Учет расчетов с подотчетными лицами

       Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

1.2 Представительские расходы

       Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

        В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным НК РФ.[2]

        Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

         Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

         Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

         Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3)оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

         Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

         На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год. На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

      перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

      порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

      порядок расходования средств на представительские расходы;

      документальное оформление представительских расходов;

      порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

      нормирование отдельных видов представительских расходов.

          На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

      распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

      распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

      программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

           На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

           Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.

           Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Глава 2.Организационно-экономическаяхарактеристика предприятия

          Полное фирменное наименование Общества – общество с ограниченной ответственностью «Мужичья Павловка».

           Организационно-производственная структура хозяйства построена по цеховому принципу.

    ООО «Мужичья Павловка» является дочерним предприятием ООО «Оренбурггазпром».

     В соответствии с решением Общего собрания участников ООО «Мужичья Павловка» учреждено в соответствии с законодательством РФ в результате реорганизации ООО «Промысловое» и ООО «Чернореченское» к ООО «Мужичья Павловка» (зарегистрировано администрацией Оренбургского района Оренбургской области 21.04.1999 г., регистрационный номер № 455-р, местонахождение: Оренбургский район, с. Подгородняя Покровка).

     Общество является коммерческой организацией, главной целью деятельности которой является производство, переработка и реализация сельскохозяйственной продукции.

      Основное производство ООО «Мужичья Павловка»:

- растениеводство, в том числе выращивание овощей в закрытом грунте, производство зерновых и кормовых культур;

- животноводство, в том числе производство мяса КРС, свиней, молока;

- промышленное производство, в том числе переработка молока.

Для обеспечения деятельности Общества за счет вкладов участников сформирован уставный капитал в размере 163 128 279 рублей. В соответствии со ст. 20 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», согласно протокола общего собрания участников ООО «Мужичья Павловка» от 22.04.2005 г. №1/2005, уставный капитал уменьшен до суммы чистых активов на сумму 42 396 000 рублей, за счет пропорционального уменьшения номинальной стоимости долей участников. На 01.01.2009 г. уставный капитал Общества составляет 100 260 000 рублей размеры и номинальная стоимость долей участников составляет:

ООО «Оренбурггазпром» имеет долю в размере 99,996 % номинальной стоимостью 100 255 990 руб.;

ООО «Озон» имеет долю в размере 0,004 % номинальной стоимостью 4 010 руб.

Ответственные за производственно-финансовую деятельность ООО «Мужичья Павловка»:

      директор – Жильников Александр Максимович;

      главный бухгалтер – Донскова Татьяна Витальевна.

Проведем с помощью таблиц пересчет и анализ основных показателей хозяйственно-финансовой деятельности общества для формирования в дальнейшем выводов по динамике развития организации за 2007-2009 гг. Данные пересчета и анализа представлены в таблицах.

Таблица 1.1. - Состав и структура товарной продукции в ООО «Мужичья Павловка».

Продолжение таблицы 1.1