Податковий облік в органах ДПС України: його зміст та організація

Дані про дату взяття на облік фізичної особи – підприємця орган державної податкової служби у день взяття на облік передає відповідному державному реєстратору для внесення цих відомостей до Єдиного державного реєстру.

Облік самозайнятих осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті, ведеться в органах державної податкової служби за прізвищем, ім’ям, по батькові і серією та номером діючого паспорта.

Взяття на облік  фізичних осіб, які не є підприємцями та здійснюють незалежну професійну діяльність, умовою ведення якої згідно із законом є державна реєстрація такої діяльності у відповідному уповноваженому органі та отримання свідоцтва про реєстрацію чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право фізичної особи на ведення незалежної професійної діяльності (далі – фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність), здійснюється за місцем постійного проживання.

Якщо фізична  особа зареєстрована як підприємець  та при цьому така особа здійснює незалежну професійну діяльність, така фізична особа обліковується  в органах державної податкової служби як фізична особа – підприємець.

Для взяття на облік  фізична особа, яка має намір  провадити незалежну професійну діяльність, у строк 10 календарних  днів після державної реєстрації незалежної професійної діяльності у відповідному уповноваженому органі та отримання свідоцтва про реєстрацію чи іншого документа (дозволу, сертифіката тощо), що підтверджує право фізичної особи на ведення незалежної професійної діяльності, зобов’язана подати особисто (надіслати рекомендованим листом з описом вкладення) або через уповноважену особу до органу державної податкової служби за місцем свого постійного проживання:

• заяву за ф. № 5-ОПП;
• копію реєстраційного посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, якщо заявник є приватним нотаріусом;
• копію свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, якщо заявник є адвокатом, який займається адвокатською діяльністю індивідуально та не зареєстрований як фізична особа – підприємець;
• копію свідоцтва про присвоєння кваліфікації судового експерта, виданого Центральною експертно-кваліфікаційною комісією при Міністерстві юстиції України, якщо заявником є судовий експерт, який не є працівником державної спеціалізованої установи та отримав право самостійно здійснювати судово-експертну діяльність.

Взяття на облік  фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, здійснюється не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від них заяви за ф. № 5-ОПП.

Якщо робоче місце нотаріуса знаходиться  на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, ніж місце його постійного проживання, то нотаріус повинен стати на облік за неосновним місцем обліку в органі державної податкової служби за місцезнаходженням свого робочого місця.

2. Порядок взяття на облік за неосновним місцем обліку платників податків

Якщо відповідно до законодавства в платника податків, окрім обов’язків щодо подання податкових декларацій (розрахунків, звітів) та/або нарахування, утримання або сплати (перерахування) податків, зборів на території адміністративно-територіальної одиниці за своїм місцезнаходженням, виникають такі обов’язки на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, то такий платник податків зобов’язаний стати на облік за таким неосновним місцем обліку у відповідному органі державної податкової служби.

Для взяття на облік  за неосновним місцем обліку платник податків зобов’язаний протягом 10 робочих днів після створення відокремленого підрозділу, реєстрації рухомого чи нерухомого майна чи відкриття об’єкта чи підрозділу, через які провадиться діяльність або які підлягають оподаткуванню чи пов’язані з оподаткуванням, подати до відповідного органу державної податкової служби реєстраційну заяву за ф. № 1-ОПП або ф. № 5-ОПП з позначкою „облік за неосновним місцем обліку”. Дані заяви про взяття на облік за неосновним місцем обліку вносяться до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру самозайнятих осіб.

Органом державної  податкової служби за неосновним місцем обліку платнику податків може бути видане Повідомлення про взяття на облік  за неосновним місцем обліку за ф. № 16-ОПП (ДОДАТОК Є), строк дії якого обмежується бюджетним роком та яке є доповненням до довідки про взяття на облік за ф. № 4-ОПП і дійсне тільки разом із такою довідкою.

Видачу такого повідомлення відповідний орган  державної податкової служби здійснює на письмовий запит платника податків протягом двох робочих днів після надходження звернення від платника податків. Про його видачу робиться запис у журналі за ф. № 14-ОПП, а відповідний запит зберігається в обліковій справі платника податків. Повідомлення не потребує додаткової реєстрації у загальному відділі чи канцелярії органу державної податкової служби.

Платники податків, у яких відсутні об’єкти, закриті  відокремлені підрозділи, у зв’язку  з чим такий платник податків був взятий на облік за неосновним місцем обліку, знімаються з обліку за неосновним місцем обліку при надходженні (наявності) відповідних підтвердних документів або у зв’язку із закінченням бюджетного року за умови сплати податків, зборів до бюджету, на підставі службових документів органу державної податкової служби. Інформація про зняття з обліку за неосновним місцем обліку вноситься до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру самозайнятих осіб.

У разі зняття з  обліку за основним місцем обліку платника податків та переведення його на обслуговування до іншого органу державної податкової служби у зв’язку зі зміною місцезнаходження (місця проживання), пов’язаного із зміною адміністративно-територіальною одиниці чи включенням / не включенням платника податків до Реєстру великих платників податків тощо, за наявності за попереднім місцем обліку об’єктів, відокремлених підрозділів чи обов’язків податкового агента такий платник податків одночасно із зняттям з обліку за основним місцем обліку береться на облік за неосновним місцем обліку органом державної податкової служби за попереднім місцем обліку.

3. Організація обліку платників податків в органах державної податкової служби

Функції обліку платників податків у органі державної  податкової служби здійснюють відповідні підрозділи згідно з затвердженою структурою такого органу (далі – підрозділ реєстрації та обліку платників податків).

Органи державної  податкової служби в районах, містах без районного поділу, районах  у містах, міжрайонні, об'єднані та спеціалізовані:

• ведуть облік платників податків;
• наповнюють Єдиний банк даних юридичних осіб та Реєстр самозайнятих осіб інформацією щодо реєстраційних даних платників податків на підставі отриманих від платників податків та від органів реєстрації відомостей, документів, заяв, повідомлень тощо;
• формують та ведуть журнали щодо обліку платників податків;
• формують та ведуть облікові справи (реєстраційну частину) платників податків, які зберігаються до ліквідації платника податків або переведення на облік до іншого органу державної податкової служби;
• формують і передають Зведену інформацію „Про стан обліку платників податків” у терміни, встановлені центральним органом державної податкової служби.

Органи державної  податкової служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі:

• ведуть Єдиний банк даних юридичних осіб та Реєстр самозайнятих осіб;
• забезпечують обмін інформацією між державними податковими органами за місцезнаходженням платника податків з центральним органом державної податкової служби;
• накопичують зміни та доповнення та проводять контроль, звірку й аналіз даних щодо платників податків.

Центральний орган  державної податкової служби:

• забезпечує ведення Єдиного банку даних юридичних осіб та ДРФО;
• накопичує, поновлює, аналізує інформацію, що надходить з податкових органів нижчих рівнів, веде архів щодо платників податків.

Для забезпечення повноти обліку платників податків органи державної податкової служби станом на 1-е число кожного місяця проводять звірку районного рівня  Єдиного банку даних юридичних  осіб, а також Реєстру самозайнятих осіб з даними інформаційної бази Єдиного державного реєстру. Якщо за результатами звірки з даними Єдиного державного реєстру встановлено, що юридична особа (відокремлений підрозділ юридичної особи, фізична особа – підприємець) за даними Єдиного державного реєстру має стан такої, що здійснює діяльність та при цьому не перебуває на обліку чи знята з обліку у відповідному органі державної податкової служби, то цим органом проводяться заходи щодо отримання відповідних відомостей від державного реєстратора та постановки на облік такого платника податків.

Для забезпечення повноти обліку платників податків, якщо юридична особа, що має відокремлений  підрозділ, перебуває на обліку в  іншому органі державної податкової служби, після взяття відокремленого підрозділу на облік орган державної податкової служби в 10-денний строк надсилає повідомлення про взяття на облік, створення, унесення змін до відомостей, закриття відокремленого підрозділу платника податків за ф. № 17-ОПП (ДОДАТОК Ж) до органу державної податкової служби за основним місцем обліку такої юридичної особи. Таке повідомлення може бути направлене у паперовому вигляді або засобами електронної пошти органів державної податкової служби.

У разі надходження  до органу державної податкової служби за основним місцем обліку юридичної особи відомостей із Єдиного державного реєстру про створення відокремленого підрозділу юридичної особи, про внесення змін до відомостей про відокремлений підрозділ або про закриття відокремленого підрозділу юридичної особи такий орган державної податкової служби направляє повідомлення за ф. № 17-ОПП та зазначені відомості до органу державної податкової служби за основним місцем обліку відокремленого підрозділу.

Органи державної  податкової служби забезпечують достовірність  даних про платників податків в Єдиному банку даних юридичних осіб та ДРФО, реєстрі представництв платників податків – нерезидентів та інших реєстрах, що формуються та ведуться органами державної податкової, їх захист від несанкціонованого доступу, оновлення, архівування та відновлення даних.

Для забезпечення достовірності, повноти та актуальності реєстраційних частин облікових  справ платників податків та відомостей про платників податків у реєстрах платників податків, а також для  приведення у відповідність із вимогами нормативно-правових актів документів із облікових справ платників податків може проводитись інвентаризація реєстраційних частин облікових справ платників податків.

З’ясування  причин розбіжностей, невідповідностей, що були виявлені за результатами інвентаризації, їх усунення, актуалізація Єдиного банку даних юридичних осіб чи інших реєстрів платників податків, їх наповнення чи внесення змін, а також доукомплектування реєстраційних частин облікових справ платників податків відповідними документами може проводитись із залученням платників податків шляхом звірки.

Інформація, що збирається, використовується та формується органами державної податкової служби у зв’язку з обліком платників  податків, вноситься до інформаційних  баз даних і використовується з урахуванням обмежень, передбачених для податкової інформації з обмеженим доступом.

Органи державної  податкової служби координують свою діяльність з питань обліку платників  податків з:

• органами державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;
• органами, що здійснюють реєстрацію незалежної професійної діяльності або видають дозволи на право самостійного провадження такої діяльності; органами, що ведуть облік або реєстрацію рухомого майна та інших активів, які є об’єктами оподаткування;
• фінансовими установами;
• іншими органами відповідно до Податкового кодексу України та інших нормативно-правових актів.

Підрозділ реєстрації та обліку платників податків про  взяття на облік, зняття з обліку, внесення змін до облікових даних платників  податків тощо інформує інші структурні підрозділи органу державної податкової служби для подальшого супроводження таких платників податків та виконання покладених законом повноважень.

Підрозділи  реєстрації та обліку платників податків по закінченні поточного бюджетного року виключають із загальної кількості знятих з обліку платників податків, друкують списки всіх знятих з обліку платників податків і доводять їх до відома та використання у роботі до всіх структурних підрозділів органу державної податкової служби.

РОЗДІЛ 2.

АНАЛІЗ ПЛАТНИКІВ ПОДАТКІВ ТА ПОДАТКОВИХ НАДХОДЖЕНЬ ДО БЮДЖЕТУ