Ведение бухалтерию и налогового учета "1с- Предприятие"

Глава 2. Практическая часть.

  2.1.  Предварительная настройка конфигурации

  2.1.1. Настройка констант

     Константы в «1С: Бухгалтерии» используются для  хранения постоянной или условно-постоянной информации, например, полного наименования организации, юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного бухгалтера, ставок  налогов  и т.д.

     Удобство  использования констант заключается  в том, что в них один раз  заносится какая-либо информация, которая  затем может многократно использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например, уже упоминавшееся  наименование организации можно  занести в специально объявленную  константу, а в многочисленных первичных  документах, бланках бухгалтерской  и налоговой отчетности использовать имя константы для получения  ее значения – наименования организации. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его  всего один раз - в константе –  и все изменения автоматически  будут отражены в тех местах, где  эта константа используется.

     При использовании программы 1С:Предприятие в сеансе работы пользователя возможна только корректировка значения констант в форме. Добавление новых констант, удаление ненужных констант, изменение краткого или полного наименования у существующих констант может выполняться только в Конфигураторе. Чтобы изменить значение константы, необходимо установить курсор в поле формы, содержащее изменяемое значение, и ввести новое значение. (Рис.4)

                                 

     Рис.4.Список констант в режиме «Конфигуратор».

Например,для  изменения даты автоматического  отражени в учете НДС нужно  в списке констант выбрать одноименную  запись и произвести соответствующие  изменения(Рис.5)

Рис.5.»Конфигуратор». Изменение свойств констант

После выполнения необходимых исправлений  следует выполнить сохранение. Для этого нажмите кнопку "Сохранить" или аналогичную по значению (состав и наименование кнопок в форме ввода констант определяется на этапе конфигурирования).

  2.1.2. Настройка плана счетов и аналитического учета

План  счетов представляет собой схему  регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском  учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка). Планы счетов поддерживают многоуровневую иерархию "счет - субсчета". Каждый план счетов может включать необходимое количество счетов первого уровня. К каждому счету может быть открыто нужное количество субсчетов. В свою очередь, каждый субсчет может иметь свои субсчета - и т.д. Количество уровней вложенности субсчетов в системе «1С:Предприятие 8.1» неограниченно. Создание и редактирование счетов может выполняться как разработчиком (предопределенные счета), так и пользователем, в процессе работы с прикладным решением. Однако пользователь не может удалять счета, созданные разработчиком. По любому счету или субсчету возможно ведение аналитического учета. При создании и редактировании плана счетов требуемому счету или субсчету можно поставить в соответствие необходимое количество субконто - объектов аналитического учета:

Для того чтобы иметь возможность указания субконто для счетов, план счетов связывается с планом видов характеристик, в котором описаны виды субконто, применяемые для этого плана счетов(Рис.7).

Рис.7.Режим «Конфигуратор»,указание субконто для счетов.

Для каждого  счета можно задать несколько  видов учета, например количественный и валютный. Кроме этого можно  задать несколько признаков учета  субконто (например, суммовой, количественный, валютный). Признаки учета субконто позволяют установить признак использования того или иного вида субконто при формировании предопределенных счетов.

Для просмотра  данных, содержащихся в плане счетов, используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по плану, просматривать счета в иерархии и в виде простого списка, добавлять, помечать на удаление и удалять счета. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации (Предприятие – План счетов – План счетов налогового учета).(Рис.8).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                   Рис.8.План счетов налогового учета

Для просмотра  и изменения отдельных счетов используется форма счета. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде(Рис.9) 

 Рис.9.Форма счета. 
 
 

2.1.3. Настройка справочников  аналитической информации

   Объекты прикладного решения Справочник позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей. Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами (Рис.10)

Рис.10.Изменение  справочника «Подразделения организации».

Справочники могут поддерживать иерархическое  расположение элементов. Например, в  справочнике «Номенклатура» могут  быть создана группа: Отечественные авто и др., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру.(Рис.11).

Рис.11.Создание новой группы в справочнике «Номенклатура».

 Аналогичные действия можно производить и с остальными справочниками, например, в справочнике «Контрагенты» можно создать группу «постоянные» (Рис.12).

Рис.12.Добавление группы в справочник «Контрагенты».

В справочнике  «Контрагенты» хранится информация о контрагентах организации, добавление контрагентов в список производится нажатием кнопки «Добавить » на панели инструментов справки. Контрагентами  ООО «Автомир» являются : «Тайото-ценр» и ОАО «Автодом». С помощью вкладки «Добавить» вносим сведения о контрагентах (Рис.12).

Рис.13.Ввод сведений о контрагентах.

2.2.  Ввод входящей  информации 

  2.2.1. Ввод входящих сальдо

После настройки нашей системы: уточнения  плана счетов, определения структуры  аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части  подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков основных средств  на начало года.

Справочник  «Основные средства» может быть либо заведен заранее, либо его можно  дополнять при вводе остатков.

Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период. Входящие остатки в «1С: Бухгалтерии» вводятся как конечные за предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся  в следующий квартал как начальные.

Проводки  с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета  вводятся в корреспонденции с  фиктивным счетом «00».

Прежде  всего необходимо определиться с датой, начиная с которой начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

Учет  в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между  необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности  анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического  составления отчетности.

Тем не менее, можно начинать ведение учета  основных средств с произвольной даты, поскольку это, во-первых, позволит нам освоить основные приемы работы с программой; и во-вторых, предоставит возможность проверить применимость документов «1С: бухгалтерии» для специфики нашего учреждения; в-третьих, позволит очень просто составлять отчетность средствами «1С: Бухгалтерии».

При вводе  остатков по счетам, для которых  учет ведется по принципу двойной  записи (балансовые счета), используется в качестве корреспондирующего счета  фиктивный балансовый счет «00», который  не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, то есть в проводке указывается только один счет.

Продемонстрируем, каким образом эта процедура  решается с применением бюджетной  конфигурации программы.

В журнал хозяйственных операций вводится хозяйственная  операция, например «Ввод остатков по счету 01»  (Рис.14)

      

      Рис. 14 .Ввод входящих остатков по счету 01  

2.2.2. Контроль корректности  ввода входящей  информации

    При вводе операций система 1С:Предприятие всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы. Например, не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспонденцию забалансовых счетов с балансовыми. После ввода входящих сальдо по всем бухгалтерским счетам на вспомогательном счете «00» или «000» не должно быть остатка. Кроме того проконтролировать правильность введенной информации можно и при помощи любой из форм отчетности, входящей в состав программы, например пользуясь оборотно-сальдовой ведомости по счету 41(Рис.15).

Рис.15.Оборотно – сальдовая ведомость. 

2.3. Регистрация хозяйственных операций и анализ хозяйственной деятельности

2.3.1. Средства  автоматизации ввода хозяйственных  операций

      Компьютерная  технология ведения учета отличается от ведения учета «вручную». Регистрация  факта совершения финансово-хозяйственной  операции в информационной базе программы производится всего один раз – при вводе суммы проводки. Как только сумма проводки будет введена, она изменит итоги по счетам бухгалтерского учета, затронутым в проводке, и будет отражаться в отчетных документах, формируемых из программы.

      В «1С: Бухгалтерии» имеется несколько  способов регистрации учетной информации: ввод проводок «вручную», использование  механизма типовых операций, использование  настроенных документов.

      Ввод  проводок «вручную»

      Все факты хозяйственной деятельности учреждения в «1С: Бухгалтерии» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском  учете в натуральном и денежном выражении. Например, операции по вводу  входящих остатков вводились «вручную».Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются «сложными». В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов, и наоборот.