Учет расчетов с подотчетными лицами

     8

работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества. Применительно к денежными средствам, речь может идти о несоблюдении требований порядка ведения кассовых операций по обеспечению сохранности денежных средств, например, при их выдаче подотчетному лицу существенно ранее того срока, когда они должны быть израсходованы.

     К хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

     Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это стало причиной возникновения ущерба.

     В силу ст. 240 ТК РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. Собственник имущества организации может ограничить право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации (ст. 240 ТК РФ).

     При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, суду необходимо иметь в виду, что  в соответствии с частью первой    ст.   246 ТК РФ   при    утрате   и порче   имущества он определяется по

фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества

9 

по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

     Если  невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить  размер ущерба на день его обнаружения. Если на время рассмотрения дела в  суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в большем размере, либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения), поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает.

Данное  разъяснение может быть весьма существенным в случае, если ущерб нанесен лицом, получившим под отчет валютные средства (например, при зарубежных командировках). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10 

1.3. Аналитический и синтетический учет расчетов

    с подотчетными лицами 

    В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. 

       На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. 

    Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

    11

    Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. 

      Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму,   кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере. Эта операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в под отчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером. 

    Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.  

    Эту форму с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется отчет в одном экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае, это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.  
 

12

    Если  из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.  

    Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты: 

    -руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу; 

    -руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют. 

    Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».  

    Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).  

    Данные  с журнала №7 берутся для составления Главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.  
 
 
 

13 

2. Расчеты с командированными работниками 

    Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

    -покупкой материально-производственных запасов;

    -осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

    -подготовкой и повышением квалификации работников;

    -участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

    -другими аналогичными нуждами.

        При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

        В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

        Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время некоторые особенности оплаты и документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В   соответствии   со ст. 167 ТК РФ при   направлении работника в служебную

командировку  ему гарантируются сохранение места  работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой.

14

       В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях – рабочие и представители обслуживающего персонала. 

2.1. Особенности учета подотчетных сумм

    при командировке работников за границу 

    Расчеты по загранкомандировкам регулируются Положением ЦБ РФ от 09.04.98 г. № 23-П «О порядке эмиссии кредитными организациями  банковских карт и осуществления  расчетов по операциям, совершаемым с их использованием». В соответствии с данным Положением юридические лица-резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:

    а) получение наличных денежных средств  в валюте Российской Федерации для  оплаты расходов, связанных с командированием  работников соответствующих юридических  лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

    б) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

    в) безналичная оплата расходов, связанных  с командированием работников соответствующих  юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

    г) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской  Федерации для  оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства. 

    15

        При совершении операций, указанных в п. «а» и «б», в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в иностранной валюте.

    В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическими лицами валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в п. «г», допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента-владельца рублевого счета.