Учет расчета с покупателями и заказчиками

Перед выпиской платежное поручение регистрируется в журнале регистраций платежных поручений. При этом ему присваивается порядковый номер, который указывается в соответствующем поле платежного поручения.

В платежном поручении указывается ИНН; наименование и номер счета в кредитной организации, банковский идентификационный код и др. реквизиты. Первый экземпляр платежного поручения подписывают гл. бухгалтер и руководитель организации. Все экземпляры заполненного и подписанного платежного поручения представляются в обслуживающий вас банк.

Последний экземпляр платежного поручения банк должен возвратить клиенту с отметкой «принято к исполнению» и указанием даты принятия поручения. При этом на данном экземпляре ставится штамп банка и подпись операционного работника, принявшего поручение к исполнению.

Отгрузка продукции происходит согласно заключенному договору купли – продажи между предприятием и покупателем (заказчиком). В этом договоре должно отражаться наименование, количество, ассортимент, качество, стоимость, а также информация о последствиях за нарушение условий договора.

В случае, когда покупатель самостоятельно осуществляет вывоз купленной продукции со склада предприятия, ему выписывают накладную и доверенность.

Налоговый кодекс обязывает компании вести Книги покупок и Книги продаж (п. 3 ст. 169 НК).

Книга покупок предназначена для регистрации документов (счетов-фактур), подтверждающих оплату налога на добавленную стоимость при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном Налоговым Кодексом. Книга покупок оформляется на основании счетов-фактур, предъявленных поставщиками и подрядчиками налогоплательщику, а также иных документов, предъявленных налогоплательщику. Счета-фактуры (и другие документы, на основании которых делается запись в книге покупок), не соответствующие установленным нормам их заполнения, а также имеющие подчистки и помарки в книге покупок не регистрируются.

Исправления, внесенные  в счета-фактуры должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Счета фактуры, заполненные частично на компьютере и частично от руки, соответствующие всем остальным нормам заполнения могут регистрироваться в книге покупок.

Первичные документы, являющиеся основанием для принятия к учету соответствующих товаров (работ, услуг) и имущественных прав - также должны быть заполнены в соответствии с установленными нормами, что является одним из обязательных условий принятия к вычету сумм НДС. На основании книги покупок предприятия составляют месячную отчетность.

Книга продаж предназначена для регистрации документов, составленных продавцами при совершении операций как подлежащих, так и не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в целях определения суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Другие документы, на основании которых делаются записи в книгу продаж, как то:

- при реализации товаров (работ, услуг) населению с применением ККТ - показания контрольных лент ККТ;

- при выполнении работ и оказании платных услуг населению без применения ККТ - документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке, либо их описи с суммарными данными, составленные по итогам продаж за календарный месяц.

Книга продаж может вестись вручную, но в большинстве случаев заполняется в электронном виде, а по окончании налогового периода, который составляет один квартал, распечатывается. В этом случае книга продаж фактически представляет собой таблицу на одном или нескольких листах бумаги формата А4, прошнурованных, пронумерованных и скрепленных подписью руководителя и печатью организации.

Контроль за правильностью ведения книги покупок и продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. В процессе заполнения как книги покупок, так и книги продаж необходимо соблюдать определенные правила:

1.                 отражать все выданные и полученные счета-фактуры в хронологическом порядке;

2.                 достоверно показывать суммы, включая суммы налога на добавленную стоимость и других налогов.

Глава 2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками

2.1. Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками

Предприятие в процессе хозяйственной деятельности выступает не только в качестве покупателя товарно-материальных ценностей, но и в качестве продавца производимой продукции или оказываемых услуг. В этом случае возникают расчеты с покупателями (заказчиками). Возможны два основных варианта расчетов:

1) оплата за реально выполненные работы и поставленные товары;

2) авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки и еще невыполненные работы [9; c. 159].

Соответственно, оправдательными документами для первого вида платежей являются счета, товарные накладные, акты выполненных работ либо оказанных услуг, акты о приемке выполненных работ и др. Оправдательными документами для выплаты авансов служат договора.

При продаже товаров покупателю выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Кроме того, счет-фактура составляется поставщиком также по фактам поступления любых денежных средств, связанных с расчетами по оплате товаров, выполненных работ, оказанных услуг, а также денежных средств, поступивших в качестве предоплаты. Данный счет-фактура регистрируется в книге продаж, но не предъявляется покупателям для регистрации в книге покупок.

Счета-фактуры, составленные по фактам полученной предоплаты, являются основанием для начисления налога на добавленную стоимость.

Для отражения информации о расчетах с покупателями и заказчикам используется активный счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты следующие субсчета:

- 1 «Расчеты в порядке инкассо»;

- 2 «Расчеты плановыми платежами»;

- 3 «Векселя полученные»;

- 4 «Расчеты по авансам полученным» [9; c. 161].

На субсчете 62.1 отражают расчеты по сданным в кредитную организацию документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги. При этом поставщики и подрядчики чаще всего оформляют платежные требования, которые передаются в обслуживающий банк. Последний обязан востребовать платеж с покупателя или заказчика.

Технология расчета зависит от условий, предусмотренных в договоре: без акцепта (согласия) плательщика либо с предварительным его акцептом.

Безакцептное списание денежных средств со счетов плательщика может применяться на основании законодательства в случаях, предусмотренных договором, и при определенных банком условиях. В платежном требовании на безакцептное списание денежных средств получатель средств проставляет слева «Без акцепта» со ссылкой на документ, на основании которого взыскивается платеж.

При расчетах за продукцию (товары, услуги) с предварительным акцептом покупателю (плательщику) предоставляется право в течение срока, который определяется договором (он должен быть не менее пяти рабочих дней), оформить полный или частичный отказ от акцепта платежных требований, т.е. от их оплаты. Ответственность за необоснованный отказ несет плательщик. Если в установленный срок плательщик не сделал заявления об отказе от акцепта, то платежные требования считаются акцептованными. На следующий рабочий день платежное требование оплачивается банком при наличии на счетах денежных средств. При их отсутствии или недостаточности платежное требование помещают в картотеку «Платежные документы, не оплаченные в срок». Наличие такой картотеки свидетельствует о неудовлетворительной на определенную дату платежеспособности плательщика.

Субсчет 62.2 предназначен для учета расчетов при наличии длительных и постоянных договорных связей между партнерами, когда платеж по отдельному документу не означает завершения сделки. Он применяется при расчетах за хлебобулочные и молочные изделия и т.п.

Субсчет 62.3 используют для учета задолженности по расчетам с покупателями (заказчиками), обеспеченной полученными векселями.

Субсчет 62.4 (пассивный) необходим в тех случаях, когда поставщик (подрядчик) зачисляет на банковские счета денежные суммы, поступившие в порядке предварительной оплаты предстоящей отгрузки (отпуска) товарно-материальных ценностей или выполнения капитальных работ.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок документам;

- полученным авансам;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные средства не поступили в срок [10; c. 186].

Пример 1(вексель). Поставщик отгрузил покупателю товар (материалы) на сумму 118руб., в том числе НДС – 18 руб. Покупная стоимость проданного товара – 80 руб. Покупатель в обеспечение задолженности выдаёт продавцу собственный вексель номиналом 130 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит счета 90 «Продажи» субсчет 90-1 «Выручка» - 118 руб. – отражена выручка от реализации товаров и признана дебиторская задолженность покупателя в оценке, указанной в договоре;

Дебет счета 90 «Продажи» субсчет 90-3 «Налог на добавленную стоимость»

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - отражен НДС с выручки от реализации товара;

Дебет счета 90 «Продажи» субсчет 90-2 «Себестоимость продаж»

Кредит счета 41 «Товары» - 80 руб. – признана себестоимость проданного товара;

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 62.5 «Векселя полученные»

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - 130 руб. – получен вексель в обеспечение задолженности за проданный товар;

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-1 «Прочие доходы» - 12 руб. – отражена разность между суммой, указанной в векселе, и суммой задолженности за проданный товар.

2.2. Учет расчетов с покупателями и заказчиками

В бухгалтерском учете необходимо иметь информацию о расчетах с покупателями и заказчиками, которым была отгружена продукция, для которых выполнены работы или услуги, также были проданы прочие активы.

Основанием для отражения операций расчетов с покупателями в бухгалтерском учете является выписка с банковского счета.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по дебету корреспондирует:

- по продажам товаров, продукции (работ, услуг), являющимся обычными видами и предметами деятельности организации, — с кредитом счета 90 «Продажи» и является в части оценки обязательств в основном производным от оценки показателя выручки от продажи продукции, работ и услуг;

- по продажам отдельных объектов основных средств и иных активов — с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы» [13; c. 139].

По мере отгрузки товаров и продукции, выполнения работ, оказания услуг и предъявления к оплате расчетных документов при определении выручки от продажи по отгрузке их договорная (продажная) стоимость отражается по кредиту счета 90 в корреспонденции с дебетом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно себестоимость продукции, работ, услуг списывается с кредита счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 43 «Готовая продукция», а стоимость товаров — со счета 41 «Товары» или 45 «Товары отгруженные» в дебет счета 90 «Продажи».

При продаже товаров, продукции (работ, услуг) с получением в обеспечение их оплаты векселя с процентом делаются следующие записи: