрок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения [6]. Таким образом, не существует никаких ограничений на срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

     В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место  постоянной работы.

     Вопрос  о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Фактическое  время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и  учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется  в специальных журналах по установленным  формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное  за ведение журналов регистрации  работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

2.2 Документальное оформление и учет командировочных расходов

 

     Командированному  работнику возмещаются расходы  по проезду к месту служебной  командировки и обратно к месту  постоянной работы (включая страховой  взнос на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями) - в  размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

     железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого  фирменного поезда,

     водным  транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий  и линий с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте II категории  речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

     воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при  условии, что возмещаются такие  расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации  при представлении проездных  документов [5];

     автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

     При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы в размере  минимальной стоимости проезда:

     железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда, водным транспортом - в каюте X группы морского судна  регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения,

     автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

     При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация  может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться. При  отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта [5].

-Железнодорожный билет

При оплате проезда  по железной дороге используются специальные  бланки строгой отчетности для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ:

     проездной документ АСУ "Экспресс";

     багажная  квитанция формы № ЛУ-12бр;