Выплаты компенсаций работникам за использование личного автомобиля

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой  в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется.

              Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль – у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

              В тоже время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемой доход.

              Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

              На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А подпункт 2 пункта 1 ст. 253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

3.2.           Особенности учета горюче-смазочных материалов при безвозмездном пользовании автомобилем

              Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем.

По договору безвозмездного пользования (ссуды) ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

              Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

              К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

              Передача имущества во временное пользование по договору ссуды – для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы. Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

4.      ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИЙ РАБОТНИКАМ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

              Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях. (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора выраженным в письменной форме.

              Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.04 № 04-2-06/419).

              Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

              Изначальный документ, который установил данную компенсацию – письмо Минфина России от 21.07.92 № 57 «об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок». Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

              В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износы, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К=А+ГСМ+ТО+ТР,

где,

К – сумма компенсации,

А - амортизация автомобиля;

ГСМ – затраты на горюче-смазочные материалы;

ТО – техническое обслуживание;

ТР – текущий ремонт.

Начисление компенсации производится на основании приказа руководителя организации.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие его временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный транспорт не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

              Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе об учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

              Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

              Компенсация выплачивается работнику в соответствии с законодательством, пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ – Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительство РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 ст. 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

              Налоговый органы настаивают на том, что нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419 «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию статьи 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

              Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п. 4 ПБУ 18/02).

              На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п. 20, 21 ПБУ 18/02).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

              Расходы на горюче-смазочные материалы и их признание в налоговом учете – «больной» вопрос для бухгалтеров большинства организаций.

              Если на балансе организации имеется автотранспорт (либо организация автотранспорт арендует), то на предприятии должен быть организован учет поступления ГСМ и их списания в затраты, поскольку любой автомобиль нуждается в заправке топливом. В настоящее время расчеты за приобретение на АЗС нефтепродукты организации осуществляют следующими способами:

      за наличный расчет;

      по талонам, приобретаемым в рамках системы безналичных расчетов;

      по ведомостям;

      по топливным пластиковым картам.

              Горюче-смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которая складывается из всех затрат организации на их приобретение. 

              В целях бухгалтерского учета бухгалтерия организации может списывать ГСМ согласно путевым листам автотранспортного средства по факту расхода и оплаты поставщику ГСМ, но в целях налогового учета в части расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, будут приняты только затраты, подтвержденные обоснованными нормами расхода топлива. Порядок списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете может как совпадать, так и отличаться в связи с применением различных норм.  Следует отметить, что стоимость ГСМ, которая не принимается в состав расходов для целей налогообложения, является расходом для нужд собственного потребления.

              Наиболее современным и правильным способом контроля за использование бензина и вообще за использованием автомобиля является оборудование автомашин системой электронной навигации, позволяющей получать оперативную операцию о месторасположении автомобиля по всему маршруту следования с повышенной точностью, о состоянии дорог, о заправках автомобиля, об автомобильных пробках. Практика показывает, что применение данного оборудования помогает экономить топливо, что окупает затраты на приобретение и содержание такого оборудования.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ

1.      О бухгалтерском учете: Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.96 г.

2.      Гражданский Кодекс РФ. Часть II от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 18.07.2005)

3.      Налоговый Кодекс РФ. Часть II от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 22.07.2005)

4.      Трудовой кодекс РФ от 30.12.01 № 197-ФЗ (ред. от 09.05.2005)

5.      Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению: Приказ министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94

6.      Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99). Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н

7.      Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02). Утверждено приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н

8.      Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Утверждено приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н

9.      Письмо МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»

10. Письмо Минфина РФ от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

11. Постановление правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. От 09.02.2004) «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».