Управленческий учет, его понятие, цели, отличие от финансового учета

Система управленческого  учета в организации действует  посредством ряда функций. Все функции  можно разделить на две группы на основании того, форму или содержание информационных потоков определяет данная функция (рис. 1.1).

Рис. 1.1 Функции управленческого учета

Целью управленческого  учета является подготовка и представление  менеджерам организации достоверной, полной и своевременной информации для принятия управленческих решений, направленных на достижение целей организации.

Среди функций, обеспечивающих организацию информационных потоков, можно выделить следующие:

• разработка и/или внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представление информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
• анализ информации;
• планирование деятельности.

Функции, определяющие содержание информационных потоков, это:

• координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников;
• мотивация персонала;
• контроль за выполнением планов.

Цель управленческого  учета достигается в рамках указанных  функций посредством решения  ряда задач, которые сами по себе могут  конкретизироваться подзадачами (задачами более низкого уровня).

Можно сформулировать множество  задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях набор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство, от того, насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в организации. В качестве основных задач, решаемых в системе управленческого учета большинства организаций, в рамках названных функций можно назвать следующие:

Представление информации:

1. оценка запасов;

2. обоснование продажных цен;

3. исчисление прибыли;

4. формирование информационных файлов о доходах и затратах (расчет себестоимости);

5. разработка и представление руководству организации различных внутренних отчетов.

Анализ:

1. определение путей наиболее эффективного использования ресурсов, в том числе ограниченных;

2. выявление возможности роста финансовой результативности (внутренних резервов) и межпериодная оптимизация финансового результата;

3. подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции;

4. подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности и т. д.;

5. разработка вариантов инвестирования.

Планирование:

1. прогнозирование будущих значений показателей;

2. разработка оперативных и тактических планов;

3. подготовка информации для принятия решений о системе краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации;

Мотивация:

1. мотивация сотрудников и менеджеров;

2. разработка способов участия сотрудников и менеджеров в прибыли компании;

3. разграничение сфер ответственности менеджеров;

4. выработка способов оценки эффективности работы подразделений и менеджеров.

Координация:

1. координация деятельности различных сегментов бизнеса;

2. оптимизация структуры бизнеса;

3. выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации и/или продуктами;

4. организация текущего обмена информацией между подразделениями и менеджерами.

Контроль:

1. организация внутреннего финансового контроля;

2. организация внутреннего аудита;

3. сравнение фактически достигнутых с плановыми показателями и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем.

После внимательного прочтения списка учетно-управленческих задач может сложиться впечатление, что функцией управленческого учета является еще и организация производства как такового. Это, однако, не так. Организация производственного процесса это сфера ответственности менеджеров, а отнюдь не учетных работников. Бухгалтер-аналитик принимает участие в управлении производством только там и тогда, где и когда речь идет о стоимостных оценках ресурсов и финансовых показателях результативности. Технико-технологическая информация используется в ряде процедур управленческого учета только как информационная база для расчета различных нормативов и финансовых оценок. При этом бухгалтеры-аналитики работают в тесном контакте с менеджерами и специалистами подразделений, понимая, что их работа ценна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку она позволяет осуществлять процесс управления.

Чрезмерное внимание только учетным данным в ущерб  их управленческой полезности для организации  чревато прежде всего тем, что  манипулирование цифрами способно затмить саму проблему, ради которой ведутся расчеты. Примером этому может служить советская система исчисления себестоимости с ее сложными, многоступенчатыми расчетами, часто пересматриваемыми нормативами и многостраничными отчетами о себестоимости, которые никакой полезной для управления информации в себе не несли. Именно поэтому детально разработанная система, которая была знакома любому бухгалтеру, экономисту и плановику любого советского предприятия, так быстро «канула в Лету» в новых экономических условиях. Для принятия управленческих решений она была не нужна.

Менеджерам учетная  информация необходима как информационная база для решения задач управления организацией. Необходимость решения  этих задач заставляет собственников  и менеджеров организации строить, поддерживать и развивать систему оборота учетно-управленческой информации, т. е. управленческий учет.

Управление представляет собой направленное воздействие  администрации организации на хозяйственные  процессы в целях увеличения прибыли  и сохранения собственного капитала.

Основой принятия и осуществления  управленческих решений является информация обо всех аспектах деятельности организации. Информационная система состоит из ряда взаимосвязанных подсистем — конструкторской, технологической, экономической и др.

В управленческом учете  используется в основном экономическая  информация, состоящая из плановой, нормативной, учетной (данные финансового, статистического, налогового и управленческого  учета) и прочей информации.

Состав прочей информации может быть различным. К ней можно отнести материалы аудиторских проверок, объяснительные и докладные записки, комментарии специалистов по проблемам производства и сбыта соответствующих продуктов и т.п. В составе прочей информации некоторые факты не имеют количественной и стоимостной оценки, например, предположение эксперта о возможных финансовых затруднениях основного покупателя продукции. Однако такие факты могут быть очень важны для менеджеров, занимающихся сбытом продукции.

По оценкам ряда специалистов, на долю бухгалтерского учета приходится 2/3 всей экономической информации.

Принятие управленческих решений вызывается необходимостью ликвидации, уменьшения или решения определенных проблем, следовательно нужны определенные требования, а именно:

1. целостность, управленческий учет должен быть системным;

2. понятность, которая  обеспечивается отражением информации  в виде аналитической таблицы;

3. достаточность, объем информации  должен быть достаточным для  принятия управленческих решений;

4. оперативность, информация должна быть предоставлена в сроки, наиболее оптимальные для принятия управленческих решений;

 5. экономичность;

6. аналитичность, т.е. информация  должна содержать такие данные, которые удобны для проведения  анализа;

7. адресность, информация должна предоставляться работникам с учетом уровня подготовки и должности.

Управленческая информация – коммерческая тайна не только для внешних пользователей, но и  для самого управленческого персонала.

1.2 Основные отличия управленческого учета от финансового

 

Учет, целью которого является формирование периодической  внешней отчетности для того, чтобы  любой пользователь, даже не имеющий  никакого отношения к данной организации, мог создать некоторое впечатление  об ее финансовом состоянии на отчетную дату, это бухгалтерский финансовый учет. Если же учет ведется для того, чтобы обеспечить менеджеров организации информацией для принятия ими управленческих решений на будущее, более или менее отдаленное, это бухгалтерский управленческий учет.

Можно сформулировать несколько десятков отличий управленческого учета от финансового (так же, как и задач для управленческого учета).

1. Цели учета. Для финансового учета целью этой деятельности является составление финансовых документов для внешних пользователей. Процесс этот периодичен, и как только отчетность составлена цель достигнута. Целью управленческого учета является обеспечение процесса принятия решений информацией. Цель эта непрерывна.

2. Пользователи данных, представляемых в рамках учетных процедур. Это одно из принципиальных различий, прямо вытекающее из целей двух ветвей учета. Вопрос этот столь важен, причем не только для учета, но для управления.

3. Временные рамки информации. Финансовый учет имеет дело лишь со свершившимися фактами, а управленческий учет с тем, как должно быть (в будущем). Финансовый учет, таким образом, имеет ретроспективную направленность, а управленческий перспективную.

4. Способы отражения информации. Финансовый учет оперирует информацией только в денежном выражении, в системе двойной записи. В рамках управленческого учета придерживаться двойной записи нет надобности, при этом информация циркулирует не только в денежном выражении. Измерителем для учетно-управленческой информации могут служить натуральные единицы (штуки, часы, штатные единицы), условно-натуральные единицы (условная единица технического обслуживания в ремонтных работах, условные консервные банки в консервной промышленности), комплексные единицы (машино-часы в промышленном производстве, тонно-километры и пассажиро-километры для грузовых и пассажирских перевозок).

5. Базисная структура. Финансовый учет строится вокруг уравнения:

Активы Собственный капитал + Заемный капитал.

Управленческий учет такого четкого базиса не имеет.

6. Свобода выбора. Финансовый учет ведется в соответствии с четкими стандартами, профессиональными или законодательными. Управленческий учет ведется методами, удобными для самой организации. Это могут быть методы и методики, известные по научно-методическим публикациям и получившие широкое распространение в бизнес-сообществе, либо наоборот, выработанные внутри организации ее сотрудниками и специалистами, организация выбирает сама.

7. Обязательность. Ведение финансового учета и представление отчетности обязательно в соответствии с законодательством. Ведение же управленческого учета является внутренним делом самого предприятия и может проводиться по указанию руководства, когда предполагается, что выгоды от него превышают затраты на сбор информации.

8. Ответственность за правильность ведения учета. В соответствии с российским законодательством руководители, бухгалтеры и сами организации несут административную и уголовную ответственность за представление данных финансового учета. Нужно отметить, что во многих странах введение в заблуждение пользователей бухгалтерской отчетности путем «неправильного» ее представления влечет за собой судебные разбирательства и ответственность в виде штрафов и даже ареста для лиц, допустивших обман умышленно. Примеров тому множество, в том числе довольно громких; достаточно упомянуть нашумевшее банкротство американской компании Enron и последовавший за ним развал аудиторской фирмы (одной из крупнейших в мире на тот момент) Arthur Andersen. За ведение управленческого учета ответственность только дисциплинарная, внутри организации. Для сотрудника ошибка в работе грозит максимум увольнением.

9. Частота составляемой отчетности. Финансовая отчетность готовится регулярно, раз в квартал или месяц, а итоговая раз в год. Частота определяется нормативными актами или профессиональными стандартами, всегда внешними по отношению к организации. Управленческая же отчетность готовится по требованию, строгой периодичности нет. Конечно, отдельные учетно-управленческие документы (например, бюджеты) требуют регулярности представления, но сам факт подготовки таких документов, регламент и периодичность внутреннее дело самой организации.

10. Точность. Финансовая отчетность основывается на уже свершившихся фактах хозяйственной жизни, поэтому данные, представленные в ней, максимально точны. Управленческие же данные чаще всего касаются отдельных событий и поэтому носят приблизительный, оценочный характер. Кроме того, для принятия управленческих решений в большинстве случаев особой точности и не надо: уровень точности нужен достаточный, а не абсолютный. Информация для управленческих решений иногда требуется немедленно, и сбор точной информации в такой ситуации бывает невозможен.