Учёт денежных средств

   В соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленного действия, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, допускается выполнение его обязанностей главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.

   Руководители  предприятия обязаны оборудовать  кассу (изолированное помещение, предназначенное  для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Если по вине руководителей предприятия не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при хранении или транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

   В Порядке ведения кассовых операций установлено, что для хранения денег  и других ценностей в кассе  должен быть установлен сейф или несгораемый  шкаф. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым  запрещено оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках хранятся у руководителей предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты которой фиксируются в акте.

   Единые  требования по технической оснащенности и оборудованию сигнализацией помещений касс приведены в Приложении № 1 к Порядку ведения кассовых операций в РФ. Изолированное помещение кассы во время совершения операций должно быть закрыто с внутренней стороны. Прием и выдачу денег кассир производит только на основании документов установленной формы, подписанных руководителем  и главным бухгалтером предприятия.

   Унифицированные формы кассовых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 с изменениями  от 3 мая 2000г. № 36. Кассовые операции оформляются  приходными кассовыми ордерами (ф. КО–1) и расходными кассовыми ордерами (ф. КО–2). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО–3). На предприятии ведется кассовая книга (ф. КО-4). В случае наличия в штате кассира передача ему денежных средств оформляется в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5).

   Прием наличных денег на предприятии осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанными главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру с подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, а также кассира. Квитанция должна быть заверена печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Расходные кассовые ордера или надлежащие оформленные другие документы (платежные, расчетно-платежные ведомости, заявление на выдачу денег, счета) при наличии штампа с реквизитами, расходного кассового ордера являются основаниями для выдачи наличных денег из касс предприятий.

   Документы на выдачу денег подписываются руководителем  и главным бухгалтером либо лицами, на это уполномоченными. Выдачу денег  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его расходному документу  отдельному лицу кассир производит при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. В расходный кассовый ордер вносится наименование и номер документа получателя, кем и когда он выдан.

   При выдаче денег нескольким лицам по одному, заменяющему расходный кассовый ордер, документу, указанные лица также предъявляют удостоверяющие личность документы и расписываются в соответствующей графе платежных документов. В этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, не производится.

   На  предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег должна быть сделана получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью – рублей, цифрами – копеек.

   При выдаче (получении) денег по платежной, расчетно-платежной ведомости суммы  прописью не проставляются.

   Кассир  выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе. При выдаче денег на основании доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег (доверенного лица).

   Если  выдача денег производится по ведомости, то в этом случае перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

   Если  денежные средства выдаются лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, то расходный кассовый ордер выписывается на каждое отдельное лицо – или же составляется отдельная ведомость на основании заключенных договоров. При этом выдача наличных денег лицам, привлеченным на сельскохозяйственные, погрузо-разгрузочные работы, для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, чьи работники были направленные на указанные работы, и заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия – организатора работ, а также подписью уполномоченного соответствующей направляющей организации, предприятия.

   Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир производит по платежным, расчетно-платежным ведомостям без оформления расходных кассовых ордеров на каждого получателя. При этом на ведомостях оформляют разрешительную подпись о выдаче денег из кассы, а каждый получивший деньги ставит свою подпись. Аналогично оформляются разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

   Операции  по выплате заработной платы, пособий  по социальному страхованию и  стипендий должны быть закончены в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм становится штамп «Депонировано». Эта запись может быть сделана и от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

   В конце платежной, платежно-расчетной  ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных  и подлежащих депонированию денежных сумм.

   Допускается вариант, когда по платежной ведомости  выдаются деньги другим лицом, «раздатчиком». В этом случае на ведомости дополнительно  делается надпись: «Деньги по ведомости  выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости  запрещается. Затем кассир записывает в кассовую книгу (ф. КО-4), фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №__». Бухгалтерия проводит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных сумм. Депонированные суммы кассир сдает в банк, откуда они могут быть вновь получены и выданы по первому требованию получателя. На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

   Кассовые  платежные документы должны быть заполнены четко и ясно, чернилами, шариковой ручкой или внесены машинным способом. Не допускаются подчистки, помарки и исправления. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

   Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. При работе с кассовыми ордерами (либо заменяющими их документами) кассир обязан проверить:

• наличие на документах подписи главного бухгалтера;
• наличие на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе подписи руководителя предприятия либо лиц, на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах платежей.

     При получении или выдаче денег по приходным и расходным кассовым ордерам указанные документы  подписывает кассир, а приложения к ним погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные платежные ведомости на оплату труда регистрируются после выдачи.

     Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться с помощью компьютера. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, осуществляется штатное формирование исходных дел для учета денежных средств по целевому назначению.

     Кассовая  книга (ф. КО-4) заполняется кассиром на основании приходных и расходных  денежных документов. Кассовая книга  является документом строгой отчетности, должна вестись в одном экземпляре, быть пронумерованной, прошнурованной и скрепленной сургучом или мастичной печатью с указанием числа страниц. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом для кассира. Второй (отрывной) экземпляр ежедневно или в установленные сроки вместе с оправдательными документами (отчет кассира) передается в бухгалтерию. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки, исправления и помарки в книге не допустимы. Если же возникла необходимость сделать исправление, то оно должно быть заверено подписью кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге производятся в хронологическом порядке, сразу же после получения или выдачи денег. Ежедневно, в конце дня, кассир подсчитывает приход и расход за день, выводит остаток денег в кассе на следующий день и передает отчет вместе с приложениями в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другим заменяющим документом, в определении остатка наличных денег не учитывается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход государства. В конце каждого рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по проведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета и выданных кассиром денег. По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До окончания этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежной ведомости. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

     Широкое применение средств вычислительной техники привело к появлению  новых приемов и способов организации  учета. На данный момент практически  все предприятия ведут учет с  помощью компьютерных программ. Наиболее распространенными являются программы Excel, 1С бухгалтерия и другие.

     Для формирования информации о движении денежных средств, находящихся в  кассе предприятия, предназначен счет 50 «Касса». При необходимости предприятие  открывает субсчета исходя из потребностей управления, контроля и анализа:

     50-1 – «Касса организации»;

     50-2 – «Операционная касса»;

     50-3 – «Денежные документы»;

     50-4 – «Валютная касса»;

     50-5 – «Касса филиала».

     На  синтетическом счете 50 по дебету отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Дебетовое сальдо означает наличие денег в кассе предприятия на указанную дату. Счет 50 корреспондирует со счетами: 50, 51, 52, 55, 57, 60, 62, 66, 67, 68, 70, 71, 75, 80, 84, 91, 98, 99 и др.

     В большинстве организаций учет операций с наличной иностранной валютой  связан с оплатой заграничных  командировок. Порядок покупки валюты на валютном рынке и документальное оформление этих операций регулируется нормативными документами ЦБ РФ, Приходные и расходные кассовые ордера в этом случае заполняются в иностранной валюте и в рублях. Синтетический учет этих операций отражается на субсчете 50-4.

     В соответствии с Рекомендациями Министерства финансов (письмо МФ от 24 июля 1992г. № 59) по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для ведения  бухгалтерского учета  по кассе предназначен журнал-ордер №1, который заполняется бухгалтером на основе кассовых отчетов и приложенных к ним документов. В итогах за месяц в журнале-ордере № 1 по счету 50 показывается сумма кредитового оборота с подразделением ее по дебетуемым счетам. Данный журнал-ордер является регистром хронологического и систематического учета.

     В бухгалтерии ведется самостоятельная  дебетовая ведомость № 1 к журналу-ордеру № 1, в которой указывается сальдо по счету 5 на начало каждого месяца. Вспомогательная дебетовая ведомость  используется для обеспечения аналитического учета в единой системе записей с синтетическим учетом, а также для накопления сумм по кредиту счета. Суммы по итогам за месяц переносятся из ведомости в журнал-ордер. По окончании месяца итоги журнала-ордера переносятся в Главную книгу.