Учет расчета с покупателями и заказчиками

Порядок расчетов с использованием аккредитива состоит в следующем.

- Заключение договора о расчетах с использованием аккредитива с предварительным депонированием средств в банке на отдельном счете.

- Передача в банк заявления на открытие аккредитива.

- Перевод средств в банк поставщика и зачисление их на счет «аккредитива».

- Сообщение поставщику об открытии аккредитива.

- Поставка товара или оказание услуг.

- Направление в банк поставщика расчетных документов, подтверждающих отгрузку товара (оказание услуг), списание средства со счета «аккредитивы» и зачисление их на счет поставщика.

- Направление в банк покупателя сообщения об использовании аккредитива и сообщение об этом покупателю [11; c. 203].

Положительной стороной аккредитивной формы расчетов по сравнению с другими формами является оплата продукции после ее отгрузки и гарантия платежа. Вместе с тем средства покупателя отвлекаются из хозяйственного оборота на срок действия аккредитива, замедляется товарооборот.

При расчетах по инкассо банк (банк эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить действие (за счет клиента) по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа. Банк-эмитент имеет право привлекать для выполнения поручений клиента иной банк. Процедура расчетов по инкассо состоит из следующих этапов.

- Заключение договора о купле-продаже товаров, в котором предусматриваются расчеты по инкассо.

- Поставщик производит отгрузку товаров в сроки, установленные договором.

- Отгрузив продукцию и оформив все необходимые по условиям договора документы, поставщик представляет их в обслуживающий его банк.

- Банк поставщика пересылает полученные документы в исполняющий банк (банк покупателя).

- Банк покупателя передает полученные документы покупателю против оплаты платежного требования-поручения.

- Денежные средства, полученные от покупателя, переводятся в банк поставщика.

- Банк поставщик зачисляет полученные суммы на расчетный счет поставщика [13; c. 127].

Возможность осуществления расчетов по инкассо должна быть предусмотрена в договоре с банком на расчетно-кассовое обслуживание, иначе банк не обязан принимать к исполнению поступившие  платежные документы. Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Чек – это ценная бумага, содержащая ничем не обособленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Оплата должна быть произведена конкретным банком с конкретного счета чекодателя. В итоге чекодержатель может не получить причитающуюся ему денежную сумму, если на конкретном счете не окажется необходимого количества средств, в то время как на других счетах чекодателя может быть средств достаточно. Для обеспечения платежей по выданным чекам чекодатель может депонировать на отдельный счет в обслуживающем банке необходимую сумму. Платеж по чеку может быть гарантирован частично или полностью посредством аваля (гарантии). Гарантом платежа по чеку может быть любое лицо, исключая плательщика. На лицевой стороне чека или на дополнительном листе делается надпись «Считать на аваль» и указывается, кем и за кого он дан. На практике бывают случаи отказа от оплаты чека. В этом случае чекодержатель может предъявить иск к одному, нескольким или ко всем отвечающим по чеку лицам (чекодателю, индоссантам, авалистам), которые несут солидарную ответственность перед чекодержателем. Иск к этим лицам может быть предъявлен в течение шести месяцев со дня окончания срока предъявления чека к платежу.

Вексельная форма расчетов представляет собой расчеты между поставщиком и плательщиком за товары или услуги с отсрочкой платежа (коммерческий кредит) на основе специального документа-векселя.

Простой вексель (соло-вексель) представляет собой письменный документ, содержащий простое и ничем не обусловленное обязательство векселедателя (должника) уплатить определенную сумму денег в определенный срок и в определенном месте получателю средств или его приказу. Простой вексель выписывает сам плательщик, и по существу он является его долговой распиской.

Переводной вексель (тратта) — это письменный документ, содержащий безусловный приказ векселедателя (кредитора) плательщику об уплате указанной в векселе денежной суммы третьему лицу или его приказу. В отличие от простого в переводном векселе участвуют не два, а как минимум три лица: векселедатель (трассант), выдающий вексель; плательщик (трассат), к которому обращен приказ произвести платеж по векселю; векселедержатель (ремитент) — получатель платежа по векселю. Переводный вексель обязательно должен быть акцептован плательщиком (трассатом), и только после этого он приобретает силу исполнительного документа. Акцептант переводного векселя, так же как векселедатель простого векселя, является главным вексельным должником, он несет ответственность за оплату векселя в установленный срок. Операции по инкассированию банками векселей выгодны как для клиентов, так и для самого банка. Так, клиент освобождается от необходимости следить за сроками предъявления векселей к платежу, а сам процесс получения платежа становится для него более быстрым, дешевым, надежным [15; c. 186].

         1.3. Документальное оформление расчетов с покупателями и заказчиками

Расчеты с покупателями и заказчиками оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров (работ, услуг), необходимо наличие счета поставщика на оплату. Реализация товаров оформляется товарной накладной и счетом-фактурой. Оказанные услуги принимаются к учету на основании акта приемки выполненных работ. Если организация производит доставку товара до покупателя, то выписывается товарно-транспортная накладная (форма 1-Т). Также расчеты с покупателями и заказчиками осуществляются на основании договоров поставки, счета покупателя для предоплаты за продукцию, товары, работы, услуги, а также применяются расчеты векселями. В этих документах обязательно выделяется отдельной строкой сумма налога на добавленную стоимость.

Первичными документами по учету расчетов с покупателями и заказчиками являются:

- договор купли – продажи;

- товарно-транспортные накладные, их выписывают при отправке продукции за пределы организации, форма № 1-Т;

- акт приема-сдачи выполненных работ, форма №КС-2;

- счета-фактуры, форма № 91;

- книга покупок;

- книга продаж [11; c. 123].

Договор купли продажи является гражданско-правовым договором, согласно которому один из участников, продавец, принимает на себя обязательства по передаче в собственность второго участника договора, покупателя, определенного товара. При этом покупатель принимает переданный ему товар и оплачивает его стоимость.

Данный тип договора является одним из самых распространенных. Его содержанием считается перемещение товара. Договор купли продажи благодаря своим особенностям, является универсальной формой осуществления товарооборота.

В случае если организация производит доставку товара до покупателя, то выписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т). Ее форма утверждена постановлением Госкомстата России.

Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2.Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортную накладную составляют для каждого покупателя и на каждую поездку автомобиля в 4 экземплярах: первый остается у продавца; второй предназначен для покупателя и служит основанием для оприходования товаров; третий и четвертый передают автотранспортной организации.

Все четыре экземпляра накладной заверяются печатью организации продавца, подписывают работник, отпустивший товары, и представитель автотранспортной организации, принявший груз для перевозки.

Перед отправкой груза продавец должен передать водителю автотранспортной организации второй, третий и четвертый экземпляры. Доставив груз, второй, третий и четвертый экземпляры накладной водитель передает покупателю. Их подписывает работник, принявший товары, и заверяет печатью организации-покупателя. После этого третий и четвертый экземпляры возвращают водителю, а он сдает их в бухгалтерию автотранспортной организации.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:  первый и второй экземпляры передаются организации-владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации-владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

В процессе выполнения каких – либо работ или оказание услуг заказчику предприятие выписывает приемо-сдаточный акт.

Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) – двусторонний документ, отражающий факт оказания услуги (выполнения работы), ее стоимость и сроки данных отношений. Акт о приемке выполненных работ составляют, когда подрядчик выполнил строительно-монтажные работы и заказчик не имеет к ним претензий. Затем данные из этого документа подрядчик переносит в Справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3). А заказчик на основании этой справки расплачивается с ним. Форма справки утверждена постановлением Госкомстата России. Количество экземпляров акта определяется потребностями заказчика, подрядчика и иных заинтересованных лиц. Порядок, сроки приемки объектов и подписания актов выполненных работ устанавливаются в договоре по соглашению сторон, например, ежемесячно, после завершения каждого этапа работ или после завершения всех работ.

Акт подписывают представители подрядчика, ответственного за сдачу объекта, и заказчика, принявшего объект.

Отсутствие акта, который необходим для учета доходов (расходов) организации, может рассматриваться как грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ) и влечет за собой наложение штрафа в размере 5000 руб. (в течение более одного налогового периода – в размере 15 000 руб.).

Счет-фактура представляет собой документ, который подтверждает факт совершения хозяйственной операции (доставка материальных ценностей, оказание услуг, выполнение работ). Счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на то приказом руководителя. При чем сделать это нужно не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг).

Счет выписывают в 2 экземплярах:

- первый экземпляр - покупателю (заказчику) для оплаты;

- второй экземпляр – поставщику.

На основании полученного счета-фактуры покупатель может принять к вычету сумму НДС, уплаченную поставщику товаров (работ, услуг). Для этого должны быть соблюдены следующие условия:

- купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны) и оплачены;

- купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;

- на купленные товарно-материальные ценности (работы, услуги) есть счет-фактура, в котором  выделена сумма НДС.

Счета-фактуры, полученные от поставщиков и выставленные покупателям, хранятся в журнале учета счетов-фактур.

Продавцы учитывают счета-фактуры, выставленные покупате­лям в хронологическом порядке, а покупатели - номера их по­ступления от продавцов. У предприятий-импортеров в журнале учета полученных счетов-фактур должны храниться грузовые таможенные декларации (ГТД) или их заверенные копии, а также платежные документы, которые подтверждают фактическую уп­лату НДС таможенному органу.

На основании счет - фактуры составляется платежное поручение. В случаях, когда счет - фактуры в наличии нет, платежное поручение выписывают на основании счета.     Платежное поручение выписывается одновременно в нескольких экземплярах, которые должны быть идентичны. Количество экземпляров, которые необходимо представить в банк, зависит от того, каким образом осуществляется платеж,  как правило, представляются 4 экземпляра (по одному экземпляру для плательщика, банка плательщика, покупателя, банка покупателя). Не какие исправления при заполнении платежного поручения не допускаются.