Учёт расчётов с подотчётными лицами

     В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

     Пример

     ОАО «БЗБХ» в 2003 г. с целью поддержания  дальнейшего сотрудничества с организациями-покупателями провел официальный прием. В IV квартале 2003г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 225000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.

     В бухгалтерском учете организации  будут сделаны следующие проводки.

     Дебет 71 Кредит 50 - 225000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета  с представителем потенциального поставщика;

     Дебет 44 Кредит 71 - 225000 руб. - отражены представительские  расходы на проведение банкета. 

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

    Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;

    Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности.

    Товарный  чек (или накладная) должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

    Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

    Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

    Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

    Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п. 
 

2.2. Синтетический и аналитический  учёт расчётов по подотчётным суммам в иностранной и национальной валютах 

    Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий для обобщения  информации о расчётах с работниками  предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

    Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются  в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7 (Приложение 7).

    Журнал–ордер  – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический  и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится  одна строка, а записи, связанные  с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

    Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

    Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

    соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

    При возвращении в кассу предприятия  остатка неиспользованных сумм авансов  отражается проводкой:

     Дебет 50(51) Кредит 71)

     Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

     В Брестском Заводе Бытовой Химии  применяется журнал-ордер №7. В  нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер  расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату (Приложение 3, 5). Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно  оформлен. Подписан должен быть подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером  и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетник  истратил ровно столько, сколько  получил, то в этом случае сальдо будет  нулевым и задолженность не образуется.

     Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

     В Брестском Заводе Бытовой Химии  данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

     Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

   Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

 Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

  Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

ПРИМЕР:

  На  ОАО «БЗБХ» инженер получил 95 000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 100 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 90 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты. 

  1.Д-т  71 - К-т 50 - 300 000 руб. - списание из  кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

  2.Д-т  20 - К-т 71 - 350000 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

  3.Д-т  71 - К-т 50 - 50 000 руб. - выдача из кассы  денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

   Свои  особенности имеет учет подотчетных  сумм, выданных в валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пересматриваются Министерством финансов совместно с Министерством труда Республики Беларусь.

   Выданную  валюту отражают в бухгалтерском  учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

   Полученную  в банке валюту приходуют бухгалтерской  проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета 52 «Валютные счета».

   Выданную  под отчет валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой;

• дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и

• кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

    Выдавать  аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.