Выплаты компенсаций работникам за использование личного автомобиля

2

Содержание.

Введение………………………………………………………………………3

1.      Нормы расхода горюче-смазочных материалов…………………....4

2.      Учет приобретения и списания горюче-смазочных материалов...8

2.1.           Приобретение горюче-смазочных  материалов…………………8

2.2.           Списание горюче-смазочных материалов………………………12

3.      Особенности учета горюче-смазочных материалов...……………18

3.1.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при арендованном автотранспорте……..…………………………….18

3.2.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при безвозмездном пользовании автомобилем…………………….19

4.      Выплаты компенсаций работникам за использование личного автомобиля...…………………………………………………………….21

Заключение…….……………………………………………………………25

Библиографический список…….………………………………………...27

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

              Вопросы, связанные с организацией учета ГСМ, актуальны для большинства современных организаций, т.к. на балансе практически любого предприятия имеется автотранспорт, а заправляются машины именно ГСМ.

В идеальном варианте учет ГСМ организован по следующей схеме: водители получают в кассе организации денежные средства в подотчет, на эти деньги приобретают на АЗС бензин, который в последствии списываются на затраты. Но такой способ заправки не всегда выгоден. Зачастую организация переводит денежные средства в безналичном порядке через банк на счета предприятий, реализующих ГСМ, а процесс заправки организован с использованием талонов, пластиковых карточек или ведомостей. В этом случае возникает большое количество нарушений. Эти нарушения связаны с несоответствием друг друга ряда нормативных документов. Основные правила отношений организаций в процессе хозяйственной деятельности определены Гражданским Кодексом РФ, правила налогообложения – Налоговым кодексом, правила бухгалтерского учета – законом «О бухгалтерском учете» и Положениям по бухгалтерскому учету. Эти документы введены в действие после 1995 г. особенности организации учета ГСМ определены в Письме Минфина СССР от 29.03.1984 г. № 54 «Инструкция по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах». После 1984 г. произошли значительные изменения в организации учета, но основные правила, заложенные в данном  документе, применяются до сих пор, противореча современному законодательству.

1.      НОРМЫ РАСХОДА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

   К горюче-смазочным материалам относятся:

-         топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ)

-         смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки)

-         специальные жидкости (тормозные и охлаждающие)

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей. Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

При расчете налогооблагаемой прибыли нужно руководствоваться гл. 25 НК РФ. Расходы на содержание служебного транспорта, к числу которых относятся и расходы на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 15.03.05 № 03-03-02-04/1/67, расходы на приобретение ГСМ в пределах норм, определенных в технической документации к транспортному средству, могут быть признаны в целях налогообложения при соблюдении требований, установленных упомянутым выше п. 1 ст. 252 НК РФ.

Требование обоснованности обязывает организацию разработать и утвердить собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, тех обслуживание и ремонт автомобильной техники.

Организация может при их разработке исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, сложившейся статистики, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организации или специалистами автосервиса по ее поручению, и др. Можно учитывать при их разработке простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются, как правило, техническими службами организации.

Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Они утверждены приказом руководителя организации. С приказом следует ознакомить всех водителей автотранспорта. Отсутствие в организации утвержденных норм может привести к злоупотреблению со стороны водителей, и, следовательно, к неоправданным дополнительным расходам.

Собственно, эти нормы и используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке этих норм организация может использовать нормы расходы топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29.04.03 (руководящий документ № РЗ112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 01.07.03). В документе  приведены значения базовых норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава, норм расходы топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, и соответствует определенным условиям работы автомобильного транспорта.

Расходы топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (тех осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта) в состав норм не включаются и устанавливаются отдельно.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Руководящим документом также установлены нормы расхода смазочных  материалов на 100 литров общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 литров расхода топлива, нормы расхода смазок - соответственно в килограммах на 100 литров расхода топлива. Здесь тоже есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт.

Обязательно ли следует применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные? Нет. Минтранс России согласно ст. 4 НК РФ не вправе разрабатывать какие-либо нормативы для целей налогообложения. Нормы, утвержденные Минтрансом России, не являются приказом и не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правого акта, обязательного для применения организациями на всей территории РФ. Учитывая все эти обстоятельства, можно сказать, что, несмотря на название «Руководящий документ», а также на то, что он согласован с МНС России, базовые нормы расходы топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, согласованные с их ведомством, достаточно высока. Ведь если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения. И хотя они разрабатывались не для налогового учета, могут быть использованы в суде и, как представляется, будут служить убедительным аргументом для судей.

Поэтому организации нужно быть готовым обосновать причины отклонений применяемых ею норм для списания ГСМ на расходы от утвержденных Минтрансом России.

2.      УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И СПИСАНИЯ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

2.1.           Приобретение горюче-смазочных материалов

Приобретение ГСМ еще не свидетельствует о фактическом их расходе на автомобиль, используемых в служебных целях. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на с/с. В  путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точных маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 ФЗ от 21.11.96 № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 утверждены формы первичной документации для учета работы автотранспорта, указанные в таблице 1:

Таблица 1 – Формы первичной документации

Продолжение таблицы 1

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, на начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер производственных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий талон.

В путевом  листе, который остается в организации – владельцев автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то путевой лист вписываются номера товарно0транспортных накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма №3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организации.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.