Учет расчетов с подотчетными лицами

    Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения указанных операций, считаются выданные юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством. 

    При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

    Порядок возмещения работникам сумм по незавершенным расчетам при командировках за границу   определяется постановлением   Минтруда  РФ  по

согласованию  с Минфином РФ и Центральным банком Российской Федерации «О порядке  расчетов в иностранной валюте с  работниками, выезжающими за границу» от 20.08.92 г. № 12.

    Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет. 

    16

    2.2. Сроки служебных командировок 

    Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных   случаях   не более   чем на 5 дней с письменного разрешения

руководителя  органа управления, в который командированы работники.

    Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.  

    В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и  учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих  в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в

командировочных удостоверениях. 

    Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до

    17

24 часов  включительно днем отъезда в  командировку считаются текущие  сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2.3. Оплата расходов на командировки и случаи невозвращения подотчетными лицами денежных средств

 

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

     – расходы по проезду;

     – расходы по найму жилого помещения;

     – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

     – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

     В соответствии со ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для

лиц, направляемых в служебные командировки.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

     В практической деятельности организаций  могут возникать весьма неожиданные  ситуации, при которых оплата стоимости  проезда не представляется

18

очевидно  экономически оправданной, например, если работник отзывается из очередного отпуска и направляется в командировку. В вышеприведенной ситуации возможны следующие варианты: работник находился в отпуске в том же населенном пункте, где находится предприятие; работник находился в командировке в другом городе, но направлялся в командировку из пункта, где расположено предприятие; работник находился в отпуске в другом городе и

направлялся в командировку оттуда.

     Пунктом 10 Инструкции № 62 определено, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

     Формально законодатель ограничивает только оплату обратного проезда – к месту постоянной работы. А это означает, что направляться в командировку работник может из любого пункта.

    В Трудовом кодексе предусмотрено, что  удержания из заработной платы работника  производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со служебной  командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а так же в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (и лучше, если он подтвердит это письменно). В любом случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 %. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к организации, отношения придется выяснять в суде. 

    Организация может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц. 

    19

    В любом случае, независимо от того, удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

        Перейдем от общих моментов к частным. Если работник направляется в командировку, то, прежде всего, издается приказ руководителя о направлении

сотрудника  в командировку.

       На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. 

    Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное  удостоверение не выписывается. 

    Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, организация должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Организация может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам. 

    Суточные  полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым  днем, и день приезда считается  целым днем независимо от того, утром  или вечером отбывает или прибывает  транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя.

    Но  здесь есть одна важная деталь. Когда  бухгалтер ведет бухгалтерский  учет и составляет бухгалтерскую  отчетность, он принимает в расчет в качестве расчетов организации  тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки. Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда организации устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб.,

    20

хотя  эта сумма слишком мала.

    Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации  в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен

поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а

по прибытии в родную компанию — ее печать. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-либо организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

21

Заключение 

    В данной курсовой работе я рассмотрела организацию контроля расчетов с подотчётными лицами. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья, материалов и денежных средств. 

    Рассмотрела понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупке товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.  

    Особое  внимание уделила вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами. В работе привела бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.  

        Пример. 

    Работник бюджетного учреждения Терехин М.М. направлен в служебную командировку в город Белгород на 10 дней, с 17 по 26 января. Согласно личного заявления Терехина М.М., ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне, и выданы под отчет:

- на  поезд - 6 800 рублей;

- на  оплату гостиничного номера - 3 500 рублей;

- суточные  - 1 000 рублей.

    После возвращения из командировки Терехин М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены:

- проездные  билеты до места командировки  и обратно на сумму 6 800 рублей;

22 

- счет  за проживание в гостинице  за 7 суток на общую сумму 2 800 рублей. 

       Терехин М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 рублей. 

       В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом: