Учёт расчётов с подотчётными лицами

     В случаи не предоставления отчета об израсходованных  подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

     Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать:

     –  расходы по проезду;

     –  расходы по найму жилого помещения,

     –  дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

     –  иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

     а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

     б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

     в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

     г) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

     При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

     Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость  дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

     -  стоимость завтраков;

     -  услуги химчистки;

     -  пользование минибаром  и т.п.

     Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице.

     Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

     Суточные  выплачивается командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

     Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре.

     Пример

     Организация отправила товароведа Калашникову  О.К. в недельную командировку. Ее цель – заключить договор о поставке товаров. Руководитель организации издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по Белоруссии составляют 8000 руб. в день. Перед поездкой Калашниковой О.К. выдали суточные – 56000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет. В учете на сумму суточных делается проводка:

     Дебет 44 Кредит 71 – 56000 – включены в расходы  суточные.       

     При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет  возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы РБ также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в РБ в тот же день.

     Если  командированный работник по окончании  рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории РБ.

Вопрос  о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Учёт  расчётов с подотчётными лицами. 

2.1. Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчётных сумм 

        Каждая хозяйственная операция должна оформляться документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских мероприятий на ОАО «БЗБХ».

    Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в ОАО  «БЗБХ») утверждается смета представительских  расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

     - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

     - распоряжение (решение правления  ОАО «БЗБХ») о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

     -  отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные расходы (Приложение 1, 6).

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям Закона РБ.

     Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами.

     При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

     К представительским относятся расходы  организации:

     1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

     2) транспортное обеспечение доставки  принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

     3) буфетное обслуживание во время  переговоров;

     4) оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

     Не  относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.