Управление качеством на предприятии

 

8. Финансовые условия  участия 

 

8.1 Финансирование 

 

Участие предприятий и  организаций в ежегодном Конкурсе и отдельных проектах Программы  осуществляется на договорной основе. Финансовые условия участия предприятий  в федеральном этапе Конкурса Программы на каждый год регулируются отдельным документом.

 

8.2 Расходование финансовых  средств осуществляется в соответствии  с требованиями Федерального  закона «О некоммерческих общественных  организациях» и Налогового кодекса  Российской Федерации. 

 

Организаторы Программы  Конкурса "100 лучших товаров России"

    

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии  Межрегиональная обшественная организация

"Академия проблем качества"  Редакционно-информационное агентство

"Стандарты и качество"

 

МОНИТОРИНГ РЕЗУЛЬТАТОВ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

КОНКУРСА ПРОГРАММЫ ЗА 1998-2009 ГГ.

 

УЧАСТИЕ ТОВАРОВ (ПРОДУКЦИИ  И УСЛУГ) НА РЕГИОНАЛЬНОМ

И ФЕДЕРАЛЬНОМ ЭТАПАХ КОНКУРСА

 

УЧАСТИЕ ПРЕДПРИЯТИЙ НА РЕГИОНАЛЬНОМ И ФЕДЕРАЛЬНОМ ЭТАПАХ КОНКУРСА

 

 УЧАСТИЕ ТОВАРОВ НА  ФЕДЕРАЛЬНОМ ЭТАПЕ ПО НОМИНАЦИЯМ  КОНКУРСА 

 

 УЧАСТИЕ ПРЕДПРИЯТИЙ  НА ФЕДЕРАЛЬНОМ ЭТАПЕ ПО НОМИНАЦИЯМ  КОНКУРСА 

 

 УЧАСТИЕ ПРЕДПРИЯТИЙ  НА ФЕДЕРАЛЬНОМ ЭТАПЕ ПО НОМИНАЦИЯМ  КОНКУРСА Год

проведения

Конкурса  Количество

основных

номинаций

Конкурса  Победители Конкурса Программы

Лауреаты  Дипломанты

1998  1  100  243

1999  2  200  564

2000  3  300  880

2001  5  431  564

2002  5  451  1409

2003  5  529  1509

2004  5  512  1780

2005  5  642  1578

2006  5  715  1577

2007  5  822  1854

2008  5  847  1416

2009  6  817  1480

Всего   6366  15646

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Управление документацией

 

         Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.

         Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.

         Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?

         Для понимания важности документации начнем с определения – что такое документация?

         Да простят меня многомудрые знатоки за простое объяснение:

 

«документация – это описание того, как мы делаем нашу работу».

 

         Зачем нужна документация?

Документация нужна самим  работникам для правильной координации  своей работы. Документация - это  управленческий инструмент, она нужна  руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными.

         Когда нужна документация?

Документация нужна, когда  мы хотим координировать нашу работу.

         Правило большого пальца – опросите несколько сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются – нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.

         В каком объеме нужна документация?

Чем проще, тем лучше, при  условии, что мы выполняем главную  цель создания документа – объяснить  читающему, как выполняется работа. То есть цель любого документа – точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.

 

 Управление документацией  похоже на уход за вещами. У  некоторых одежда валяется кучками  на полу, у некоторых аккуратно  сложена в шкафу на определенных  полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы.

 

Отсутствие необходимой  документации или неправильное её использование  приводят к ошибкам и потерям  в работе организации.

          Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.

          Виды документации

Стандарты организации (предприятия) – обычно это большие документы, описывающие важные виды деятельности, крупные процессы. Они являются основой  документации системы качества. В  идеале, вся собранная в них  информация должна полностью описать, как работает организация.

Примеры таких стандартов – стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по управлению поставками, стандарт по складской  деятельности и т.п.

Обратите внимание, что  управление качеством сфокусировано  на процессах, а не на подразделениях, поэтому стандарт обычно описывает  процесс, в котором могут взаимодействовать  несколько подразделений.

Регламенты – документы, описывающие конкретный процесс. Обычно они меньшего размера, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. Исторически сложилось так, что  регламент был привязан к производству, поэтому они и называются часто  «технологическими регламентами», «банковскими регламентами» и т.п.

Часто происходит путаница и однотипные документы в одних организациях именуются стандартами, в других регламентами. Я не вижу особого смысла в установлении четких критериев, как называть тот или иной документ. Поэтому, для простоты, большой документ (больше процессов) называю стандартом, документ поменьше размером и по своей природе привязанный к производству – регламентом.

Инструкции – обычно это  документ меньшего размера, чем стандарт / регламент. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).

       Существуют несколько типов инструкций

- должностные, описывающие  ответственность, обязанности и  права сотрудника

- по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать  единицу оборудования (прибор)

-  рабочие/технологические,  описывающие как выполнять конкретную  операцию

       Почти все предыдущие формы документов описывают процессы. Существуют другие виды документов организации, которые не фокусируются на процессах.

        Положения о подразделениях – документы, похожие на должностные инструкции, но описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Задача такого документа – четко разъяснить читающему, какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какими правами подразделение обладает и как взаимодействует с другими подразделениями.

        Записи (журналы, отчеты, протоколы, рабочие тетради) – носители информации, документы, в которых хранится информация об различных операциях в организации.

        Основное отличие записей от стандартов, инструкций и регламентов –

записи описывают конкретные результаты деятельности, в то время как инструкции, регламенты, стандарты описывают, как должна выполняться деятельность.

        Внешняя документация – часто организация использует в своей деятельности внешнюю документацию, которая разрабатывается и создается вне организации (справочники, журналы, техническая литература и т.п.). Несмотря на внешнее происхождение, такая документация тоже требует учета, контроля адекватности, правильного использования и хранения.

        Руководство по качеству

Все описанные выше документы  представляют собой элементы системы  документации.

Как и любая другая система, система документации требует инструкцию по применению. Такой документ обычно называется руководство по качеству. В нем коротко описываются  основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное  описание системы процессов в  организации.

        Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)

Название документа, номер  редакции и его номер в системе  учета документации. Отметка оригинал или копия, номер копии.

         Зачем нужно? - Каждый документ должен быть идентифицирован (отличен) от других. Название документа и его нумерация решают эту проблему.

         Предисловие / введение - коротко, кем разработан, когда введен в действие, новый документ или замена старого.

         Зачем нужно? – Знать, кто разработал, какой другой документ / старая версия была до нынешней версии.

 

1. Содержание - разделы, страницы, на которых расположены разделы,  перечень приложений.

Зачем нужно? – как и  в любой книге, мы иногда хотим  быстро найти конкретный раздел.

 

2. Утверждение - подпись  ответственного лица, который утвердил  документ, дата утверждения.

Зачем нужно? – Кто-то имеет  право / обязанность проверить документ и разрешить его  к использованию. Этот человек отвечает за все аспекты, связанные с использованием документа

 

3. Область применения - коротко  излагается, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.

 

4. Ссылки - здесь мы пишем,  на какие другие документы  ссылается наш документ или  из каких других документов  мы брали материалы.

 

5. Определения - если мы  используем в документе внутренний  термин или профессиональное  выражение, например «квалификационные  испытания, нужно  объяснить  его в разделе «определения».

 

6. Обозначения и сокращения  – многократно употребляемое  в тексте документа и загадочное  сокращение КФИ должно быть  расшифровано в соответствующем  разделе «обозначения и сокращения».  В данном случае речь идет  снова об квалификационных испытаниях.

 

7. Общие положения / Введение  – здесь коротко описывается  структура документа и процессы, которые он описывает.

 

8.Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на

- разделы

- страницы

- абзацы

 

9. Контроль изменений  – здесь описывается кто, как  и когда может вносить изменения  в документ

Зачем нужно? – избежать путаницы. Вы всегда сможете проверить  новая ли у Вас версия на руках  или старая. Узнать, кто внес изменение и выяснить у него почему. Найти старую версию и проверить, как осуществлялась работа в интересующий Вас период.

 

10. Хранение документа  – здесь описывается как, кто,  в каких копиях и сколько  времени хранит документ.

Зачем нужно? – Сам по себе документ является бумагой.

Значение он получает только в момент разработки и его использования. Очень важно установить четкий порядок  сколько, как и где хранится документ. В этом разделе мы определяем кто и как будет читать документ (тот, кто хранит документ либо читает его сам, либо обеспечивает доступ других сотрудников).

 

11. Подписи разработчиков  документа и подписи согласовывающих  сотрудников / руководителей.

Зачем нужно? – Подписи  являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия, которые документ описывает.

 

12. Приложения – схемы  операций, таблицы с данными и  т.п.

Зачем нужно? – Визуальное восприятие информации намного нагляднее  текста, поэтому я всегда рекомендую чертить простые схемы вместо длиннющих объяснений.

Схемы и таблицы в качестве приложения удобнее менять - не нужно  менять и согласовывать заново весь документ, а только приложение.

Их также удобно извлекать - проще распечатать и повесить на стену в офисе приложение из стандарта, на котором есть номер  и отметка о том, что это  приложение, чем какую - то неизвестную  таблицу, распечатанную неизвестно откуда.

 

13. Лист регистрации изменений  – здесь мы отмечаем внесенные  изменения и дату их внесения.

Зачем нужно? – Здесь регистрируется тот самый контроль изменений, о  котором я говорил в пункте 11.

Несколько важных разъяснений  по поводу элементов документа:

Не все изложенные выше элементы документа являются необходимыми в каждом документе. Но чем сложнее  документ, тем выше потребность в  вышеизложенных элементах.

Некоторые элементы являются обязательными. В любом документе, как минимум, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.

Выполнение остальных  требований может выполняться путем  контроля и регистрации в сторонних  документах (например, требования к  хранению бланков могут описываться  в отдельном стандарте по управлению записями).

        Этапы жизни документа

 

 Жизнь документа в  организации похожа на жизнь  живого организма. Он рождается,  живет и умирает, уходя в  архив и/или утилизацию.

       Создание документа (разработка)

Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать  документы могут сотрудники, наделенные правом / обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который  будет описан в документе.

 

 В некоторых компаниях  документацию разрабатывают специально  назначенные люди. Тем не менее,  я бы рекомендовал делить работу  по разработке так – тот,  кто знает процесс, отвечает  за содержание документа, специалист  по документации отвечает за  форму документа.

 

Перегибы в делении  работы по разработке недопустимы. Неправильно  оформленный документ приведет к  ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс  приведет к ошибкам в описываемой  в документе работе.

       Согласование документа

 

Очень часто документ затрагивает  работу разных сотрудников и подразделений. Отсюда и возникает необходимость  согласовать описываемую в документе  деятельность с этими людьми. Часто  документ вызывает споры и возражения, поэтому необходимо координировать внесение изменений в процессе согласования, проведение встреч и обсуждений. Другими  словами, необходимо наличие ответственного за согласование документа, который  бегает от начальника к начальнику, сглаживает споры, предлагает компромиссы, улаживает путаницу и т.п.