Учёт на предприятиях малого бизнеса

        В настоящее время при ведении  учета по мемориально-ордерной  форме широко используются различные  виды вычислительных машин.  

        Достоинствами мемориально-ордерной  формы учета являются:

      - строгая последовательность учетного процесса;

      - простота и доступность учетной техники;

      - широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

      - возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

      Наряду  с достоинствами, мемориально-ордерная форма имеет и существенные недостатки, к которым можно отнести трудоемкость учета, так как приходится многократно дублировать одни и те же записи, отставание аналитического учета от синтетического, а также то, что формы аналитических регистров не содержат информации, необходимой для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета.

Единая  журнально-ордерная форма / журнально-ордерная форма счетоводства для небольших  предприятий и  хозяйственных организаций

     При применении указанных форм необходимо учитывать письмо Министерства финансов РФ от 24 июля 1992 г. №59 "О рекомендациях  по применению учетных регистров  бухгалтерского учета на предприятиях", а также соответствующие отраслевые указания, разработанные министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей.

        Применение данных форм бухгалтерского  учета в полной мере возможно  в условиях малых предприятий  и широко используется в программных  продуктах. Однако данные формы  являются все-таки достаточно сложными, поэтому их применение оправдано не на всех малых предприятиях.

        Данные формы счетоводства основаны  на использовании принципа накапливания  данных первичных документов  в разрезах, обеспечивающих синтетический  и аналитический учет средств  и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств.

       Хронологическая и систематическая  запись хозяйственных операций  осуществляется одновременно как  единый рабочий процесс. Журнал  хронологической регистрации хозяйственных  оборотов не ведется. 

     Записи  в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

        Аналитический и синтетический  учет осуществляется, как правило,  совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

        В Журнально-ордерной форме счетоводства  применяются, как правило, два  вида бухгалтерских регистров:  журналы-ордера и вспомогательные  ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.

     Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости  применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

        В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей  положен кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим  счетам. Синтетические данные регистрируются  по данным первичных документов  только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций.

        Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

        Во избежание дублирования записи  в журналах-ордерах, в которых  отражаются кредитовые обороты  в корреспонденции с дебетом  счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета", производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.

        Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся  в Главную книгу. Шахматная  контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

        В основу построения единой  журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

      - записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

      - совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

      - отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

      - применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

      - применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

      - применение месячных журналов-ордеров.

Автоматизированная  форма бухгалтерского учёта

      Разработчики  программных продуктов предлагают своим пользователям, как правило, целый набор регистров бухгалтерского учета, который они могут использовать в своей деятельности. При этом зачастую указанные регистры могут быть либо позаимствованы из различных форм бухгалтерского учета, либо созданы разработчиками программного обеспечения. В этой ситуации бухгалтер организации может самостоятельно определить систему учетных регистров, которая будет использоваться в организации, разумеется, в рамках тех возможностей, которые предоставлены программным комплексом. При этом следует иметь в виду, что система регистров должна охватывать весь спектр бухгалтерских операций, имеющих место в организации.

        Весь исторический процесс развития  форм счетоводства был направлен  на повышение эффективности ручной  обработки бухгалтерской информации. И надо признать, что в итоге  этого развития были достигнуты  значительные результаты. Однако  в настоящее время в связи с широким распространением компьютерной техники и автоматизацией обработки бухгалтерской информации наблюдается значительное снижение уровня знаний бухгалтеров о формах учета. В результате стали синонимами не только слова "бухгалтер" и "компьютер", но и "бухгалтер" и "бухгалтерская программа".

        На сегодняшний момент у малых  предприятий наблюдается тенденция  к тому, что для них наиболее  важным вопросом является вопрос  не о том, как ведется учет, а в какой бухгалтерской программе  он осуществляется.

        А ведь эффективность работы  бухгалтера зависит не от использования  компьютера или бухгалтерской  программы, а от той формы  бухгалтерского учета, которая  будет применяться в данной  организации. Как показывает практика, счетные ошибки в результате  ручной обработки информации не идут ни в какое сравнение с ошибками, возникшими в результате неправильного отражения операции в бухгалтерском учете или учете для целей налогообложения.

        Ручная обработка данных позволяет  бухгалтеру "чувствовать" цифры,  в то время как автоматизированная скрывает весь процесс обработки информации - от ввода данных до вывода отчетных форм, что усложняет восприятие финансово-хозяйственной деятельности организации.

        Для малых предприятий, возможно, больше подошли бы не компьютерные  программы, а грамотно разработанные регистры бухгалтерского учета, занесенные в файлы Excel. Ведь с применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации. В настоящее время в учетный процесс внедрились средства вычислительной техники, которые позволили автоматизировать рабочее место бухгалтера, в результате чего появилась новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной.

        Сейчас разработано достаточно  много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.

        При автоматизированной форме  бухгалтерский учет осуществляется  путем внесения корреспонденций  счетов непосредственно в журнал  хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов.

        При проведении заполненных первичных  учетных документов происходит  автоматическое формирование корреспонденции  счетов.

        Реализована возможность получения  печатной формы созданного документа, формирования проводок путем введения так называемых "типовых операций", в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.

        Бухгалтерские программы, как  правило, содержат большой объем  нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы  по организации бухгалтерского  учета, схемы и календари уплаты  налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.

        Автоматизированная форма учета  позволяет проводить большое  число различных операции, в частности  начисление амортизации, заработной  платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

        Регистры бухгалтерского учета,  такие как оборотные и шахматные  ведомости, журналы-ордера и ведомости  к ним, формы бухгалтерской  и налоговой отчетности могут  быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.

        Основными достоинствами данной  формы учета является однократное  введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.  

        Основными принципами автоматизированной  формы бухгалтерского учета являются:

      - однократный ввод учетных данных;

      - автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

      - автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;