Учет расчетов с подотчетными лицами

Федеральное агентство по образованию РФ 
 

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ДИЗАЙНА И ТЕХНОЛОГИИ 
 
 
 
 
 

Кафедра: «Аудит и Контроллинг» 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Бухгалтерский финансовый учет»

на  тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: Валеева В.Р.

Проверил: Агафонова Т.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2010

Содержание 

       Введение………………………………………………………………………..3 

1. Учет  расчетов с подотчетными лицами  и работниками по прочим операциям………………………………………………………………………4

1.1. Перечень подотчетных лиц……………………………………………….6

            1.2. Материальная ответственность подотчетных лиц………………………8

1.3. Аналитический и синтетический учет расчетов

с подотчетными лицами………………………………………………………11

            2. Расчеты с командированными работниками……………………………..14

            2.1. Особенности учета подотчетных сумм при командировке

            работников за границу………………………………………………………...15

            2.2. Сроки служебных командировок………………………………………...17

           2.3. Оплата расходов на командировки и случаи невозвращения подотчетными лицами денежных средств………………………………………...18

Заключение…………………………………………………………………….22

Список  используемой литературы…………………………………………...24

            Приложение…………………………………………………………………....25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Подотчетные лица - работники предприятия, которые получили в кассе деньги авансом и обязаны за них отчитаться. Выдача наличности под отчет проводится из кассы предприятия при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае предоставления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных денежных средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.  

    Целью данной курсовой работы является изучение порядка учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

    Задачами  работы являются раскрытие роли бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, изучение нормативного регулирования выдачи денег подотчет, организации учета расчетов с подотчетными лицами, порядка выдачи денег под отчет и отчетности подотчетных лиц.

    Актуальность  выбранной темы заключается в  важности организации контроля расчетов с подотчетными лицами, т.к. эти расчеты имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

и работниками по прочим операциям 

    В процессе любой предпринимательской  деятельности организации используют живой труд. А оплату труда можно  рассматривать, с одной стороны, как часть расходов хозяйствующего субъекта, а с другой — это заработок каждого работника, т.е. источник удовлетворения его материальных потребностей.

    В организации ведется учет расчетов с персоналом и по таким видам  расчетных операций, как расчеты за товары, проданные в кредит, по предоставленным им займам, по возмещению материального ущерба и др. Отражаются такие расчетные отношения на отдельном синтетическом счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут открываться отдельные субсчета по видам расчетов. По дебету этого счета отражают задолженность работников за проданные им товары или выданные ссуды, а по кредиту — списание этой задолженности. Аналитический учет ведут по работникам организации.

    Например, на субсчете «Расчеты по предоставленным займам», открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», отражаются расчеты по выданным сотрудникам займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и пр.). Сумму предоставленного займа отражают: Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам» К-т 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».

    При погашении займа (частичном или  полном) делаются обратные корреспонденции  счетов.

       Но при решении работника и по его письменному заявлению можно погашать задолженность по займу частями путем удержания из его заработной платы. Такая операция отражается на счетах следующим образом: Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,  К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

    4

    В практике хозяйственной деятельности организаций  часто возникают расходы, производимые через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет. Расчеты через подотчетных лиц производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы нецелесообразна или невозможна. Подотчетные лица — это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д.  

    Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: 

    1. Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы. 

    2. Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат. 

    3. Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5

1.1. Перечень подотчетных лиц

 

     Документами системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета не определен  перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

     При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

     В соответствии с вышеуказанными перечнями  договоры о полной материальной ответственности  могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно:

     – с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей;

     – с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций;

     – с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством.

     Кроме того, при формировании перечня подотчетных  лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями  могут   заключаться   договоры   о   полной   материальной  

     6

ответственности. В частности, к таким видам  работ могут быть отнесены операции:

     – по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

     – по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

     – по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов;

     – по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации).

     Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств  и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

     Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни  работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

     Если  в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с  ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц. 
 
 
 
 
 
 

7

1.2. Материальная ответственность подотчетных лиц

 

     С подотчетными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания нанесенного ущерба с подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

     Судебная  практика по делам, посвященным материальной ответственности, обобщена в постановлении  Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю».

     В части, относящейся к отношениям, возникающим по суммам материального  ущерба, нанесенного подотчетными лицами, заслуживают следующие разъяснения.

     Судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем  годичного срока, исчисляемого со дня  обнаружения причиненного ущерба (часть  вторая ст. 392 ТК РФ). Если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления (часть третья ст. 392 ТК РФ). К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствующие подаче искового заявления.

     Работник  не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального  хозяйственного риска, крайней необходимости   или необходимой обороны   либо неисполнения